Ospitalità religiosa software case spiritualità

Ospitalità religiosa in Italia

In Italia oltre alle persone che solitamente si spostano per turismo, c’e’ un movimento di persone che viaggia in tutta la penisola per motivi religiosi. La cosiddetta ospitalità religiosa.

Il nostro paese ha oltre 4000  case di spiritualità in cui alloggiano ogni anno tantissimi ospiti, solitamente gruppi di pellegrini, che vi si recano per momenti condivisi di preghiera e per gli esercizi spirituali.

Software per le case di spiritualità

Noi di Micropedia lavoriamo nel mondo delle case spirituali dal luglio del 2015, quando fummo contattati da Padre Joao della Casa di Spiritualità dei Santuari Antoniani di Camposampiero (PD) per gestire la loro problematica che è un pò diversa da quella delle normali strutture ricettive.

Innanzitutto una casa spirituale prevede periodicamente l’arrivo di gruppi, che soggiornano per periodi diversi all’interno della struttura, e non tutti soggiornano per tutti i giorni. Alcuni restano a dormire, alcuni non fanno colazione altri fanno colazione pranzo e cena. Ogni giorno cambiano il numero di alloggiati e soprattutto, ai fini logistici di magazzino, il numero dei pasti in cucina.

Al centro ci sono sempre delle sale, che vengono prenotate da questi gruppi e spesso anche degli Auditorium, ma solitamente una o due sale a seconda delle dimensioni del gruppo.

La sala viene impegnata per tutto il periodo di soggiorno del gruppo e viene liberata quando il gruppo va via.

Come gestire una casa di spiritualità con Hotelpedia?

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Innanzitutto premettiamo che non avevamo un modulo per l’ospitalità religiosa quando fummo contattati dalla casa di spiritualità di Camposampiero: il moduloè stato sviluppato durante un periodo di 15 giorni insieme a loro per capire tutte le problematiche dagli alloggi dei pellegrini, ai pasti, alla gestione degli auditorium e delle varie sale della struttura.

All’interno del programma abbiamo un apposito menù sale convegni, dove troviamo tutti i moduli per la gestione di una casa di spiritualità.

Innanzitutto andiamo nel menù configurazione sale convegni dove andremo a creare le varie sale, gli auditorium, indicando i posti e i costi dei pasti se vogliamo ragionare a seconda della sala prenotata e il costo di tutti i servizi aggiuntivi correlati alla sala.

Andando poi sul calendario abbiamo un vero e proprio planner con tutti i giorni dell’anno dove a vista possiamo vedere l’occupazione di ogni singola sala, di ogni singolo auditorium, per cui se riceviamo una telefonata possiamo dire subito se per quel giorno abbiamo uno spazio disponibile per i pellegrini .

Sulla maschera delle prenotazioni delle sale abbiamo un tasto prenota attraverso il quale accediamo alla maschera di prenotazione.

Su questa maschera, una volta scelta la sala inseriamo il nome del capogruppo a fronte del quale verranno prenotte tutte le camere. Indichiamo una mail dove il capogruppo riceverà tutte le notifiche del gestionale come ad esempio i solleciti per il pagamento dell’acconto, un cellulare di riferimento. Scelta la tariffa della sala indichiamo nel campo posti il numero totale dei pellegrini. In secondo luogo andiamo a definire il periodo complessivo per cui soggiornerà l’intero gruppo. Si passa poi all’indicazione di quanti ospiti soggiornano nelle tre tipologie di trattamento standard ossia pensione completa,mezza pensione e notte e colazione. Per ogni gruppo andiamo ad allocare delle camere fisiche in base al numero previsto.

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Una funzione molto interessante è il planner per la cucina, dove possiamo specificare allo chef di questo gruppo di venti persone quanti ce  ne saranno a colazione pranzo e cena ogni giorno. Questo dato si andra’ a sommare a quello di tutti gli altri gruppi, per cui installando in cucina un monitor collegato al programma è possibile mostrare su un display led quanti pasti bisogna servire a colazione pranzo e cena ogni giorno. Ogni volta che avviene una variazione per qualsiasi giorno il dato si aggiorna in tempo reale e viene emesso un segnale acustico in cucina.

Questa è una funzione molto importante in quanto è possibile pianificare gli approvvigionamenti per i pellegrini con anticipo di settimane.

Una volta confermata la prenotazione le camere vengono impegnate in automatico sul planner di hotelpedia e in basso a destra è possibile monitorare gli stati della prenotazione.

La ricezione della roominglist comporta il caricamento automatico degli ospiti nelle proprie camere. Abbiamo un foglio excel che la casa spirituale consegna al capogruppo il quale una volta riempito lo rispedisce via mail alla casa spirituale. Il programma leggendo il foglio excel caricherà in automatico i dati di tutti gli ospiti nelle camere. Da questa maschera inserita la mail del capogruppo e caricata la rooming list si puo’ cliccare sul pulsante invia conferma camere, che manderà una mail di accettazione della roominglist al capogruppo.

Per sollecitare il pagamento del bonifico di acconto con lo stesso sistema si puo’ cliccare sul pulsante inviata mail bonifico e quando il bonifico viene saldato su ricevuto bonifico. In tal modo aprendo una prenotazione abbiamo a vista sempre lo stato corrente.

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Abbiamo installato un monitor in cucina della casa di spiritualità dove lo chef può visualizzare ogni giorno quante colazioni pranzi e cene deve preparare

Il tasto calcola preventivo è utile se vogliamo fare una simulazione per un gruppo di pellegrini e sapere immediatamente in totale inserendo tutte le condizioni di cui sopra.

Un altro tasto molto interessante è la spunta pianifica per diversi giorni, che consente al salvataggio di pianificare questo stesso soggiorno per altri periodi senza doverlo ricaricare ogni volta.

E’possibile ad esempio che un gruppo di pellegrini faccia gli esercizi spirituali una volta al mese e quindi in questo modo facilmente possiamo caricare le altre giornate.

Attraverso un’altra videata possiamo ottenere le statistiche giornaliere e mensili delle sale e del numero dei pasti a colazione pranzo a cena dei pellegrini.

 

 

Per avere le referenze su questo software potete contattare la Casa di Spiritualità dei Santuari Antoniani di Camposampiero che lo utilizza dal 2015.

Gestione dei corsi della casa spirituale

Uno degli scopi principali dell’ospitalità religiosa oltre agli esercizi spirituali sono corsi di formazione tenuti spesso da istituti teologici  su temi quali ad esempio la vita e la morte, la famiglia.

Presso le case di spiritualità solitamente si tengono infatti dei corsi con cadenza annuale o biennale fatti di tutta una serie di incontri.

In Hotelpedia  abbiamo una gestione dei corsi  per la casa di spiritualità che prevede i seguenti campi

Data del corso

Titolo del corso

Data di inizio del corso

Data di fine del corso

Numero di incontri previsti

In una griglia sarà possibile inserire la data degli incontri (ognuno con data inizio e data fine) che comparirà su un apposito calendario chiamato calendario dei corsi.

Per ciascun incontro è possibile impegnare una sala diversa.

Sotto è presenteuna griglia dove per ogni incontro sarà possibile definire una lista partecipanti alimentabile con un apposito tasto anche  dalla rooming list excel solita (modificata con data arrivo e partenza per singolo ospite). E’possibile inserire per ogni incontro partecipanti anche senza camera, che quindi partecipano unicamente al corso.

Quindi l’elenco partecipanti è cosi’ definito

Numero incontro

Cognome

Nome

Nome camera (se vuoto l’ospite partecipa solo al corso)

Data arrivo

Data partenza

Prenotazione per disponibilità

Sulla prenotazione per disponibilità è possibile agganciare anche l’incontro del corso a cui si riferisce quella prenotazione Quindi data inizio e data fine saranno impostate in automatico. Per ogni allestimento pero’ bisogna fare prenotazioni diverse cioe’ se devo vincolare 10 doppie e 10 triple dovro’ fare due inserimenti in prenotazione per disponibilità.

Sulle singole prenotazioni

Sulle singole prenotazioni fatte sul planner è possibile agganciare anche l’incontro del corso a cui si riferiscono in modo da avere una mappatura delle camere

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