Fatturazione elettronica privati

Fatturazione elettronica normativa aggiornata 2018

Tra gli obiettivi dell’Amministrazione Finanziaria e del governo con la nuova Legge di Bilancio 2018 c’è l’introduzione dell’obbligo della fattura elettronica ai privati per cui anche per i rapporti B2B business to business a partire dal 1° gennaio 2019, mentre è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica dal 1° luglio 2018 per le seguenti fatture:

  • le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motore;
  • le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con un’amministrazione pubblica.

Il “clamore” sulla Fatturazione elettronica è legato alla forte attenzione che ricade sul documento Fattura in quanto,  bisognerà generare il documento in un apposito file strutturato in formato xml con specifche dell’Agenzia delle Entrate adesso alla versione 1.3 che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso esattamente come la fattura cartacea che adesso si riceve via posta, e bisognerà inviarlo elettronicamente in formato elaborabile all’Agenzia delle Entrate o tramite PEC o tramite un intermediario come Aruba e ove richiesto adottando la conservazione digitale a norma dei file xml firmati per 10 anni. La conservazione non può essere fatta sul proprio computer ma su server di enti appositamente certificati.

Per il ricevente sussiste la necessità di acquisire la data di ricezione della fattura elettronica che è diversa dalla data effettuazione, che per noi è la data competenza del documento fiscale.

Per cui se sentite parlare di fattura elettronica tra privati fattura elettronica B2B e fattura B2B o fattura elettronica business to business state tranquilli perché stanno parlando tutti della stessa cosa

Insomma una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica e di compilarle e mandare a clienti commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

Questa cosa impatterà fortemente anche sulla fatturazione delle strutture alberghiere.

Noi abbiamo fatto molte modifiche al nostro gestionale Hotelpedia per rendere quanto più semplice possibile questa nuova procedura.

Fatturazione elettronica come fare con Hotelpedia: manuale operatore

Hotelpedia consente di gestire la fatturazione elettronica verso i privati e verso la pubblica amministrazione in maniera molto semplice.

Come prima operazione occorre compilare in configurazione –  impostazioni generali per intero la nuova linguetta Dati fattura elettronica CHE SONO OBBLIGATORI.

In particolare la PEC se non avete un intermediario (cosa sconsigliata per la conservazione) e volete inviare da Hotelpedia i file allo SDI.

dati-pa-impostazioni Fatturazione elettronica privati

Ora dipende se dobbiamo generare una fattura elettronica verso privati o verso la pubblica amministrazione.

Per fare questo occorre riempire i dati presenti sulla scheda del cliente o dell’azienda, che sono il regime fiscale IVA, il codice destinatario che è di 7 cifre per i privati e di 6 per la pubblica amministrazione, l’eventuale codice di esenzione se dobbiamo emettere una fattura elettronica esente iva.

Se il soggetto di cui parliamo è una pubblica amministrazione, dobbiamo gestirla sempre come azienda avendo cura di mettere il flag PA sull’anagrafica aziende, che sta per pubblica amministrazione.

Al momento dell’emissione della  fattura elettronica che puo’ avvenire in fase di check out, da documenti vari o da gestione ristorante, andremo a caricare altre eventuali opzioni.

Questa è la nuova versione della gestione dei documenti vari adattata per la fatturazione elettronica:

fattura-elettronica-economica-1024x590 Fatturazione elettronica privati

 

  • Se si tratta di una fattura elettronica di acconto dovremo spuntare l’apposito flag
  • Se si tratta di uno split payment dovremo spuntare l’apposito flag
  • Se si tratta di una fattura elettronica esente iva dovremo mettere zero nella casella iva e ci verrà richiesta la legge di riferimento che verrà trascritta nell’XML
  • Se si applica il bollo virtuale per operazioni iva esenti superiori a 77,47 euro bisogna spuntare l’apposito flag e pagarli ogni trimestre con un f24.

La modalità di pagamento, sempre da tabella prevista dall’agenzia delle entrate, viene selezionata di volta in volta per le singole operazioni

Una volta selezionato tipo documento fattura elettronica in fase di check out,documenti vari, ristorante il sistema genererà sul desktop il file xml della fattura corrispondente.
Le fatture elettroniche generate sono disponibili nel menù amministrazione sottomenù fatture elettroniche, dove tra l’altro troverete altre comode funzioni per la verifica e la visualizzazione del contenuto del file XML, oltre che la documentazione ministeriale per la conservazione di cui il gestionale non si occupa, ma occorre affidarsi ad un servizio di terze parti.
Gli xml generati vengono comunque salvati in formato binario all’interno del database per poter all’occorrenza essere rigenerati.

Firma digitale delle fatture elettroniche

Dopo l’emissione del file xml delle fatture elettroniche, Hotelpedia chiede se si desidera firmarle digitalmente.

Per la firma digitale delle fatture elettroniche, è necessario che al PC sia collegato un lettore smartcard con una carta nazionale dei servizi (ad esempio vi consigliamo quella di Aruba che utilizziamo anche noi). Il sistema prende in carico il file xml e lo trasforma , a seconda se si è scelta una codifica CADES o PAdES (entrambe valide per la fatturazione elettronica)   trasformerà o meno il file xml in un file in formato p7m. Questo file verrà poi inviato all’intermediario o direttamente tramite PEC allo SDI ed avremo completato l’emissione della fattura elettronica.

Da quel momento saranno l’intermediario o lo sdi a comunicarci le notifiche di scarto della fattura o di consegna.

Invio tramite PEC

Per chi non volesse usufruire di un intermediario, da Hotelpedia è possibile fare l’invio delle fatture elettroniche allo SDI tramite PEC dal menu’ amministrazione fatture elettroniche.

Ricordiamo che le fatture elettroniche vanno conservate per 10 anni con firma elettronica comprensiva di marca temporale pena sanzioni. Per cui il passaggio precedente prima di inviare la fattura allo SDI è fondamentale.

Codice destinatario

C’è tanta confusione intorno al codice destinatario delle fatture elettroniche.

Il codice destinatario non è assolutamente obbligatorio e va impostato esclusivamente sul nostro cassetto fiscale per dire che da quel momento in poi deve comunicare col nostro intermediario.

E’inutile inviare il codice destinatario a tutti i clienti, tanto inviando una fattura elettronica con una partita iva, l’agenzia delle entrate recapiterà in ogni caso tramite pec la nostra fattura elettronica.

Con le ultime semplificazioni in manovra economica non è più nemmeno obbligatorio mettere i sette zeri al posto del codice destinatario quando non è presente.

Per la conservazione obbligatoria per 10 anni delle fatture noi noi offriamo un servizio essendoci soluzioni molto economiche come quelle di Aruba fatturazione elettronica che per 25 euro l’anno offre:

  • Invio fatture elettroniche allo SDI con notifiche di consegna ricezione e firma elettronica se l’avete già con Aruba. Ricordiamo che le fatture elettroniche per essere inviate allo SDI non è necessario che vengano firmate elettronicamente, ma la firma è obbligatoria solo per la conservazione dove potreste prendere una multa.
  • Conservazione a norma di legge delle fatture elettroniche firmate digitalmente per 10 anni
  • 1 GB di spazio per la conservazione delle fatture elettroniche
  • Ricezione delle fatture elettroniche passive con Aruba

Anche noi ci siamo affidati ad Aruba e crediamo sia la scelta giusta in rapporto qualità prezzo, anche perchè ci sono tanti intermediari in giro che non sono affidabili e potrebbero chiudere da un momento all’altro. Il problema sarà quando l’agenzia delle entrate ci verrà a chiedere nell’arco dei dieci anni dove conserviamo i nostri documenti elettronici.

Distinta di cassa fatture elettroniche

Le fatture elettroniche compariranno in distinta di cassa come qualsiasi altro documento e le note di credito elettroniche riporteranno il segno meno in modo da quadrare i conti dell’albergo.

Elenco documenti

L’elenco documenti avrà due linguette a parte, una per le fatture elettroniche ed una per le note di credito elettroniche dove sarà possibile visualizzare i documenti emessi nell’anno.

Nota di credito elettronica

Con l’avvento della fatturazione elettronica possiamo generare anche la nota di credito elettronica che adesso è diventata una cosa fondamentale.
Mentre prima ci mettevamo d’accordo con i clienti facendogli strappare la fattura ed inviandogliene una rettificata con lo stesso progressivo e la stessa data documento, adesso, se lo SDI ha accettato la fattura, non potremmo fare altro che annullare la fattura elettronica precedente con una  nota di credito anch’essa elettronica.
Nel menù fattura elettronica troviamo sia le fatture elettroniche che le eventuali note di credito generate a fronte delle fatture stesse.
fattura-elettronica-pa-albergo Fatturazione elettronica privati
Per le note di credito andremo ad indicare anche se non è obbligatorio la fattura elettronica di riferimento a fronte della quale abbiamo emesso la nota di credito stessa.
Questa operazione è possibile nella gestione documenti vari e la consigliamo anche per le fatture di saldo in quanto il documento di riferimento viene agganciato come fattura collegata.
E’possibile dallo stesso menù anche annullare le fatture elettroniche e stiamo predisponendo la stessa funzione che c’e’ anche in fase di Checkout per poterle riemettere con lo stesso progressivo come si fa per le fatture tradizionali.
Questo perchè quando una fattura non viene accettata dallo SDI è possibile correggerla e rimandargliela con lo stesso progressivo invio.
Stiamo realizzando anche un video che verrà pubblicato sul canale Youtube di Hotelpedia che vi aiuterà sicuramente nel procedimento in quanto lo illustreremo passo passo e potrete guardarlo quante volte volete.

Verifica fattura elettronica

fattura-elettronica-controllo-300x153 Fatturazione elettronica privati

Prima di generare definitivamente il file e quindi inviarlo allo SDI con tutto ciò che ne consegue in caso di errori, abbiamo predisposto sulla gestione documenti vari, quella dove ci sono più variabili, una mascherina riepilogativa che vi indica il gestionale cosa ha recepito delle vostre intenzioni.

In tal modo potrete essere sicuri che la fattura elettronica che il pms sta generando risponda a quanto voi desideriate e non abbiate poi problemi in fase di accettazione.

 

 

Invio del file XML ad Aruba

Una volta generato il file xml con aruba che sia una fattura elettronica, una fattura di acconto, uno split payment o una nota credito, se avete preso Aruba come intermediario con lo SDI come abbiamo fatto noi che è la cosa più semplice, vi proponiamo il video che vi spiega come spedire la fattura elettronica allo SDI con Aruba.
Poichè noi non facciamo conservazione, Aruba ci sembra la soluzione sul mercato per la fatturazione elettronica col miglior rapporto qualità prezzo.
Se avete preso anche la firma digitale non dovrete manco firmare elettronicamente gli xml perchè ci penseranno loro.

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