FAQ

Frequently asked questions

Vi riportiamo le domande più frequenti che ci fanno gli albergatori relativamente al gestionale alberghiero

E’presente la funzione di invio delle schedine PS?

Certo.

Nel menù strumenti troviamo la voce invio file alloggiati che consente la generazione di un file di testo giornaliero che può essere selezionato nel portale alloggiati con la funzione invio da file e spedito in pochi istanti facendo risparmiare un sacco di tempo.

E’presente la funzione per l’invio dei dati ISTAT?

Si certamente!

Molte regioni italiane si sono evolute e hanno messo a disposizione degli utenti i moduli per la generazione di file che vengono poi richiamati mensilmente dai rispettivi portali di comuni, regioni e provincie.

Siamo interfacciati ormai con tutta Italia tranne pochissime regioni.

Acquistando Hotelpedia potrete richiedere l’interfacciamento con la vostra regione nel caso dovesse mancare ad un prezzo davvero ragionevole.

Avete un collegamento coi channel manager?

Si!

Siamo interfacciati con due channel manager e booking engine che abbiamo scelto perchè sono eccezionali per qualità prezzo.

Comunichiamo infatti con Octorate ad una via e con Booking Expert a due vie.

Ad un prezzo ragionevole offriamo la connessione anche con altri channel qualora l’albergatore dovesse richiedercelo.

C’è la gestione dei gruppi?

Si!

Gestiamo i gruppi a partire da una rooming list in excel che puo’ essere facilmente importata e vi ritroverete immediatamente tutti gli ospiti all’interno delle camere senza fare nulla.

Anche il check out complessivo è una funzione molto rapida.

Posso personalizzare le fatture?

Certo!

Potrete o utilizzare i vostri fincati in formato A5, A4 o doppia copia A4 su lato lungo o lato corto oppure utilizzare il gestionale per disegnare i vostri moduli caricando il logo, l’intestazione, uno spazio per i dati del bonifico ed un testo a piè di pagina.

Come fare il check-in delle prenotazioni singole e multiple ?

il check in delle prenotazioni singole si fa aprendo una prenotazione e cliccando sulla linguetta check in e compilando poi tutti i dati degli ospiti. Se il cliente è vecchio è possibile sceglierlo nella tendina altrimenti si aprirà un’altra finestra per inserire i dati della questura. Il check in multiplo si fa cliccando al momento del check in il flag check in multiplo e si aprirà una finestra dove scegliere le camere oppure dal menù movimentazione la funzione multicheckin.

Avremo necessità per alcuni clienti di mettere in sospeso il loro soggiorno per emettere fattura fine mese. È possibile farlo senza fido o dobbiamo emettere fattura settimanalmente al check out?

Potete mettere il flag ricevuta segue fattura in fase di check out e fine mese o settimanalmente fare una fattura riepilogativa.(menù amministrazione).

Come si fa per inviare i dati ISTAT REGIONE ? Dove si deve inserire il codice struttura ISTAT?

Nel menù configurazione selezione procedura ISTAT deve scegliere dalla tendina ISTAT veneto ad esempio e mettere il codice struttura .

Come si elimina una voce nel reparto “consumazioni” nel check in?

C’è un tasto elimina sulla maschera del check in in corrispondenza della griglietta servizi/consumazioni. Puo’ farlo anche in fase di check out.

Per cancellarla definitivamente bisogna andare nel menù magazzino.

È possibile avere un estratto conto giornaliero (distinta di cassa) dove si possono vedere anche le modalità di pagamento?

C’è nel menù amministrativo si chiama proprio distinta di cassa e’ anche stampabile e ci sono le modalita’ di pagamento.

è possibile al momento del checkout stampare un estratto conto dettagliato ( ad esempio pernottamenti consumazioni e eventuali cene Con le relative date in cui sono state inserite le consumazioni)da mostrare al cliente prima di emettere ricevuta fiscale o fattura elettronica Perché stampando il preconto compare solo il totale delle consumazioni

Aggiunga il flag  mostra dettaglio imponibile ed imposta come in figura sul check out usciranno anche le date

dettaglio-imponibile-imposta-fattura-albergo-300x194 FAQ

 

Come posso emettere una fattura exnovo? In hotel noleggio sala riunioni. Non posso fare check in, come posso fare la fattura?

Esiste per questo la gestione documenti vari nel menù amministrazione dove può emettere documenti (anche fatture elettroniche, note credito,split payment) con iva a zero o diversa dal 10.

Deve inserire direttamente il totale e l’aliquota e calcola lui l’imponibile.

Per fare fattura elettronica deve mettere il flag viola elettronica e compilare i rispettivi campi.

Se sceglie cliente o azienda dalle tendine prende i dati dall’anagrafica.

Una volta fatto trasferimento conto ( ad esempio camera 401) in un’ altra camera (ad esempio 402) al check out nell’ emettere il documento camera 402, avevo necessità di cambiare un importo in 401. È possibile oppure no?

Può impostare solo un importo forfettario sul check out oppure andare sulla 401 ed annullare i trasferimento cambiare l’importo e rifarlo

E’ possibile modificare una fattura elettronica non ancora inviata allo SDI? È stato sbagliato l’ importo

Per arrivi e partenze stiamo guardando per la fattura elettronica basta annullarla e rifarla con forza progressivo.

Annotare prima il numero della fattura e la data. In fase di checkout inserendo quel numero nel campo forza progressivo verrà riutilizzato.

 

Nel check out di una singola camera, quando inserisco l’ azienda, il nome dell’ alloggiato non compare e quindi lo devo inserire manualmente mentre nel trasferimento conto compare nome alloggiato ed azienda

Nella tendina sulla maschera del check out non deve scegliere azienda ma azienda con nome alloggiato

Devo annullare una ricevuta sbagliata è possibile ?

Certo, basta che la annulla pero’ poi deve segnarsi il progressivo e lo riutilizzera’ la prossima ricevuta con la funzione forza progressivo.

Se si tratta di una camera basta riaprirla e cio’ annullera’ la ricevuta, mentre se si tratta di documenti vari deve andare nella linguetta elenco selezionarla e cliccare su annulla.

Ho sbagliato la fattura elettronica n° 206 con progressivo 110 fatta in documenti vari. Ho inserito l’ IVA al 10 al posto del 22. Come posso modificare il documento?

Se l’ha già inviata all’agenzia deve fare una nota di credito annullarla e rifarla con l’iva giusta.

Altrimenti semplicemente la annulli e la rifaccia con la stessa data e forza progressivo mettendo lo stesso numero.

Andando poi successivamente su lista fatture e note elettroniche emesse mi compare la nuova fattura con il n° 206 però con il progressivo 112 anziché 110. È corretto?

Si il primo progressivo della lista e’ il progressivo invio il campo numero e’il  numero fattura.

Non bisogna confondere questi due valori. Quando si annulla una fattura elettronica va riemessa con lo stesso numero e la stessa data ma il progressivo invio deve andare sempre avanti altrimenti viene respinta dallo SDI.

Con che formula viene venduto il programma?

Il programma non viene venduto, viene noleggiato.

Utilizziamo la formula della licenza d’uso, ossia fino a quando lo utilizzerete continuerete a pagare mensilmente o annualmente il canone di noleggio.

Quando deciderete di non utilizzarlo più potete sospendere senza penali e con un minimo preavviso di 10 giorni il vostro contratto di licenza e non accederete più al gestionale.

Potrete richiedere naturalmente ai sensi del nuovo GDPR che i vostri dati vengano cancellati o vi vengano restituiti in formato excel.

Quali sono le modalità di pagamento?

Potrete optare per una modalità di pagamento mensile che è leggermente più alta di quella annuale ma vi consente di sospendere in ogni momento la licenza d’uso e smettere di utilizzare il programma, oppure la più vantaggiosa licenza d’uso annuale che pagate in anticipo ma vi consentirà di utilizzare gratis il programma per due mesi.

Quanto costa il gestionale alberghiero Hotelpedia?

I prezzi del gestionale oscillano da un canone annuale di 300 euro per il bed and breakfast per la versione stand alone, ai 500 euro annuali per la versione cloud.

Per strutture più grandi che richiedono pertanto più risorse lato server il prezzo di partenza è 500 euro annui con l’offerta che si va a comporre delle funzionalità aggiuntive.

Stiamo sviluppando una web application e una applicazione mobile che saranno comprese nel prezzo per chi utilizza la versione cloud.

Perchè pagare di più?

Abbatti i costi della tua struttura ricettiva!

Prova per 15 giorni la sua semplicità e la completezza, risparmia sui costi di gestione dell’albergo con le stesse funzionalità che hai adesso.

Se hai più strutture gestisci tutto con un unico programma e licenze illimitate

Dal telefonino con la versione cloud puoi anche inserire e leggere le prenotazioni ovunque

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