GDPR alberghi 25 maggio

guida-gdpr-hotel-300x289 GDPR alberghi 25 maggioA partire dal 25 maggio 2018 anche per gli alberghi è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri il Regolamento Ue 2016/679, noto come gdpr(General Data Protection Regulation) –relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali.

 

Le violazioni comportano multe fino al 4% del fatturato.

Anche i software gestionali per hotel devono adeguarsi a questa normativa GDPR, per cui sono state apportate al gestionale Hotelpedia una serie di modifiche finalizzate all’adeguamento alla nuova norma pertanto per evitare sanzioni.

Quella che segue è una sorta di gdpr alberghi, una sorta di guida gdpr per hotel

Accesso ai dati limitato

software-conforme-gdpr-300x128 GDPR alberghi 25 maggioL’accesso al programma verrà obbligatoriamente permesso solo attraverso la maschera di login. Quindi il flag presente nel menù configurazione – impostazioni generali – gestione ad utenti – diventerà automatico. Questo perché bisogna garantire la riservatezza dei dati. Vi invitiamo ad attivare fin da subito questo flag e configurare gli utenti.

Verrà prevista anche una funzione di logout automatico degli operatori reception per prevenire accessi indesiderati se l’operatore si allontana dal desk per qualche minuto (dopo 10 minuti di inattività).

La password scade e bisogna cambiarla una volta al mese.

Verrà indicata una mail obbligatoria per gli utenti cui ricevere la password dimenticata.

Sarà prevista anche una gestione dei turni in albergo sugli operatori della reception in modo che gli utenti del pms potranno accedere solo in determinate fasce orarie.

L’unico operatore in grado di accedere sempre sarà l’amministratore.

Per ogni operatore è possibile limitare gli accessi solo a determinate funzioni del programma.

Audit degli accessi

Nel menù configurazione troverete un nuovo menù GDPR con sottomenù LOG ACCESSI che vi riporterà il nome dell’utente e l’ora dell’accesso al programma. Questo sempre per tutelare la riservatezza dei dati.

Richiesta del consenso al trattamento per gestionale alberghiero

Ogni cliente che registrate al check in o in prenotazione deve firmarvi un ESPLICITO CONSENSO ALL’INSERIMENTO IN UN SOFTWARE GESTIONALE AI FINI ESCLUSIVI DELLA GESTIONE DEL SOGGIORNO, DELLA COMUNICAZIONE DATI ALLA QUESTURA E AI FINI ISTAT. AGGIUNGERE CHE POTREBBE ESSERE CONTATTATO AI FINI MARKETING PER PROMOZIONI SU SOGGIORNI FUTURI.

Crittografia e cancellazione dei clienti senza privacy

Nell’anagrafica clienti è già presente un flag PRIVACY che dovete utilizzare per indicare i clienti che vi hanno dato il consenso di cui al punto 3. Senza consenso non potrete utilizzare il modulo marketing e i dati personali dopo il 25 maggio saranno nascosti.

Accesso ai dati espliciti del consenso

Nell’anagrafica clienti sarà possibile allegare il file col consenso firmato.

Tutti i clienti senza consenso privacy dopo il 25 maggio avranno crittografati nome cognome email  partita iva numeri di telefono in anagrafica clienti e non saranno stampabili in alcun modo i dati.

Il consenso verrà raccolto anche per gli ospiti per cui il flag privacy verrà esteso anche alla maschera del check in per raccogliere il consenso dei maggiori di 16 anni.

Cancellazione dei dati obsoleti e diritto all’oblio

Nel menù configurazione è presente un menù storicizzazione archivi (Che sarà spostato nel nuovo menù GDPR) che consente di cancellare i dati pregressi inutili. Il GDPR prevede infatti la MINIMIZZAZIONE DEI DATI e quindi evitare di conservare dati personali di clienti che non soggiornano da tempo o non hanno mai soggiornato

Data audit degli accessi al sistema

Nel menù configurazione sottomenù GDPR verrà creato un menù data audit dove utente per utente verranno salvati tutti gli eventi relativi ad esportazione di dati personali. Esempio stampa di una fattura, stampa di un elenco clienti, esportazione di indirizzi email dalla funzione marketing.

Richiesta dei dati del trattamento

Nel menù configurazione sottomenù GPDR verrà creato un menù esportazione dati cliente per i clienti che richiedano i propri dati personali

Diritto all’oblio

Sull’anagrafica clienti verrà creato un pulsante diritto di OBLIO che cancellerà i dati personali del cliente mettendo delle X al posto di tutti i dati sensibili di fatto cancellando il dato ma evitando malfunzionamenti al programma per problemi di relazioni

Qualora decidessimo altre azioni verrete prontamente informati. Se siete a conoscenza di altre migliorie necessarie alla messa a norma del prodotto siamo pronti all’ascolto.

Il mio albergo è in regola col GDPR?

Innanzitutto vi forniamo un link per leggere la normativa ufficiale del garante

Guida all’applicazione del nuovo GDPR del 25 maggio in materia di dati personali.

Per verificare  se l’albergo è conforme al GDPR dobbiamo farci le seguenti domande ed ovviamente consultare un consulente:

  • E’ stato gia’ redatto in precedenza il DPS sulla Privacy?
  • E’ mai stato fatto un corso di formazione sulla Sicurezza Informatica in passato?
  • Quante Risorse Umane hanno Accesso ai Dati?
  • Esiste un responsabile Informatico in Azienda?
  • Quanti Elaboratori Elettronici Computer Desktop abbiamo?
  • Quanti portatili o Tablet o Notebook o Netbook ci sono in giro?
  • Gli elaboratori portatili vengono lasciati in azienda oppure e’ concesso agli utenti di portarli a casa?Gli elaboratori elettronici collegati in rete tramite lan?
  • Gli elaboratori elettronici collegati in rete tramite wifi?
  • La rete wifi è protetta?
  • L’accesso ai PC e ai software è protetto?
  • Quanti telefoni / smartphone sono dotati di accesso ad informazioni aziendali?
  • Gli armadietti dove sono custodite le fatture, gli alloggiati i dati inviati alla questura sono chiusi a chiave?
  • I sistemi sono protetti da firewall software?
  • I Sistemi sono protetti da antivirus?
  • La verifica  degli aggiornamenti Antivirus e Antimalware viene compiuta regolarmente?
  • E’ presente un server aziendale?
  • La stanza dove si trova il server è chiusa a chiave?
  • Il server è protetto da password?
  • Con quale regolarita’ viene effettuato l’aggiornamento dei software?
  • Esiste un software di lan inventory ?
  • In albergo utilizzate un Server Proxy per la connessione ad Internet ?
  • Esiste un sistema di videosorveglianza?
  • Esiste un sistema di monitoraggio degli ingressi?
  • Esiste una rappresentanza sindacale in azienda (RSU)?
  • Sono presenti dati sensibili in albergo?
    I dati sensibili negli hotel sono quasi sempre quelli trattati dai datori di lavoro per la gestione delle assenze per malattia e per le ritenute sindacali da effettuare sulla busta paga e i dati dei clienti.
  • Ci sono dati sensibili trattati sia su supporto cartaceo che informatico?I Dati sensibili sono appartenenti a utenti in italia e/o estero?I Dati sensibili sono custoditi presso una sola sede?I Dati sensibili sono custoditi su quanti pc?
  • I Dati sensibili  sono utilizzati per quali usi?
    Contabili
    Commerciali
    Altro
  • Vi sono dati raccolti tramite moduli nel sito o nei siti internet aziendali?Viene utilizzato un sistema di backup dei dati lato server ?
  • Effettuate un backup del database dei vostri dati?
  • Per Hotelpedia nel caso della versione cloud ci pensiamo noi ogni notte per la versione stand alone dovete pendarci voi impostando il percorso di backup nelle impostazioni generali e tenendo una chiavetta sempre collegata al PC
  • Viene utilizzato un sistema di backup dei dati lato client per permettere ai dipendenti di effettuare un backup autonomo dei dati non salvati nei percorsi di rete?
  • I dati aziendali vengono criptati?
  • I moduli che utilizzo per la raccolta del consenso sono aggiornati?

Il consenso del cliente dell’albergo non è richiesto per:

  • Trattamento di dati dei clienti o ospiti acquisiti dalla struttura ricettiva per confermare una prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti (generalità e recapiti, codice fiscale e/o partita Iva, estremi carte di credito e debito forniti a garanzia e/o a saldo, elenco servizi e prodotti richiesti e acquistati, data di arrivo e partenza, eccetera). Tali trattamenti sono necessari per la definizione dell’accordo contrattuale e per la sua successiva attuazione, e pertanto occorre informare il cliente che non è richiesto il suo consenso (tranne nel caso in cui siano conferiti dati particolari, cosiddetti sensibili). In caso di rifiuto a conferire i dati personali, tutti o alcuni servizi non potranno essere forniti. Occorre informare il cliente che il trattamento cesserà alla sua partenza, ma alcuni suoi dati personali potranno o dovranno continuare ad essere trattati per altre finalità, da indicare specificatamente (descritte di seguito)
  • Trattamento di dati dei clienti o ospiti per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013) (generalità ed estremi dei documenti di riconoscimento, data di arrivo e notti di pernottamento, relazioni di parentela, eccetera). Occorre informare il cliente che il conferimento dei dati è obbligatorio ed il trattamento non richiede il suo consenso, ed in caso di rifiuto a fornirli non potrà essere ospitato nella struttura ricettiva. I dati acquisiti per tale finalità non saranno conservati presso la struttura ricettiva, a meno che il cliente non fornisca specifica autorizzazione
  • Trattamento di dati dei clienti o ospiti per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali (generalità e recapiti, codice fiscale e/o partita Iva, estremi carte di credito e debito forniti a saldo, servizi e prodotti acquistati riportati negli estratti conto e nei documenti fiscali, eccetera). Occorre informare il cliente che per tali finalità il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il consenso del cliente. Occorre inoltre informarlo che alcuni dati vengono comunicati a terzi in adempimento ad obblighi di legge (ad esempio spesometro, eccetera), e che in caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati, non potranno essere forniti i servizi richiesti. Occorre infine informare che per tali finalità i dati vengono conservati presso la struttura ricettiva per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali)
  • Trattamento di dati per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza. Occorre informare clienti e ospiti nel caso in cui sia installato un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura ricettiva, individuabili per la presenza di appositi cartelli, e se le immagini siano o meno registrate. Occorre inoltre informare che per tale trattamento non è richiesto il consenso, in quanto persegue il legittimo interesse dell’azienda a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro. Nel caso in cui le immagini siano registrate, occorre informare che si provvede alla loro cancellazione nei termini previsti dal Garante (dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana) e che non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria

Il consenso del cliente è obbligatorio invece per :

  • Trattamento di dati dei clienti e ospiti effettuato per accelerare le procedure di registrazione in caso di successivi soggiorni (generalità, estremi dei documenti di riconoscimento, recapiti, eccetera). Per tale finalità il cliente deve esprimere il consenso, revocabile in qualsiasi momento. L’azienda deve stabilire un termine massimo per la conservazione di tali dati, da riportare nella informativa

 

  • Trattamento di dati per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate indirizzati al cliente durante il suo soggiorno (generalità, presenza presso la struttura ricettiva, eccetera). Per tale finalità è necessario il consenso del cliente. Il cliente va informato della possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento e che il trattamento cesserà comunque alla sua partenza

 

Per ulteriori informazioni consulta la guida completa al GDPR

Quali moduli devo utilizzare per il GDPR?

regalo-300x300 GDPR alberghi 25 maggioAlla reception dell’albergo dovrai utilizzare dei nuovi moduli per la raccolta del consenso sia degli ospiti italiani che degli ospiti stranieri con un modulo a parte per i minori.

Noi di Micropedia ti offriamo in regalo i moduli per la raccolta del consenso in formato word che potrai quindi personalizzare scaricando senza impegno una versione di prova del nostro gestionale Hotelpedia.

Che aspetti? Mettiti in regola in albergo col GDPR!

scarica-pms-gratis GDPR alberghi 25 maggio

Revisione manuale utente 2.0

Abbiamo rilasciato ieri la versione aggiornata del manuale utente ver. 2.0 con tutte le nuove implementazioni degli ultimi anni.

Il nostro è un gestionale che cambia ogni giorno per cui è complicato effettuare spesso delle revisioni di manuale.

Dopo alcuni anni ci siamo preoccupati di questo aspetto e pertanto adesso nel menù aiuto del programma e nel menù principale sul lato destro del sito potrete consultare e scaricare in formato pdf il manuale aggiornato alla versione 2.0 del 27 febbraio 2018.

Abbiamo aggiunto alcune tra le nuove funzioni non documentate nel manuale versione 1.4 come ad esempio la gestione dei gruppi, la gestione del planner senza assegnazione fisica della camera e la sezione di revenue management che è una delle ultime grosse innovazioni.

Seguiranno naturalmente altri aggionamenti perchè avendo fatto una revisione completa non potevamo scrivere un help molto dettagliato e le faq ma ci arriveremo nelle prossime versioni.

Ecco il link per scaricare la versione 2.0 del manuale utente Hotelpedia.

Galleria video tutorial Hotelpedia

Per esigenze di completezza e maggiore comprensione della semplicità di utilizzo delle procedure di prenotazione registrazione e check out del software alberghiero Hotelpedia, abbiamo messo in piedi un canale dedicato al software su YouTube, raggiungibile a quest’indirizzo.
Gli stessi video sono visionabili nella sezione video tutorial del sito dedicato al software.
Inizialmente abbiamo realizzato i video delle funzionalità salienti dell’applicazione come una demo di Hotelpedia essenziale ma contiamo di aggiungerne presto altri che descrivano nel modo più esauriente possibile le numerose funzionalità del software che pur costando pochissimo vanta le funzionalità di quelli professionali e più avanzati.

Vi ricordiamo inoltre che è possibile ricevere gratis una demo del prodotto per 15 giorni, durante i quali sarete assistiti in tutto e per tutto dall’assistenza tecnica della Micropedia che risolverà ogni vostro problema da quello di installazione al classico ‘come fare cosa ’.

Per la demo gratuita cliccare sul pulsante scarica demo sulla home page oppure scrivere all’indirizzo [email protected]

Servizio alloggiati web schedine alloggiati

Che cos’ è il portale alloggiati web?

alloggiati-web Servizio alloggiati web schedine alloggiati
faq servizio alloggiati polizia di stato

Il servizio alloggiati  web della Polizia di Stato https //alloggiatiweb.poliziadistato.it  è un portale web  gestito da polizia di stato alloggiati web cui devono obbligatoriamente registrarsi le strutture ricettive per l’invio giornaliero delle schedine degli ospiti che hanno alloggiato nell’albergo.

Per informazioni, chiarimenti sul portale alloggiati web e su come risolvere il problemi di invio delle schedine polizia di stato alloggiati PS, occorre contattare la Questura competente oppure inviare una mail a [email protected] 

Come inviare le schedine alloggiati?

Cosa sono le schedine alloggiati?

Le schedine alloggiati sono un apposito modulo contenente le generalità di un ospite di una struttura ricettiva e dei suoi familiari o del suo gruppo di appartenenza. In base alla tipologia degli altri ospiti quindi il capocamera viene definito capofamiglia o capogruppo.

Si chiamano schedine perchè fino a qualche anno fa erano delle vere e proprie schede cartacee.

I campi da compilare per il capogruppo capofamiglia o per l’ospite singolo sono la data di arrivo che non puo’ essere antecedente a ieri, il tipo alloggiato di cui abbiamo appena parlato (capofamiglia,capogruppo, ospite singolo), cognome,nome,sesso,cittadinanza, luogo di nascita, luogo di residenza, indirizzo, tipo numero e luogo rilascio del documento di riconoscimento presentato alla reception.

Per i membri della famiglia o per i membri del gruppo sono sufficienti invece solo cognome, nome,sesso, data di nascita, cittadinanza e luogo di nascita.

Da qualche anno il servizio alloggiatieweb polizia non è più cartaceo, quindi invece di portare le schedine alloggiati alla questura di appartenenza, gli albergatori si servono del sito polizia di stato portale alloggiati che richiede però per l’utilizzo la richiesta alla questura di un certificato che consenta solo all’albergatore di inserire i propri dati.

Questo certificato viene inviato solitamente per posta elettronica e va installato nel browser che si intende utilizzare per inviare le schedine.

Come si installa il certificato?

Il primo ostacolo a cui si va incontro riguarda l’installazione di un certificato di sicurezza. Per poter accedere ai servizi, quindi, è necessario scaricare e installare i certificati per autenticare il proprio browser al portale Alloggiati web. Considerando che ormai servizi online ben più sensibili, come gli home banking, fanno a meno di utilizzare procedure simili, la questura potrebbe bypassare la procedura. Ma ecco che ci imbattiamo in un altro problema. Non tutti i browser sono supportati, anzi solo due, Internet Explorer e Mozilla FireFox. Per chi usa iOS, quindi, è possibile utilizzare unicamente Mozilla FireFox. Per scaricare il certificato digitale è necessario però già possedere le credenziali di accesso fornite dalla questura in seguito alla richiesta (come richiedere le credenziali di accesso).

Entrati nel sito alloggiatiweb.poliziadistato.it bisognerà andare nella sezione “Accedi al servizio”, si fa clic su “Scarica il certificato digitaleQui si inseriscono “Nome utente” e “Password” forniti precedentemente dalla questura. Per installare il certificato per Mozilla FireFox segui queste istruzioniPer scaricare il certificato per Internet Explorer segui queste istruzioniUna volta scaricato e installato il certificato è possibile accedere al servizio telematico di invio delle Schedine Alloggiati. Nota bene che il certificato digitale non è permanente e va rinnovato ogni 2 anni.

Invio delle Schedine Alloggiati

Scaricato il certificato si ritorna sulla pagina “Accesso al Servizio”, questa volta si fa clic su “Area di Lavoro”, e si inserisce “Nome utente” e “Password“. A questo punto si seleziona “Accedi”. Una volta entrati nel portale con le proprie credenziali, sulla sinistra si presenterà un Menu con più opzioni. Si può scegliere se inserire on-line le schedine alloggiati o se inviarle mediante un file txt. Le altre sezioni sono: “Gestione ricevute”, “Analisi invii”, “Modifica password”, “Area download”, “Guida” ed “Esci”.

A questo punto collegandosi al sito https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/è possibile inviare le schedine alloggiati in due modi:

  • metodo manuale, che richiede l’inserimento dei dati anagrafici di ogni singolo ospite attraverso le pagine del sito web;
  • metodo automatico, che consente di caricare le informazioni di tutti gli ospiti in un unico passaggio mediante l’invio di un file in formato testo strutturato secondo un tracciato di riferimento. Utilizzando quest’ultimo metodo si può risparmiare tempo, evitando di ripetere più volte le stesse operazioni. Il gestionale Hotelpedia prevede questa funzione nel menù strumenti.

Faq sul portale alloggiati

Per risolvere prima i problemi, vi riportiamo le domande più frequenti e le risposte della Polizia di Stato inerenti al servizio alloggiati web per l’invio telematico delle schedine alloggiati nelle strutture ricettive.

1. D: Sono titolare di una struttura ricettiva ubicata nella provincia di Siena ma non sono ancora abilitato al portalealloggiati “Alloggiati Web” per l’inoltro telematico delle presenze dei clienti che ospito. Cosa devo fare ?
R: è semplice, è sufficiente collegarsi alla pagina web denominata “Carta dei servizi” presente sul sito della Questura di Siena all’indirizzo
e da lì scaricare il modello denominato “istanza di abilitazione per alloggiati web” ), compilarlo con i dati richiesti, allegare copia di un valido documento di identità e copia completa della autorizzazione comunale in virtù della quale si esercita l’attività ricettiva (licenza, d.i.a. o s.c.i.a. completa di eventuali ricevute informatiche di presentazione tramite p.e.c.); poi inviare il tutto via fax al n.0577-201777 oppure via web mail polizia di stato.it (con gli allegati in formato “pdf”) all’indirizzo [email protected]; una volta ricevuta la formale autorizzazione all’invio telematico, leggere attentamente la nota che la accompagna ed inviare la mail agli indirizzi
ivi indicati dell’Ufficio Informatico della Questura che provvederà poi, sempre via mail, ad inviare i due codici necessari (user-id e password) per accedere al sito protetto nazionale della Polizia di Stato. Da quel momento in poi i dati degli arrivi andranno comunicati con tale sistema;

2. D.: Qual è la normativa di riferimento per tali adempimenti ?
R.: l’art.109 del T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931 e succ. modif.) nonché il D.M. Interno del 7.01.2013.

3. D.: Quanto tempo ho per comunicare le presenze dei clienti ?
R. la comunicazione va fatta entro 24 ore dall’arrivo; per permanenze con durata inferiore alle 24 ore la comunicazione va fatta all’arrivo stesso (come disposto dal D.M. del 7.01.2013).

4. D: Ho un appartamento che sono solito affittare per brevi periodi a turisti, devo comunicare le presenze con il sistema Alloggiati web e rispettare l’art.109 TULPS?
R: no, se la sua non è una struttura ricettiva classificata ed autorizzata come tale secondo le leggi e regolamenti nazionali o regionali di settore (in Toscana, vedasi L.R.T. 42/2000 e L.R.T. 30/2003 per gli agriturismi), non deve adempiere a tali obblighi; nei casi previsti, dovrà invece provvedere a quelli della c.d. cessione fabbricato, ai sensi dell’art.12 DL 59/1978 oppure ex art. 7 DL  286/1998 in caso di ospitalità a cittadini stranieri (non comunitari). In tali casi la  dichiarazione di “cessione” va fatta all’Autorità locale di P.S. (entro 48 ore dalla cessione dell’immobile), ossia al Questore per gli immobili ubicati nel comune di Siena, al competente Dirigente del Commissariato di P.S. per gli immobili ubicati rispettivamente nei comuni di Chiusi e Poggibonsi, in tutti gli altri casi al Sindaco del comune.

5. D: Posso ancora usare le vecchie schedine cartacee di notificazione da far firmare al cliente?
R: no, l’inoltro delle presenza tramite le c.d.. schedine cartacee di notificazione è stato abrogato sin dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’art.109 c.3 TULPS dall’art.40 c.1. del DL 6.12.2011 n.201. Le presenze vanno segnalate con il sistema telematico “Alloggiati web” o, temporaneamente, nei casi di impedimento tecnico, con il fax al numero dedicato 0577-201553 utilizzando il modello che può scaricare all’indirizzo , da personalizzare con i dati della sua struttura, la data di arrivo e le generalità dei clienti.

6. D: oltre all’arrivo va segnalata anche la partenza ?
R: no, l’onere di comunicazione è solo per l’arrivo. Non è previsto alcun obbligo analogo per le partenze.

7. D: in caso di gruppi o famiglie, ho l’obbligo di chiedere il documento a tutte le persone o solo al capo gruppo/capo famiglia ?
R: sì, l’art.109 TULPS prevede l’obbligo di dare alloggio solo a persone munite di carta di identità o altro valido documento. Vanno quindi identificati tutti i componenti di eventuali gruppi o famiglie. In sede di inserimento dei dati nel portale telematico “Alloggiati Web” il sistema permette comunque inserimenti semplificati proprio per i gruppi e le famiglie evitando di dover inserire gli estremi del documento di ogni ospite ma solo per il capo gruppo/capo famiglia.

Attenzione, però. Ciò non significa che a monte le generalità non
siano state debitamente verificate dal gestore mediante l’esibizione di un valido documento per ciascun cliente.

8. D: per poter legittimamente acquisire i dati del cliente all’arrivo, devo fargli firmare qualcosa, per es. un’informativa della privacy?
R: no, per i dati necessari agli adempimenti di pubblica sicurezza importi per legge dall’art.109 TULPS, in quanto tali, non è necessario che il cliente firmi alcun atto di assenso; diversamente, qualora quei dati o parte di essi vengano richiesti ed utilizzati per altre finalità, per es. commerciali/pubblicitarie, allora in tal caso sarà necessario chiedere ed
ottenere esplicito assenso mediante sottoposizione di informativa ex art.13 Dlgs 196/2003.

9. D: Sono una struttura ricettiva regolarmente autorizzata dal Comune ma non sono ancora abilitato all’invio telematico. Nel frattempo che inoltro la richiesta alla Questura e ricevo  l’autorizzazione e poi le credenziali, come faccio a segnalare gli arrivi dei clienti ?
R: semplice, si collega alla pagine web “Carta dei Servizi” del sito della Questura di Siena e scarica il modello . Lo completa con i dati richiesti e lo invia entro 24 ore o all’arrivo stesso al numero di fax dedicato ivi indicato, ossia 0577-201553 (non ad altri numeri).

10. D: Ho più strutture ricettive autorizzate con diverse d.i.a./s.c.i.a. dal Comune competente. Devo chiedere tante autorizzazioni all’invio telematico quante sono le autorizzazioni comunali?
R: esatto, ogni abilitazione all’invio telematico farà necessariamente riferimento alla singola licenza/d.i.a./s.c.i.a. del Comune. Quando riceverà clienti per le varie strutture dovrà di conseguenza inserirne le generalità utilizzando le credenziali informatiche che fanno riferimento alla singola struttura ove li alloggerà.

11. D: ho ricevuto l’autorizzazione della Questura per l’invio telematico ma non ho i codici di accesso per collegarmi al sito della Polizia, cosa devo fare?
R: nella lettera a Lei indirizzata che accompagna l’autorizzazione, c’è scritto di inviare una mail al nostro Ufficio Informatico indicando i seguenti dati: nome titolare, nome della struttura, ubicazione, partita IVA/C.F., tel/fax/ e chiedendo il rilascio delle credenziali informatiche per accedere al sito protetto nazionale Alloggiati Web. Il personale dell’Ufficio Informatico le risponderà sempre via mail mandando detti due codici (user-id che identifica la struttura e password). La user-id non può essere da lei cambiata mentre la password la può cambiare sin dal primo accesso, con l’accortezza di conservarla poi in luogo sicuro.

12. D: Ho da poco rilevato un’attività ricettiva il cui precedente titolare era già autorizzato all’invio telematico, posso usare le sue credenziali ?
R: assolutamente no, le credenziali informatiche sono personali e come tali associate alla persona – titolare della struttura in quel momento. Pertanto Lei dovrà richiedere ed ottenere una autorizzazione a suo nome e di conseguenza delle nuove credenziali informatiche.

13. D: ho cessato l’attività ricettiva per la quale ero anche abilitato al sistema telematico Alloggiati Web. Cosa devo fare ?
R: è semplice, oltre alle incombenze con il Comune di riferimento per dichiarare la cessazione della struttura ed eventualmente anche a quelli presso la Camera di Commercio, dovrà restituire alla Questura l’originale dell’autorizzazione per invio telematico a suo tempo ricevuta, dichiarando la data di cessazione dell’attività a suo nome.

In tal modo verranno disabilitate le credenziali informatiche associate a Lei e nessun altro, da quel momento, potrà più inserire dati con quei codici.

14. D: è variata la società (compresa la partita iva) che gestisce la struttura ricettiva, già abilitata al sistema telematico “Alloggiati Web” ma il titolare/legale rappresentante è  sempre la stessa persona. Cosa occorre fare?
R: Oltre alle opportune comunicazioni/variazioni al competente Comune/SUAP, è necessario che venga cessata la precedente gestione con la restituzione della precedente autorizzazione della Questura ed il titolare/legale rappresentante della nuova società presenti ex novo la domanda di autorizzazione all’invio telematico.

15. D: l’autorizzazione della Questura per l’invio telematico va rinnovata annualmente ?
R: no, è permanente e non va quindi rinnovata. Ciò ovviamente vale se non intervengono variazioni nella titolarità della autorizzazione comunale (licenza/d.i.a./s.c.i.a) per l’esercizio della struttura ricettiva. In quel caso va richiesta una nuova autorizzazione e nuove credenziali.

16. D: anche il certificato digitale è permanente ?
R: no, per motivi di sicurezza il certificato va rinnovato ogni 2 (due) anni.

17. D: sono abilitato da diversi anni al sistema telematico, fino a qualche giorno fa il sistema mi chiedeva i dati della residenza del cliente, adesso invece tali campi non sono più presenti ed invece viene chiesto il dato numerico della durata della permanenza. Come mai ?
R: i campi della residenza sono stati eliminati dal 23.04.2013 per dare attuazione alle disposizioni contenute nel DM 7.01.2013. Quanto al dato della permanenza, espresso in numero di giorni, sulle schedine alloggiati va inserito quello dichiarato dal cliente all’atto dell’arrivo/prenotazione.
Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate.

18. D: il mio certificato digitale sta per scadere, cosa devo fare per rinnovarlo?
R: Il certificato digitale, che come detto dura due (2) anni, può essere rinnovato a partire da 10 (dieci) giorni dalla data di scadenza accedendo al portale https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, “AREA DI LAVORO”, “SCARICA CERTIFICATO DIGITALE”, inserire nome utente e password, e quindi cliccare in basso a sinistra della schermata “ABILITA EMISSIONE”; a questo punto cliccare su “NUOVO CERTIFICATO” al centro della schermata, e quindi cliccare su “DOWNLOAD” in basso a destra della maschera; alla richiesta su cosa fare del file che si va a scaricare cliccare su “APRI” e quindi
si accede alla importazione guidata del certificato digitale. Cliccare sempre su “AVANTI” fino ad arrivare alla richiesta della password di installazione certificato che potete recuperare dal file “pdf” inviato in fase di primo accesso al servizio alloggiati.

Cliccare ancora su “AVANTI” senza spuntare alcuna casella delle successive schermate fino ad arrivare a “FINE”. Una
schermata avvertirà che il certificato digitale è stato importato con successo. Chiudere il browser e riaprirlo linkandosi all’indirizzo sopraindicato del portale ed effettuare l’accesso all’area di lavoro come sempre fatto.

19. D: posso scaricare il certificato digitale su più personal computer ?
R: sì, il servizio alloggiati permette di scaricare il certificato digitale su più computer/postazioni, l’unico accorgimento è quello di non far lavorare contemporaneamente più postazioni.

20. D.: Ho un computer che utilizza come browser per la navigazione internet il programma OPERA, ma non riesco a visualizzare correttamente il portale. Cosa devo fare?
R: Come del resto indicato, il portale è stato strutturato per l’utilizzo di INTERNET EXPLORER o in alternativa MOZILLA FIREFOX. Per gli utenti che utilizzano piattaforma Windows  4 quindi potranno utilizzare indifferentemente uno dei due programmi mentre per gli utenti
che utilizzano la piattaforma APPLE-MAC dovranno scaricare necessariamente il software gratuito MOZILLA.11

21. D: Non riesco a visualizzare, una volta scaricate, le ricevute degli invii in quanto sul computer compare un messaggio che avverte che non vi è un software idoneo per la visualizzazione. Cosa devo fare?
R.: Le ricevute degli invii vengono scaricate in formato compresso “.rar” e pertanto per aprire il file generato è necessario installare sul computer un idoneo programma di scompattamento (ad esempio WINRAR o 7ZIP). Una volta scompattato il file deve essere aperto per mezzo di un lettore file “pdf”, ad esempio ADOBE READER scaricabile gratuitamente dalla rete.

22. D: Non riesco a visualizzare più il portale mi dà un errore sul certificato digitale del servizio alloggiati. Cosa devo fare?
R.: Il certificato digitale rilasciato per l’accesso al portale alloggiatiweb a meno che non sia scaduto, può dare problemi per colpa degli antivirus. Alcuni antivirus come Avast, Avira o Kaspersky in particolare, fanno la scansione delle connessioni crittografate e potrebbero impedire la corretta lettura del certificato digitale, impedendo di fatto l’accesso al servizio alloggiati.  La soluzione consiste nell’andare nelle impostazioni del programma antivirus e disabilitare la scansione del traffico di rete crittografato.

Miglior gestionale hotel

images Miglior gestionale hotel
miglior gestionale alberghiero

Molti si chiedono e ci chiedono come valutare il miglior gestionale hotel. Da addetti ai lavori ci siamo posti diverse volte questa domanda sia per capire cosa può offrire più di noi la concorrenza e sia cosa possiamo offrire noi ai clienti per scavalcare altri gestionali da più tempo sul mercato e magari più conosciuti del nostro ma con meno funzionalità.

Ecco quindi quali sono secondo noi i metri di giudizio da valutare per capire qual’è il miglior gestionale hotel e quindi il pms più importante sul mercato.

Il primo fattore da tenere in considerazione secondo me sono le funzionalità. Un gestionale alberghiero per essere considerato il miglior gestionale hotel deve avere tutte le funzioni che servono nella quotidianità ai receptionist per fronteggiare tutte le eventualità possibili. Ad esempio clienti che vanno via prima, o chiedono trasferimenti conto su un altra camera, documenti separati, uno paga gli extra ed uno il soggiorno.

Quando parliamo di funzionalità parliamo anche di interazioni col mondo esterno. Un Pms da solo ormai non serve più a nulla: deve interfacciarsi in maniera telematica con la procedura Alloggiatiweb della Polizia di Stato, deve parlare con Booking o quantomeno con channel manager e booking engine e ultimamente è importante anche l’interfaccia con l’EPT o le Regioni e Provincie per la trasmissione telematica del C59.

Ultimamente ci sono sul mercato anche piattaforme per la gestione della revenue management, come ad esempio GT Revenue, quindi chi si occupa di un PMS deve pensare anche ad interfacciarsi con questi nuovi software che stanno invadendo il mercato.

Il secondo fattore da tenere in considerazione a nostro avviso è la semplicità. Tutte le funzioni di cui abbiamo parlato precedentemente devono essere facilmente apprendibili e memorizzabili, senza inutili cavilli o blocchi che rallentino l’operatività. Alcuni gestionali ad esempio dopo la chiusura giornaliera non consentono di fare più nulla sulle camere del giorno, cosa assurda. Per non parlare dell’annullamento di un documento.

Il terzo fattore è l’assistenza. Un programma il migliore che sia diciamocela tutta, ha dei problemi. Chi vi dice comprate il mio gestionale alberghiero perchè è il pms più affidabile sul mercato vi sta dicendo una bugia: tutti i software presentano dei problemi, soprattutto quando ci si lavora sempre per migliorarli. A quel punto però entra in gioco l’azienda che ci sta dietro. Avere uno o più consulenti raggiungibili a qualsiasi ora, il sabato la domenica e che soprattutto risolvono i problemi rapidamente ci farà vivere il nostro quotidiano in albergo con maggiore tranquillità.

Ultimo fattore ma solo in ordine di importanza secondo noi è il prezzo. Dire che il nostro gestionale alberghiero è il più economico come primo punto a favore significa sminuire tutto il lavoro di anni che c’è dietro al progetto.

Il miglior gestionale alberghiero è però anche quello più economico o quantomeno il miglior pms per rapporto qualità prezzo. Questo perchè il mercato della ricettività è cambiato: la gente si sposta meno, i costi per gli albergatori sono aumentati (booking, tasse, tasse di soggiorno) e quindi l’albergatore diciamocela tutta a parte la bontà del prodotto cerca anche il prezzo che gli consenta di salvaguardare il suo budget.

Ci piacerebbe sapere anche voi cosa ne pensate.

Quali sono i fattori più importanti per dire questo è il miglior programma per hotel?

Bed and breakfast gestione

La gestione bed and breakfast è una delle cose apparentemente più semplici ma in realtà spinose per i gestori delle strutture ricettive.

Prendendo in gestione un bed and breakfast pensiamo infatti che si sufficiente gestire il tutto con la posta elettronica o un foglio excel. Quando il volume di affari comincia a crescere, ci si rende conto che c’è bisogno di un gestionale con un planner per visualizzare correttamente tutte le prenotazioni. L’invio dei dati alla questura e all’istat è un altro problema perchè bisogna perder tempo per caricare tutti i dati.

Per non parlare poi se sul nostro sito internet volessimo agganciare un channel manager o un booking engine.

E così dopo qualche mese di lavoro effettuato arrancando, arriva il momento di scegliere un nuovo gestionale per il nostro b&B.

Si ma la domanda è qual’è il miglior gestionale per b&B sul mercato?

Difficile rispondere a questa domanda.

Uno dei parametri deve essere sicuramente il prezzo, visto che un b&b non ha certo le possibilità di un albergo a parità di esigenze in termini di assistenza, visto che anche il b&b come l’albergo è aperto praticamente 24 ore al giorno.

Un altro parametro di conseguenza è una assistenza efficiente seguito a ruota dalla semplicità d’uso anche in cloud.

Il gestionale Hotelpedia risponde a questi requisiti. Se siete interessati potete provare una versione demo per 15 giorni per il vostro B&B cliccando sul pulsante scarica gratis del menù.

Condizioni di licenza


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 Condizioni di licenza

Il cliente all’atto della prima apertura del programma è tenuto adesso a sottoscrivere le condizioni di utilizzo del programma (“Licenza”) che prevedono in sintesi il fatto che il programma è concesso in licenza d’uso, che il rinnovo annuale è obbligatorio per continuare ad utilizzarlo,che è concesso per strutture, ossia nello stesso albergo si può installare su quante postazioni si desidera con la stessa partita IVA ma nel caso che la società avesse ad esempio tre strutture il prezzo concordato è per singola struttura.

Ogni violazione del presente accordo comporta la revoca della licenza.

Incontriamoci a Firenze al BTO 2016 !

bto-2016-firenze-300x171 Incontriamoci a Firenze al BTO 2016 !
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Per chi si trovasse al BTO 2016 a Firenze nella giornata di mercoledì 30 novembre 2016, saremo presenti in qualità di partner di Booking Expert.

Per chi volesse incontrarci e fare due chiacchiere senza impegno sul nostro gestionale Hotelpedia può scriverci all’indirizzo di posta elettronica [email protected]