Revisione manuale utente 2.0

Abbiamo rilasciato ieri la versione aggiornata del manuale utente ver. 2.0 con tutte le nuove implementazioni degli ultimi anni.

Il nostro è un gestionale che cambia ogni giorno per cui è complicato effettuare spesso delle revisioni di manuale.

Dopo alcuni anni ci siamo preoccupati di questo aspetto e pertanto adesso nel menù aiuto del programma e nel menù principale sul lato destro del sito potrete consultare e scaricare in formato pdf il manuale aggiornato alla versione 2.0 del 27 febbraio 2018.

Abbiamo aggiunto alcune tra le nuove funzioni non documentate nel manuale versione 1.4 come ad esempio la gestione dei gruppi, la gestione del planner senza assegnazione fisica della camera e la sezione di revenue management che è una delle ultime grosse innovazioni.

Seguiranno naturalmente altri aggionamenti perchè avendo fatto una revisione completa non potevamo scrivere un help molto dettagliato e le faq ma ci arriveremo nelle prossime versioni.

Ecco il link per scaricare la versione 2.0 del manuale utente Hotelpedia.

Agenzie alberghiere

agenzie-viaggi-300x169 Agenzie alberghiereLe agenzie alberghiere con le quali lavorano le strutture ricettive spesso si trovano all’estero e con la vecchia anagrafica presente sul nostro gestionale c’erano alcune difficoltà nel caricamento di numeri telefonici con prefisso internazionale o della partita iva estera che non è di 11 caratteri ma prevede nel caso dell’unione europea quantomeno la sigla internazionale della nazione di appartenenza.

Nella rivisitazione della schermata ci siamo basati un pò sulla gestione aziende che è abbastanza fluida e con l’occasione abbiamo aggiunto altri due numeri di telefono, un’altra mail ed il sito internet.

Ci sono inoltre due campi informativi uno per i dati fiscali dell’agenzia alberghiera ed un campo note che è sempre utile.

Galleria video tutorial Hotelpedia

Per esigenze di completezza e maggiore comprensione della semplicità di utilizzo delle procedure di prenotazione registrazione e check out del software alberghiero Hotelpedia, abbiamo messo in piedi un canale dedicato al software su YouTube, raggiungibile a quest’indirizzo.
Gli stessi video sono visionabili nella sezione video tutorial del sito dedicato al software.
Inizialmente abbiamo realizzato i video delle funzionalità salienti dell’applicazione come una demo di Hotelpedia essenziale ma contiamo di aggiungerne presto altri che descrivano nel modo più esauriente possibile le numerose funzionalità del software che pur costando pochissimo vanta le funzionalità di quelli professionali e più avanzati.

Vi ricordiamo inoltre che è possibile ricevere gratis una demo del prodotto per 15 giorni, durante i quali sarete assistiti in tutto e per tutto dall’assistenza tecnica della Micropedia che risolverà ogni vostro problema da quello di installazione al classico ‘come fare cosa ’.

Per la demo gratuita cliccare sul pulsante scarica demo sulla home page oppure scrivere all’indirizzo [email protected]

Governante hotel

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report delle camere per la governante hotel a disposizione dell’housekeeping manager

Nel menù movimentazione abbiamo aggiunto una nuova stampa per la governante hotel utile per organizzare dopo la mezzanotte le pulizie del giorno.

La query consente di  stabilire la cameriera ai piani cosa fa sulla base della lista delle camere in arrivo presenti ossia in fermo ed in partenza ed è molto utile per organizzare la pulizia ed il rassetto delle camere dell’albergo. Il compito dell’housekeeping manager è infatti quello di organizzare ogni mattina il lavoro delle cameriere ai piani sulla base dello stato delle stesse. Se l’ospite è in arrivo deve essere tutto in ordine e bisogna sostituire il kit di pulizia. Quando l’ospite è in fermo occorre semplicemente fare un rassetto, mentre quando l’ospite è in partenza occorre fare la pulizia generale della camera.

Prenotazione albergo per allestimento

La prenotazione albergo per allestimento è una nuova importantissima funzione del nostro pms che cambierà radicalmente il modo di inserire le prenotazioni, aprendo nuove prospettive di hotelpedia come gestionale alberghiero per grandi strutture.

Con questa nuova funzione infatti sarà possibile visualizzare il planner per disponibilità e non più per camere. Le prenotazioni di conseguenza sarà possibile inserirle anche solamente in base all’allestimento e non più obbligatoriamente per camera. Naturalmente è possibile anche continuare a lavorare con la vecchia modalità.

E’stato implementato il nuovo planner dell’albergo per allestimento cui è possibile accedere dal menù movimentazione cliccando sulla voce disponibilità per allestimento cui è stato assegnato il  tasto veloce F10.

Il nuovo planner si presenta con le seguenti colonne.

La data del giorno (con il giorno della settimana accanto in rosso i weekend) cliccandola si vede la lista delle prenotazioni del giorno con e senza camera. Facendo doppio click su una prenotazione senza camera cliccando su assegna camera sarà possibile abbinarla.

L’evento dove è possibile abbinare con la nuova gestione eventi dell’albergo tutti gli eventi a cui vogliamo dare risalto come ad esempio fiere e mostre d’arte del paese dove ci troviamo.

Poi abbiamo una serie di valori generali delle camere totali del giorno

  • Le camere totali libere
  • Le camere totali occupate
  • La percentuale di occupazione
  • Le camere assegnate cioè con un numero camera assegnato
  • Le prenotazioni confermate
  • Le prenotazioni opzionate con dei giorni di validità
  • Le prenotazioni in waiting list ossia fuori plateaux
  • Le camere in manutenzione 

Poi cominciano i dati delle camere libere ed occupate per tutti gli allestimenti disponibili. E’ importante mantenere sempre allineati gli allestimenti disponibili, gli allestimenti delle camere e delle prenotazioni altrimenti potremmo riscontrare dati inconguenti.

Alcuni dati vengono mostrati in rosso per sollevare subito un allarme alla reception. Una percentuale di occupazione dell’albergo inferiore al 30% oppure camere libere nei fine settimana sono dei parametri di allerta per l’albergatore che vengono evidenziati sul planner.

prenotazione-albergo-per-disponibilita Prenotazione albergo per allestimento

prenotazione albergo per allestimentoSulla schermata principale troviamo il tasto aggiungi prenotazione, con cui sarà possibile caricare una nuova prenotazione solo per allestimento ma svincolata dalle camere.

Il tasto prenotazioni del giorno consente invece di mostrare una lista delle prenotazioni del giorno ed assegnare eventualmente camere a prenotazioni con allestimento ad esempio il giorno prima dell’arrivo.

La cosa simpatica è che in questa schermata è possibile riassegnare tutte le camere e quindi a livello logistico della struttura alberghiera è una funzione molto comoda.

Manutenzione camere albergo

manutenzione-camere-albergo-300x160 Manutenzione camere albergo
manutenzione camere albergo

Con la gestione manutenzione camere albergo è possibile mettere alcune camere dell’albergo in manutenzione per una serie di giorni.

Può capitare infatti nel corso del normale esercizio della struttura ricettiva che si debbano fare lavori di ristrutturazione alle camere come ad esempio l’installazione di un impianto di domotica o la sostituzione del centralino o la sostituzione dei letti o la ritinteggiatura della camera.

Queste camere in manutenzione non devono quindi essere utilizzabili in questo periodo.,

camere-albergo-manutenzione-300x128 Manutenzione camere albergo
camere-albergo-manutenzione

Le camere che vengono indicate come in manutenzione non sono prenotabili e sono indicate come in manutenzione sia sul planner con l’apposito colore indicato  nelle impostazioni generali, sia sul planner delle disponibilità per allestimento.

 

Gestione eventi albergo e ricorrenze annuali

gestione-eventi-albergo-300x168 Gestione eventi albergo e ricorrenze annuali
gestione-eventi-albergo

La gestione eventi albergo è molto importante da visualizzare sul planner per vendere in maniera più efficace le nostre camere. Oltre alle classiche festività come Natale e Pasqua, se viviamo ad esempio in una città dove si tengono ogni anno molti eventi come ad esempio il BTO a Firenze oppure ad esempio il Roma Food Day o il concerto di Natale in Duomo a Milano, è utile visualizzarlo accanto alle disponibilità giornaliere in quanto sappiamo che in quel periodo sicuramente avremo una maggiore affluenza e quindi potremmo vendere le nostre camere ad un prezzo superiore.

Per la revenue management è infatti importante variare ogni giorno i prezzi di vendita delle camere in funzione degli eventi offerti dalla città in cui ci troviamo programmando le tariffe in anticipo senza farci cogliere impreparati e studiando anche le mosse della concorrenza.

Per l’inserimento degli eventi occorre o cliccare direttamente sulla colonna evento vuota del planner disponibilità, oppure nel menù strumenti utilizzare l’apposita gestione eventi albergo che ci consente anche di inserirle per periodo come ad esempio un evento alla mostra d’Oltremare a Napoli che dura dal 3 gennaio al 6 gennaio.

Cambio camera ed inversione camera

cambia-camera-300x201 Cambio camera ed inversione camera
nuova procedura di cambio camera

Il cambio camera di Hotelpedia è stato modificato per venire incontro alle esigenze degli utenti che avevano bisogno di spostare camere anche in caselle dove c’erano prenotazioni o check in con intervalli di soggiorno differenti e fare l’inversione camere.

Per effettuare il cambio camera sia in fase di prenotazione che di check in, è necessario cliccare sul pulsante nella barra laterale della camera chiamato appunto cambia camera.

Cliccando il pulsante si aprirà la finestrella in figura dove sarà necessario cliccare sulla cella corrispondente alla casella di destinazione della prenotazione o del check in corrente. In pratica cliccare sulla linea azzurra corrispondente al giorno di oggi. Questo perchè il sistema deve sapere in che stato si trova la camera di destinazione al momento dello spostamento ossia se è prenotata, libera oppure occupata.

L’opzione di default è di spostamento camera ossia la camera corrente verrà spostata nella stessa casella dell’altra prenotazione (opzione valida ad esempio in caso di day use) mentre scegliendo prima di cliccare l’opzione sposta la camera ed inverti le camere, la camera verrà chiusa e le due camere verranno invertite tra loro.

Dati ISTAT Tipologia turismo e tipo trasporto

download Dati ISTAT Tipologia turismo e tipo trasporto
Sistema Informativo Turistico Regione Abruzzo

Sulla maschera del check in della camera abbiamo aggiunto due nuovi campi valorizzati con dati costanti a tendina chiamati tipologia turismo e tipologia trasporto che sono obbligatori per gli alberghi che utilizzano il sistema SITRA per l’invio dei dati mensili degli alloggiati all’ISTAT ABRUZZO.

La tipologia turismo è un dato obbligatorio per i flussi dati  istat che vengono inviati al sistema informativo turistico della Regione Abruzzo.

Per l’elaborazione delle statistiche dei flussi di clienti nelle strutture alberghiere abruzzesi, è infatti importante sapere se gli ospiti sono venuti in albergo per affari, se si tratta di turismo balneare, se si tratta di cicloturismo, se si tratta di turismo congressuale, culturale, enogastronomico, fieristico, nautico, scolastico o turismo per praticare sport invernali.

L’altro dato obbligatorio per l’elaborazione dei dati istat sitra Abruzzo è con che mezzo di trasporto gli ospiti hanno raggiunto la struttura ricettiva abruzzese: se sono arrivati in auto, aereo, bus, barca, bicicletta, moto, nave treno o camper.

Planner multiplo

multiplanner-300x143 Planner multiplo
multiplanner

Il planner multiplo da noi anche chiamato multiplanner è una esigenza molto importante per le strutture che hanno più di cento camere e desiderano evitare di scrollare in continuazione il planner.

Con questa nuova funzionalità potrete visualizzare contemporaneamente le vostre camere suddivise in sei mini planner caricati e distribuiti automaticamente in funzione delle camere attive totali.

planning-multistruttura-300x253 Planner multiplo
planning-multistruttura

Lo stesso planner per le configurazioni multistruttura si trasforma in un planner a colonne dove le camere di ogni struttura sono visualizzabili per colonna e quindi molto più leggibili.

Con questo planner diventa istantaneo dare la disponibilità ad un cliente al telefono in quanto inserendo la data di richiesta prenotazione e cliccando sul pulsante vai, vengono caricate automaticamente le camere nel giorno selezionato e senza dover usare la scrollbar diventa molto più semplice comunicare se ci sono camere libere nel periodo richiesto o meno.