Marketing albergo con Mailchimp

mailchimp-300x90 Marketing albergo con MailchimpIl marketing per un albergo è la base fondamentale sulla quale costruire la propria reputazione ed incrementare la fidelizzazione dei clienti.

Uno dei migliori strumenti per l’invio di newsletter gratuito per fare marketing è sicuramente Mailchimp.

Permette di creare le proprie newsletter schedulandole nel tempo con una serie di template gratuiti molto carini.

Per agevolare il marketing del vostro albergo abbiamo creato una comoda funzione nrl menù strumenti in Hotelpedia (chiamata esportazione su Mailchimp)  che consente l’esportazione verso questa piattaforma di tutti i contatti che hanno prestato consenso gdpr alla ricezione di comunicazioni via email.

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Esportazione clienti albergo su Mailchimp

Prima di esportare i dati in una lista mailchimp ovviamente dobbiamo prima creare un account mailchimp e recuperare da esso una serie di dati che ci servono in hotelpedia per capire dove riportare i contatti.

Una volta creato l’account bisogna andare nel menù Profile – Extras – Api Keys dove dovremo generare una API KEY che è un codice alfanumerico che servira’ come autorizzazione ad Hotelpedia per scrivere i contatti.

Basta cliccare su create a Key e copiarsi il codice che viene automaticamente generato nella cella api key in Hotelpedia.

Successivamente occorre creare una lista ad esempio “Marketing” in cui finiranno tutti i clienti dell’albergo.

Una volta creata la lista, cliccando di lato al nome sulla tendina c’e’ l’opzione settings.

In fondo alle opzioni troveremo un altro codice alfanumerico chiamato “unique id for list <nome lista>”

Anche questo codice dovrà essere copiato nella casella lista su Hotelpedia.

Questa operazione viene effettuata solo la prima volta, poi Hotelpedia ricorderà i dati in futuro.

Cliccando sul pulsante invia a mailchimp verranno inviati il nome, il cognome, la mail ed il numero di cellulare dei clienti non presenti su mailchimp e verranno eventualmente aggiornate le informazioni relative agli altri clienti già presenti.

Estremi ricevuta di acconto check out

download Estremi ricevuta di acconto check out

Come gli utenti di Hotelpedia sanno, è possibile emettere una ricevuta di acconto per un soggiorno sia sulla maschera di prenotazione sia nella gestione documenti vari usando nel testo la parola chiave acconto.

Su documenti vari oltre ad inserire il tag acconto nel testo è necessario legare il documento vario alla prenotazione o al soggiorno in maniera che venga riconosciuto.

In fase di check out il sistema avverte la presenza della ricevuta d’acconto e chiede all’utente se vuole stornare o meno quell’importo dal conto.

C’è la doppia possibilità perchè sulla prenotazione è possibile anche emettere una ricevuta d’acconto non fiscale per cui è necessario contabilizzare l’intero importo al check out.

Ma di quale documento si tratta?

Vi spieghiamo come identificare gli estremi della ricevuta di acconto.

Abbiamo implementato un nuovo flag nelle impostazioni generali linguetta fattura che attivato ci consente di sapere numero e anno del documento di acconto che è stato agganciato, riportandolo nel documento finale.

Ovviamente è una funzione opzionale, pertanto chi volesse usufruire di questa nuova funzionalità dovrà attivare il flag in configurazione – impostazioni generali – fattura e spuntare la voce mostra estremi ricevuta di acconto su check out.

Addebiti camere albergo

lista-addebiti-camere-300x142 Addebiti camere albergo

Abbiamo aggiunto una nuova funzionalità nel menù amministrativo chiamata lista addebiti che consente per un dato periodo di estrarre il totale degli addebiti sulle camere siano essi servizi o consumazioni da data a data con un filtro per quelle pagate e quelle non pagate e la possibilità di  visualizzare i dati per singola voce.

Oltre ai dati della camera vengono visualizzati l’importo, il cliente, se si tratta o meno di un supplemento e il totale generale.

Il risultato dell’elaborazione è esportabile anche in excel.

 

Elenco clienti per consenso GDPR

consenso-gdpr Elenco clienti per consenso GDPR
consenso-gdpr

Nell’ottica delle nuove funzioni per l’adeguamento del nostro pms al nuovo GDPR nel menù strumenti GDPR abbiamo rilasciato una nuova funzione che mostra su griglia filtrabile col tasto destro sulle colonne l’elenco globale di tutti i clienti e tutti gli ospiti che hanno soggiornato nella nostra struttura con dettagli relativi alla residenza con il flag se abbiano o meno prestato consenso.

Questa funzione è molto utile quando i clienti tornano nel tempo per sapere se bisogna stampare o meno i moduli per la raccolta del consenso esplicito del cliente.

Il consenso gdpr è obbligatorio per tutti i clienti che soggiornano nella nostra struttura in quanto al momento della registrazione entriamo in possesso di dati personali.

Il consenso deve essere inoltre esplicito per qualsiasi finalità di trattamento e deve essere dato separatamente ad esempio per la registrazione come per la videosorveglianza oppure l’invio di newsletter periodiche.

Ovviamente come già specificato abbiamo anche la funzione per il controllo dell’elenco dei clienti senza consenso.

Tariffa half board HB

half-board-tariffa-300x135 Tariffa half board HB
La tariffa half board include camera colazione e cena.

Come sapete abbiamo implementato diversi moduli per la gestione della revenue management all’interno del gestionale Hotelpedia.

Un problema sorto di recente è quello con le tariffe HB, che sarebbero le tariffe half board, che rientra tra quelle comunemente chiamate di mezza pensione.

Nell’ HB però sono inclusi colazione e cena ed escluso il pranzo.

Quindi si avvicina molto di più alla pensione completa rispetto alla tariffa BB.

Il problema tecnico di questa tariffa era che nel estrazione dei dati per la revenue management il costo camera è comprensivo anche di quello dei pasti.

Per risolvere questo problema abbiamo inserito un campo facoltativo sulla gestione tariffe chiamato costi pasto per il quale l’importo della camera viene sottratto in fase di elaborazione dei dati per la revenue sia nell’apposito modulo esportabile in excel sia in fase di esportazione dati per Gt Revenue.

Ovviamente affinchè il meccanismo della tariffa half board funzioni, sulla camera deve essere agganciata anche la tariffa non solo l’importo.

Come sapete infatti Hotelpedia consente anche l’imputazione diretta dell’importo giornaliero senza associazione ad una tariffa.

Per chi invece imputa a mano gli importi giornalieri e non ragiona per tariffe abbiamo messo lo stesso campo quota pasto anche sulla tabella trattamenti presente nel menù tabelle.

Se il sistema trova quel trattamento sulla camera storna l’importo quota pasto dalla tariffa giornaliera della camera.

 

Presenti in casa

presenti-in-albergo-300x168 Presenti in casa
Lista dei presenti in casa

Avendo aggiunto maggiori dettagli relativi alla classificazione degli ospiti presenti in albergo, con la suddivisione prima in persone e poi in adulti, bambini ed infant, abbiamo rilasciato un aggiornamento con due nuove visibilità nel menù movimentazioni:

  • Una nuova listi arrivi per tipologie di ospiti di un giorno selezionato al momento che prevede camera per camera il numero di adulti bambini ed infant
  • La lista dei presenti in casa dove da data a data mi fa vedere il numero di arrivi suddivisi per tipologie ossie adulti bambini ed infant

Ovviamente essendo questi tre campi nuovi, in una fase iniziale li troverete vuoti quindi esempio 3 persone con zero adulti bambini ed infant, ma questo è normale.

Ovviamente la funzione non puo’ essere retroattiva e pertanto sarà efficace solo dalle nuove prenotazioni.

Migliorie GDPR con la versione 607

crittografia-pms-gdpr-300x156 Migliorie GDPR con la versione 607
Se non si è in possesso del consenso i dati dei clienti vanno crittografati o cancellati e quindi ovunque nel pms compariranno crittografati anche sul planner

Con il rilascio delle prime release di Hotelpedia gdpr compliant arrivano segnalazioni e suggerimenti da parte di clienti e consulenti.

Abbiamo appena rilasciato la versione 1.0.0.607 che contiene le seguenti migliorie al processo GDPR:

  • Ottimizzazione della fase di logout automatico dopo 10 minuti di inattività che apriva una finestra di logout ogni 10 minuti
  • Nel menù GDPR aggiunta una nuova voce che consente all’utente di modificare la propria password personale
  • L’amministratore puo’ impostare le password agli utenti ma entrando in gestione utenti non le vede in chiaro ma crittografate
  • Nel menù GDPR è stata aggiunta una nuova funzione per la crittografazione massiva dei dati per evitare di crittografare a mano tutti i clienti per i quali non si è ancora in possesso del consenso.

 

Fatturazione elettronica albergo

Negli ultimi tempi c’è stata una variazione del quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.

Fatturazione elettronica normativa

Tra gli obiettivi dell’Amministrazione Finanziaria e del governo con la nuova Legge di Bilancio 2018 c’è l’introduzione dell’obbligo della a fattura elettronica tra privati per cui anche per i rapporti B2B business to business a partire dal 1° gennaio 2019 mentre è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica dal 1° luglio 2018 per le seguenti fatture:

  • le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motore;
  • le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con un’amministrazione pubblica.

Il “clamore” sulla Fatturazione elettronica è legato alla forte attenzione che ricade sul documento Fattura in quanto   oltre a stampare i dati che si ricevono creando un documento cartaceo che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso esattamente come la fattura che si riceve via posta, bisognerà inviarlo elettronicamente   in formato elaborabile e ove richiesto adottando la conservazione digitale a norma.

Per il ricevente sussiste la necessità di acquisire la data di ricezione della fattura elettronica.

Per cui se sentite parlare di fattura elettronica tra privati fattura elettronica B2B e fattura B2B o fattura elettronica business to business state tranquilli perché stanno parlando tutti della stessa cosa

Insomma una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica e di compilarle e mandare a clienti commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

Questa cosa impatterà fortemente anche sulla fatturazione hotel.

Fatturazione elettronica come fare

Hotelpedia consente di gestire la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione in maniera molto semplice.

Gestire la fatturazione elettronica software non è mai stato così semplice.


Come prima operazione occorre compilare in configurazione impostazioni la nuova linguetta Dati fattura PA CHE SONO OBBLIGATORI.

dati-pa-impostazioni Fatturazione elettronica albergo

 

Per effettuare l’operazione poi è necessario che il capocamera sia abbinato ad una azienda per la quale siano stati compilati in anagrafica tutti i campi obbligatori.
azienda-pa Fatturazione elettronica albergo
In particolare è importante indicare il codice esenzione per le aziende esenti IVA.
Tutti i campi che hanno nella descrizione PA sono obbligatori per generare una fattura elettronica,
Una volta selezionato tipo documento fattura elettronica in fase di check out, il sistema genererà sul desktop il file xml della fattura corrispondente.
Le fatture elettroniche generate sono disponibili nel menù amministrazione sottomenù fatture elettroniche, dove tra l’altro troverete altre comode funzioni per la verifica e la visualizzazione del contenuto del file XML, oltre che la documentazione ministeriale per la conservazione di cui il gestionale non si occupa, ma occorre affidarsi ad un servizio di terze parti.
Gli xml generati vengono comunque salvati in formato binario all’interno del database per poter all’occorrenza essere rigenerati.
Nel menù fattura elettronica troviamo sia le fatture elettroniche che le eventuali note di credito generate a fronte delle fatture stesse.
fattura-elettronica-pa-albergo Fatturazione elettronica albergo
E’possibile dallo stesso menù anche annullare le fatture elettroniche e stiamo predisponendo la stessa funzione che c’e’ anche in fase di Checkout per poterle riemettere con lo stesso progressivo come si fa per le fatture tradizionali.

Ricette cucina e food cost

Nell’ambito della gestione ristorante abbiamo implementato le ricette per le varie portate con lo scarico magazzino.

ricette-cucina-distinta-base-scarico-magazzino-1024x520 Ricette cucina e food cost
Ricette cucina con esplosione distinta base e scarico magazzino ristorante

Lo scopo è fare food cost tra le comande inserite e il costo effettivo dei piatti. In questo modo, inserendo la distinta base, possiamo sapere se stiamo vendendo le nostre portate al prezzo giusto o siamo in perdita perchè acquistiamo le materie prime a prezzi troppo alti o non stiamo applicando il giusto prezzo al nostro menù.

All’interno del menù ristorante, abbiamo creato un terzo pannello che segue i gruppi di portate e le portate e sarebbero le materie prime necessarie per realizzare la portata selezionata.

Queste portate al momento della chiusura del tavolo verranno scaricate attraverso una funzione di scarico magazzino ristorante.