Migliorie GDPR con la versione 607

crittografia-pms-gdpr-300x156 Migliorie GDPR con la versione 607
Se non si è in possesso del consenso i dati dei clienti vanno crittografati o cancellati e quindi ovunque nel pms compariranno crittografati anche sul planner

Con il rilascio delle prime release di Hotelpedia gdpr compliant arrivano segnalazioni e suggerimenti da parte di clienti e consulenti.

Abbiamo appena rilasciato la versione 1.0.0.607 che contiene le seguenti migliorie al processo GDPR:

  • Ottimizzazione della fase di logout automatico dopo 10 minuti di inattività che apriva una finestra di logout ogni 10 minuti
  • Nel menù GDPR aggiunta una nuova voce che consente all’utente di modificare la propria password personale
  • L’amministratore puo’ impostare le password agli utenti ma entrando in gestione utenti non le vede in chiaro ma crittografate
  • Nel menù GDPR è stata aggiunta una nuova funzione per la crittografazione massiva dei dati per evitare di crittografare a mano tutti i clienti per i quali non si è ancora in possesso del consenso.

 

Fatturazione elettronica albergo

Negli ultimi tempi c’è stata una variazione del quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.

Fatturazione elettronica normativa

Tra gli obiettivi dell’Amministrazione Finanziaria e del governo con la nuova Legge di Bilancio 2018 c’è l’introduzione dell’obbligo della a fattura elettronica tra privati per cui anche per i rapporti B2B business to business a partire dal 1° gennaio 2019 mentre è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica dal 1° luglio 2018 per le seguenti fatture:

  • le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motore;
  • le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con un’amministrazione pubblica.

Il “clamore” sulla Fatturazione elettronica è legato alla forte attenzione che ricade sul documento Fattura in quanto   oltre a stampare i dati che si ricevono creando un documento cartaceo che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso esattamente come la fattura che si riceve via posta, bisognerà inviarlo elettronicamente   in formato elaborabile e ove richiesto adottando la conservazione digitale a norma.

Per il ricevente sussiste la necessità di acquisire la data di ricezione della fattura elettronica.

Per cui se sentite parlare di fattura elettronica tra privati fattura elettronica B2B e fattura B2B o fattura elettronica business to business state tranquilli perché stanno parlando tutti della stessa cosa

Insomma una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica e di compilarle e mandare a clienti commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

Questa cosa impatterà fortemente anche sulla fatturazione hotel.

Fatturazione elettronica come fare

Hotelpedia consente di gestire la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione in maniera molto semplice.

Gestire la fatturazione elettronica software non è mai stato così semplice.


Come prima operazione occorre compilare in configurazione impostazioni la nuova linguetta Dati fattura PA CHE SONO OBBLIGATORI.

dati-pa-impostazioni Fatturazione elettronica albergo

 

Per effettuare l’operazione poi è necessario che il capocamera sia abbinato ad una azienda per la quale siano stati compilati in anagrafica tutti i campi obbligatori.
azienda-pa Fatturazione elettronica albergo
In particolare è importante indicare il codice esenzione per le aziende esenti IVA.
Tutti i campi che hanno nella descrizione PA sono obbligatori per generare una fattura elettronica,
Una volta selezionato tipo documento fattura elettronica in fase di check out, il sistema genererà sul desktop il file xml della fattura corrispondente.
Le fatture elettroniche generate sono disponibili nel menù amministrazione sottomenù fatture elettroniche, dove tra l’altro troverete altre comode funzioni per la verifica e la visualizzazione del contenuto del file XML, oltre che la documentazione ministeriale per la conservazione di cui il gestionale non si occupa, ma occorre affidarsi ad un servizio di terze parti.
Gli xml generati vengono comunque salvati in formato binario all’interno del database per poter all’occorrenza essere rigenerati.
Nel menù fattura elettronica troviamo sia le fatture elettroniche che le eventuali note di credito generate a fronte delle fatture stesse.
fattura-elettronica-pa-albergo Fatturazione elettronica albergo
E’possibile dallo stesso menù anche annullare le fatture elettroniche e stiamo predisponendo la stessa funzione che c’e’ anche in fase di Checkout per poterle riemettere con lo stesso progressivo come si fa per le fatture tradizionali.

Ricette cucina e food cost

Nell’ambito della gestione ristorante abbiamo implementato le ricette per le varie portate con lo scarico magazzino.

ricette-cucina-distinta-base-scarico-magazzino-1024x520 Ricette cucina e food cost
Ricette cucina con esplosione distinta base e scarico magazzino ristorante

Lo scopo è fare food cost tra le comande inserite e il costo effettivo dei piatti. In questo modo, inserendo la distinta base, possiamo sapere se stiamo vendendo le nostre portate al prezzo giusto o siamo in perdita perchè acquistiamo le materie prime a prezzi troppo alti o non stiamo applicando il giusto prezzo al nostro menù.

All’interno del menù ristorante, abbiamo creato un terzo pannello che segue i gruppi di portate e le portate e sarebbero le materie prime necessarie per realizzare la portata selezionata.

Queste portate al momento della chiusura del tavolo verranno scaricate attraverso una funzione di scarico magazzino ristorante.

 

Gestione affittacamere multi struttura con un unico software

Molte volte al momento dell’acquisto di un nuovo programma per la gestione affittacamere e ci scontriamo col problema di voler gestire con un unico programma più strutture contemporaneamente.

Abbiamo preparato anche un video per mostrarvi come è semplice gestire in multi struttura case vacanza affittacamere o alberghi diffusi col nostro software.

Il problema principale nella gestione prenotazioni affittacamere si ha in particolare con la difficoltà nella separazione dei dati degli alloggiati e dell’ISTAT, momento nel quale è difficile scindere i dati delle diverse strutture.
Per risolvere questo problema, abbiamo creato nel menù accessori una tabella strutture in cui è possibile specificare le diverse strutture a nostra disposizione, ognuna coi propri dati fiscali e i propri progressivi.
Sempre nella gestione strutture ci sono due flag: uno per attivare il funzionamento multi struttura (i cui impatti sul software vedremo dopo) e l’altro per scegliere se si vuole mantenere lo stesso progressivo e i dati contabili per tutte le strutture o meno.
Una volta attivata la gestione multi struttura innanzitutto occorre agganciare camera per camera a quale struttura appartengono.
Sul tableau comparirà una casella nella quale è possibile filtrare le camere per struttura.
Quando si clicca sul pulsante ISTAT è possibile filtrare la struttura alberghiera per la quale si vogliono filtrare i dati e stessa cosa cliccando sul pulsante alloggiati web che serve per creare il file da inviare mediante il portale alloggiati.
Tra un pò di tempo applicheremo la modifica anche ai documenti vari.
Questa funzione è molto utile per la gestione di case vacanza e affittacamere ed albergo diffuso.
I vostri suggerimenti sono ben accetti per migliorare la funzionalità.

Split payment gestione scissione dei pagamenti

split-payment-iva-scissione-pagamenti-come-funziona-300x176 Split payment gestione scissione dei pagamenti
split-payment-iva-scissione-pagamenti-come-funziona

La scissione dei pagamenti, detta anche split payment, è un meccanismo utilizzato in hotel quando un ospite della pubblica amministrazione richiede una fattura con la quale è la PA a versare l’IVA direttamente all’erario e non l’albergo.

 L’articolo 1 della legge di Stabilità 2015 ha previsto per le pubbliche amministrazioni che acquistano beni  e servizi qualora non siano soggetti passivi dell’IVA di versare direttamente all’erario l’imposta sul valore aggiunto addebitata in fattura dai loro fornitori.

Il Dm 23 gennaio 2015 ha stabilito infatti che il versamento dell’imposta a seguito di scissione dei pagamenti deve essere effettuato dalle pubbliche amministrazioni.

Ecco la dicitura split payment in fattura :

Operazione con scissione dei pagamenti o split payment- art.17-ter DPR 633/72

Per lo split payment esempio fattura può essere il seguente:

Soggiorno Vs Gruppo dal 25/01/2018 al 26/01/2018.

IMPONIBILE € 1200

IVA 10% € 120

____________

TOTALE € 1320

IVA A VS CARICO € 120

____________

NETTO DA PAGARE € 1200

Operazione con scissione dei pagamenti o split payment – Art.17-ter DPR 633/72

Ricordiamo che lo split payment è obbligatorio per:

  • Stato;
  • organi statali ancorché dotati di personalità giuridica;
  • enti pubblici territoriali e dei consorzi tra essi costituiti;
  • Camere di Commercio;
  • Istituti universitari;
  • ASL e degli enti ospedalieri;
  • enti pubblici di ricovero e cura aventi prevalente carattere scientifico;
  • enti pubblici di assistenza e beneficienza;
  • enti di previdenza;
  • consorzi tra questi costituiti.

In caso di ritardo e omesso versamento IVA da parte della PA, è prevista una sanzione pari al 30% dell’importo non versato.

Per gestire questa cosa in hotelpedia abbiamo inserito un nuovo pallino nella gestione documenti vari accanto a quelli fattura ricevuta e nota di credito.

Selezionando il pallino relativo alla scissione dei pagamenti il sistema scriverà la frase in grassetto in calce alla fattura ed aggiungerà tra il netto da pagare ed il totale fattura la riga che assegna l’iva a carico della pubblica amministrazione.

Poi è sufficiente generare normalmente la fattura come una qualsiasi fattura ai clienti dell’albergo.

Prenotazione albergo per allestimento

La prenotazione albergo per allestimento è una nuova importantissima funzione del nostro pms che cambierà radicalmente il modo di inserire le prenotazioni, aprendo nuove prospettive di hotelpedia come gestionale alberghiero per grandi strutture.

Con questa nuova funzione infatti sarà possibile visualizzare il planner per disponibilità e non più per camere. Le prenotazioni di conseguenza sarà possibile inserirle anche solamente in base all’allestimento e non più obbligatoriamente per camera. Naturalmente è possibile anche continuare a lavorare con la vecchia modalità.

E’stato implementato il nuovo planner dell’albergo per allestimento cui è possibile accedere dal menù movimentazione cliccando sulla voce disponibilità per allestimento cui è stato assegnato il  tasto veloce F10.

Il nuovo planner si presenta con le seguenti colonne.

La data del giorno (con il giorno della settimana accanto in rosso i weekend) cliccandola si vede la lista delle prenotazioni del giorno con e senza camera. Facendo doppio click su una prenotazione senza camera cliccando su assegna camera sarà possibile abbinarla.

L’evento dove è possibile abbinare con la nuova gestione eventi dell’albergo tutti gli eventi a cui vogliamo dare risalto come ad esempio fiere e mostre d’arte del paese dove ci troviamo.

Poi abbiamo una serie di valori generali delle camere totali del giorno

  • Le camere totali libere
  • Le camere totali occupate
  • La percentuale di occupazione
  • Le camere assegnate cioè con un numero camera assegnato
  • Le prenotazioni confermate
  • Le prenotazioni opzionate con dei giorni di validità
  • Le prenotazioni in waiting list ossia fuori plateaux
  • Le camere in manutenzione 

Poi cominciano i dati delle camere libere ed occupate per tutti gli allestimenti disponibili. E’ importante mantenere sempre allineati gli allestimenti disponibili, gli allestimenti delle camere e delle prenotazioni altrimenti potremmo riscontrare dati inconguenti.

Alcuni dati vengono mostrati in rosso per sollevare subito un allarme alla reception. Una percentuale di occupazione dell’albergo inferiore al 30% oppure camere libere nei fine settimana sono dei parametri di allerta per l’albergatore che vengono evidenziati sul planner.

prenotazione-albergo-per-disponibilita Prenotazione albergo per allestimento

prenotazione albergo per allestimentoSulla schermata principale troviamo il tasto aggiungi prenotazione, con cui sarà possibile caricare una nuova prenotazione solo per allestimento ma svincolata dalle camere.

Il tasto prenotazioni del giorno consente invece di mostrare una lista delle prenotazioni del giorno ed assegnare eventualmente camere a prenotazioni con allestimento ad esempio il giorno prima dell’arrivo.

La cosa simpatica è che in questa schermata è possibile riassegnare tutte le camere e quindi a livello logistico della struttura alberghiera è una funzione molto comoda.

Manutenzione camere albergo

manutenzione-camere-albergo-300x160 Manutenzione camere albergo
manutenzione camere albergo

Con la gestione manutenzione camere albergo è possibile mettere alcune camere dell’albergo in manutenzione per una serie di giorni.

Può capitare infatti nel corso del normale esercizio della struttura ricettiva che si debbano fare lavori di ristrutturazione alle camere come ad esempio l’installazione di un impianto di domotica o la sostituzione del centralino o la sostituzione dei letti o la ritinteggiatura della camera.

Queste camere in manutenzione non devono quindi essere utilizzabili in questo periodo.,

camere-albergo-manutenzione-300x128 Manutenzione camere albergo
camere-albergo-manutenzione

Le camere che vengono indicate come in manutenzione non sono prenotabili e sono indicate come in manutenzione sia sul planner con l’apposito colore indicato  nelle impostazioni generali, sia sul planner delle disponibilità per allestimento.

 

Gestione eventi albergo e ricorrenze annuali

gestione-eventi-albergo-300x168 Gestione eventi albergo e ricorrenze annuali
gestione-eventi-albergo

La gestione eventi albergo è molto importante da visualizzare sul planner per vendere in maniera più efficace le nostre camere. Oltre alle classiche festività come Natale e Pasqua, se viviamo ad esempio in una città dove si tengono ogni anno molti eventi come ad esempio il BTO a Firenze oppure ad esempio il Roma Food Day o il concerto di Natale in Duomo a Milano, è utile visualizzarlo accanto alle disponibilità giornaliere in quanto sappiamo che in quel periodo sicuramente avremo una maggiore affluenza e quindi potremmo vendere le nostre camere ad un prezzo superiore.

Per la revenue management è infatti importante variare ogni giorno i prezzi di vendita delle camere in funzione degli eventi offerti dalla città in cui ci troviamo programmando le tariffe in anticipo senza farci cogliere impreparati e studiando anche le mosse della concorrenza.

Per l’inserimento degli eventi occorre o cliccare direttamente sulla colonna evento vuota del planner disponibilità, oppure nel menù strumenti utilizzare l’apposita gestione eventi albergo che ci consente anche di inserirle per periodo come ad esempio un evento alla mostra d’Oltremare a Napoli che dura dal 3 gennaio al 6 gennaio.

Istat Regione Campania

istat-c59-regione-campania-2018-150x150 Istat Regione Campania
come cambia la nuova procedura istat della regione campania

Molti si saranno fatti la domanda: quando entra in vigore la nuova procedura per l’invio dei dati ISTAT della Regione Campania?
Vi spieghiamo come cambia quindi la procedura che è stata finalmente uniformata a livello regionale.
Dal 1 Gennaio 2018 entrerà in vigore la nuova procedura di invio del modello C59 per quanto riguarda la Regione Campania.

Scarica la comunicazione ufficiale della Regione Campania

Dove inviare i dati istat?

Questa nuova procedura invio istat C59 avrà come punto di riferimento il portale regionale www.rilevatoreturistico.regione.campania.it e consentirà alle strutture ricettive di inviare ogni giorno i dati delle movimentazioni in arrivo e in partenza nella struttura alberghiera.
I dati potranno essere caricati manualmente cliccando nell’area a sinistra della schermata sul menù Gestisci Modello C59 e caricando ogni giorno i dati degli arrivi e delle partenze degli ospiti dell’albergo, oppure se si è dotati di un pms compatibile con la nuova procedura istat regione campania sarà possibile l’invio dati istat campania estrapolando i dati direttamente dal gestionale alberghiero.

Quali dati inviare al portale Regione Campania?

I dati inviati all’istat saranno:
La Data di Riferimento arrivi/partenze in formato DDMMYYYY
Il Codice Nazione di provenienza del cliente Numerico (fino a 3 cifre)
Il Numero di Arrivi in formato Numerico ed il Numero totale di arrivi riferiti alla Nazione 

Nuova procedura di invio dati istat della Regione Campaniao alla Provincia indicata
Il Numero di Partenze in formato Numerico ed il Numero totale di partenze riferite alla Nazione o alla Provincia indicata
Il Numero di Camere occupate

La funzione sarà disponibile in Hotelpedia scegliendo dalla tendina posta nel menù configurazione chiamata scelta procedura istat la voce Istat Regione Campania.

Contatti ente provinciale del Turismo

Vi riportiamo una serie di recapiti utili telefono e mail delle persone responsabili per l’EPT nelle varie sezioni della Campania per ottenere maggiori informazioni a riguardo:

EPT AVELLINO 082574731 [email protected]
EPT BENEVENTO 0824319937 [email protected]
EPT CASERTA 0823550028 [email protected]
EPT NAPOLI 0814107211 [email protected]
AACST NAPOLI 081402394 [email protected]
AACST CAPRI 0818375308 [email protected]
AACST CASTELLAMMARE 0818711334 [email protected]
AACST ISCHIA 0815074231 [email protected] 

AACST POMPEI 0818507255 [email protected]
AACST POZZUOLI 0815261481 [email protected]
AACST SORRENTO 0818074033 [email protected]
AACST VICO EQUENSE 0818015752 [email protected]
EPT SALERNO 089230405 [email protected]
AACST AMALFI 089871107 [email protected]
AACST CAVA DEI TIRRENI 089341605 [email protected]
AACST MAIORI 089877452 [email protected]
AACST PAESTUM 0828811016 [email protected]
AACST POSITANO 089875067 [email protected]
AACST RAVELLO 089857096 [email protected]

Naturalmente noi di Micropedia faremo di tutto affinchè la procedura sia operativa già dalla fine di dicembre per entrare in produzione per gli alberghi il giorno di capodanno.

Una cosa molto importante da tenere presente è che il primo file che va genenerato è quello del 31 dicembre 2017 che conterrà oltre agli arrivi eccezionalmente anche i presenti nella notte e che servirà da punto di partenza per l’invio del file del primo gennaio.