Aggiornamenti Hotelpedia

Migliorie GDPR con la versione 607

crittografia-pms-gdpr-300x156 Migliorie GDPR con la versione 607
Se non si è in possesso del consenso i dati dei clienti vanno crittografati o cancellati e quindi ovunque nel pms compariranno crittografati anche sul planner

Con il rilascio delle prime release di Hotelpedia gdpr compliant arrivano segnalazioni e suggerimenti da parte di clienti e consulenti.

Abbiamo appena rilasciato la versione 1.0.0.607 che contiene le seguenti migliorie al processo GDPR:

  • Ottimizzazione della fase di logout automatico dopo 10 minuti di inattività che apriva una finestra di logout ogni 10 minuti
  • Nel menù GDPR aggiunta una nuova voce che consente all’utente di modificare la propria password personale
  • L’amministratore puo’ impostare le password agli utenti ma entrando in gestione utenti non le vede in chiaro ma crittografate
  • Nel menù GDPR è stata aggiunta una nuova funzione per la crittografazione massiva dei dati per evitare di crittografare a mano tutti i clienti per i quali non si è ancora in possesso del consenso.

 

Tassa di soggiorno Milano

Imposta di soggiorno nel comune di milano

tassa-soggiorno-comune-milano-300x200 Tassa di soggiorno MilanoL’imposta di soggiorno è dovuta da tutti coloro che, non residenti, soggiornano nelle strutture ricettive alberghiere presenti nel Comune di Milano.

Le entrate derivanti dall’imposta di soggiorno servono ad interventi relativi a servizi turistici nonché al recupero e/o manutenzione dei beni culturali e ambientali della città di Milano.

Le tariffe si applicano per persona e per giorno di permanenza, prendendo come riferimentola data di arrivo.

L’operazione di check-In è requisito per l’applicazione dell’imposta.

La tariffa oscilla dai due ai cinque euro a seconda della struttura.

Esenzioni tassa di soggiorno Milano

Comw riporta il sito del Comune di Milano, sono esenti dal pagamento dell’imposta di soggiorno:

  1. I minori fino al diciottesimo anno di età;
  2. I giovani fino a 30 anni che pernottano negli Ostelli per la Gioventù, gestiti da soggetti pubblici o privati per il conseguimento di finalità sociali, culturali ed educative, così come definito dalla vigente normativa regionale;
  3. I familiari e/o affini o comunque accompagnatori, limitatamente al periodo di ricovero, di soggetti la cui degenza avverrà presso le strutture sanitarie presenti sul territorio della provincia di Milano saranno esentati previo rilascio di attestazione resa in base alle disposizioni di cui agli articoli 46 e 47 del D.P.R. n. 445 del 2000 e successive modificazioni, volta a dichiarare che il soggiorno presso la struttura ricettiva è finalizzato all’assistenza sanitaria nei confronti del familiare;
  4. I soggetti che, a seguito di ricovero ospedaliero, proseguono le cure presso le strutture sanitarie milanesi e della Provincia di Milano ed i relativi accompagnatori;
  5. Coloro che  soggiornano nei  residence, case e appartamenti per vacanze e nelle case per ferie gestite da enti no profit, come sopra individuati,  per il  periodo di permanenza oltre  il quattordicesimo giorno consecutivo. Se la consecutività si interrompe, si ricomincia il conteggio per i successivi pernottamenti.
  6. Il personale appartenente alle forze dell’Ordine e/o forze armate che per ragioni di servizio alloggia nella Città di Milano e limitatamente al servizio medesimo;
  7. Gli studenti universitari di età non superiore a 26 anni, iscritti agli Atenei milanesi, che alloggiano nelle strutture ricettive.
  8. Le persone con disabilità più gli accompagnatori;
  9. Tutti i volontari coordinati dalla Protezione Civile provinciale, regionale e nazionale e gli appartenenti ad associazioni di volontariato in caso di calamità e grandi eventi individuati dall’Amministrazione.
  10. Coloro i quali sono stati alloggiati nelle strutture ricettive a seguito di provvedimenti adottati dalle autorità pubbliche e/o dallo stesso Comune di Milano per far fronte a situazioni di emergenza sociale o di natura straordinaria.

Solo il Comune di Milano, e non l’ospite, comunica, preventivamente, alle strutture ricettive le motivazioni di ordine e pubblica sicurezza che consentono la non applicazione dell’imposta.

Riduzioni tassa di soggiorno a Milano

L’imposta dovuta può essere ridotta nei limiti del 50% per eventi congressuali e fieristici di rilevante importanza, l’agevolazione è condizionata ad una riduzione dei prezzi praticati dalle strutture pari almeno al 20%.

Come ottenere l’esenzione o la riduzione dell’imposta di soggiorno a Milano

Coloro che hanno diritto all’esenzione o alla riduzione dell’imposta sono tenuti a compilare la modulistica prevista, disponibile presso i gestori delle strutture ricettive.

Fatturazione elettronica albergo

Negli ultimi tempi c’è stata una variazione del quadro normativo in tema di fatturazione elettronica e conservazione sostitutiva.

Fatturazione elettronica normativa

Tra gli obiettivi dell’Amministrazione Finanziaria e del governo con la nuova Legge di Bilancio 2018 c’è l’introduzione dell’obbligo della a fattura elettronica tra privati per cui anche per i rapporti B2B business to business a partire dal 1° gennaio 2019 mentre è stato introdotto l’obbligo della fatturazione elettronica dal 1° luglio 2018 per le seguenti fatture:

  • le cessioni di benzina o di gasolio destinati ad essere utilizzati come carburanti per motore;
  • le prestazioni rese da subappaltatori e subcontraenti della filiera delle imprese che partecipano ai contratti di appalto di lavori, servizi o forniture stipulati con un’amministrazione pubblica.

Il “clamore” sulla Fatturazione elettronica è legato alla forte attenzione che ricade sul documento Fattura in quanto   oltre a stampare i dati che si ricevono creando un documento cartaceo che costituirà l’evidenza “legale” del documento stesso esattamente come la fattura che si riceve via posta, bisognerà inviarlo elettronicamente   in formato elaborabile e ove richiesto adottando la conservazione digitale a norma.

Per il ricevente sussiste la necessità di acquisire la data di ricezione della fattura elettronica.

Per cui se sentite parlare di fattura elettronica tra privati fattura elettronica B2B e fattura B2B o fattura elettronica business to business state tranquilli perché stanno parlando tutti della stessa cosa

Insomma una rivoluzione digitale che permette di inviare fatture in forma elettronica e di compilarle e mandare a clienti commercialisti e a tutti i diretti interessati in maniera semplice virtualizzando tutto e senza necessità di ricorrere quindi alla carta.

Questa cosa impatterà fortemente anche sulla fatturazione hotel.

Fatturazione elettronica come fare

Hotelpedia consente di gestire la fatturazione elettronica verso la pubblica amministrazione in maniera molto semplice.

Gestire la fatturazione elettronica software non è mai stato così semplice.


Come prima operazione occorre compilare in configurazione impostazioni la nuova linguetta Dati fattura PA CHE SONO OBBLIGATORI.

dati-pa-impostazioni Fatturazione elettronica albergo

 

Per effettuare l’operazione poi è necessario che il capocamera sia abbinato ad una azienda per la quale siano stati compilati in anagrafica tutti i campi obbligatori.
azienda-pa Fatturazione elettronica albergo
In particolare è importante indicare il codice esenzione per le aziende esenti IVA.
Tutti i campi che hanno nella descrizione PA sono obbligatori per generare una fattura elettronica,
Una volta selezionato tipo documento fattura elettronica in fase di check out, il sistema genererà sul desktop il file xml della fattura corrispondente.
Le fatture elettroniche generate sono disponibili nel menù amministrazione sottomenù fatture elettroniche, dove tra l’altro troverete altre comode funzioni per la verifica e la visualizzazione del contenuto del file XML, oltre che la documentazione ministeriale per la conservazione di cui il gestionale non si occupa, ma occorre affidarsi ad un servizio di terze parti.
Gli xml generati vengono comunque salvati in formato binario all’interno del database per poter all’occorrenza essere rigenerati.
Nel menù fattura elettronica troviamo sia le fatture elettroniche che le eventuali note di credito generate a fronte delle fatture stesse.
fattura-elettronica-pa-albergo Fatturazione elettronica albergo
E’possibile dallo stesso menù anche annullare le fatture elettroniche e stiamo predisponendo la stessa funzione che c’e’ anche in fase di Checkout per poterle riemettere con lo stesso progressivo come si fa per le fatture tradizionali.

GDPR alberghi 25 maggio

guida-gdpr-hotel-300x289 GDPR alberghi 25 maggioA partire dal 25 maggio 2018 anche per gli alberghi è direttamente applicabile in tutti gli Stati membri il Regolamento Ue 2016/679, noto come gdpr(General Data Protection Regulation) –relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento e alla libera circolazione dei dati personali.

 

Le violazioni comportano multe fino al 4% del fatturato.

Anche i software gestionali per hotel devono adeguarsi a questa normativa GDPR, per cui sono state apportate al gestionale Hotelpedia una serie di modifiche finalizzate all’adeguamento alla nuova norma pertanto per evitare sanzioni.

Quella che segue è una sorta di gdpr alberghi, una sorta di guida gdpr per hotel

Accesso ai dati limitato

software-conforme-gdpr-300x128 GDPR alberghi 25 maggioL’accesso al programma verrà obbligatoriamente permesso solo attraverso la maschera di login. Quindi il flag presente nel menù configurazione – impostazioni generali – gestione ad utenti – diventerà automatico. Questo perché bisogna garantire la riservatezza dei dati. Vi invitiamo ad attivare fin da subito questo flag e configurare gli utenti.

Verrà prevista anche una funzione di logout automatico degli operatori reception per prevenire accessi indesiderati se l’operatore si allontana dal desk per qualche minuto (dopo 10 minuti di inattività).

La password scade e bisogna cambiarla una volta al mese.

Verrà indicata una mail obbligatoria per gli utenti cui ricevere la password dimenticata.

Sarà prevista anche una gestione dei turni in albergo sugli operatori della reception in modo che gli utenti del pms potranno accedere solo in determinate fasce orarie.

L’unico operatore in grado di accedere sempre sarà l’amministratore.

Per ogni operatore è possibile limitare gli accessi solo a determinate funzioni del programma.

Audit degli accessi

Nel menù configurazione troverete un nuovo menù GDPR con sottomenù LOG ACCESSI che vi riporterà il nome dell’utente e l’ora dell’accesso al programma. Questo sempre per tutelare la riservatezza dei dati.

Richiesta del consenso al trattamento per gestionale alberghiero

Ogni cliente che registrate al check in o in prenotazione deve firmarvi un ESPLICITO CONSENSO ALL’INSERIMENTO IN UN SOFTWARE GESTIONALE AI FINI ESCLUSIVI DELLA GESTIONE DEL SOGGIORNO, DELLA COMUNICAZIONE DATI ALLA QUESTURA E AI FINI ISTAT. AGGIUNGERE CHE POTREBBE ESSERE CONTATTATO AI FINI MARKETING PER PROMOZIONI SU SOGGIORNI FUTURI.

Crittografia e cancellazione dei clienti senza privacy

Nell’anagrafica clienti è già presente un flag PRIVACY che dovete utilizzare per indicare i clienti che vi hanno dato il consenso di cui al punto 3. Senza consenso non potrete utilizzare il modulo marketing e i dati personali dopo il 25 maggio saranno nascosti.

Accesso ai dati espliciti del consenso

Nell’anagrafica clienti sarà possibile allegare il file col consenso firmato.

Tutti i clienti senza consenso privacy dopo il 25 maggio avranno crittografati nome cognome email  partita iva numeri di telefono in anagrafica clienti e non saranno stampabili in alcun modo i dati.

Il consenso verrà raccolto anche per gli ospiti per cui il flag privacy verrà esteso anche alla maschera del check in per raccogliere il consenso dei maggiori di 16 anni.

Cancellazione dei dati obsoleti e diritto all’oblio

Nel menù configurazione è presente un menù storicizzazione archivi (Che sarà spostato nel nuovo menù GDPR) che consente di cancellare i dati pregressi inutili. Il GDPR prevede infatti la MINIMIZZAZIONE DEI DATI e quindi evitare di conservare dati personali di clienti che non soggiornano da tempo o non hanno mai soggiornato

Data audit degli accessi al sistema

Nel menù configurazione sottomenù GDPR verrà creato un menù data audit dove utente per utente verranno salvati tutti gli eventi relativi ad esportazione di dati personali. Esempio stampa di una fattura, stampa di un elenco clienti, esportazione di indirizzi email dalla funzione marketing.

Richiesta dei dati del trattamento

Nel menù configurazione sottomenù GPDR verrà creato un menù esportazione dati cliente per i clienti che richiedano i propri dati personali

Diritto all’oblio

Sull’anagrafica clienti verrà creato un pulsante diritto di OBLIO che cancellerà i dati personali del cliente mettendo delle X al posto di tutti i dati sensibili di fatto cancellando il dato ma evitando malfunzionamenti al programma per problemi di relazioni

Qualora decidessimo altre azioni verrete prontamente informati. Se siete a conoscenza di altre migliorie necessarie alla messa a norma del prodotto siamo pronti all’ascolto.

Il mio albergo è in regola col GDPR?

Innanzitutto vi forniamo un link per leggere la normativa ufficiale del garante

Guida all’applicazione del nuovo GDPR del 25 maggio in materia di dati personali.

Per verificare  se l’albergo è conforme al GDPR dobbiamo farci le seguenti domande ed ovviamente consultare un consulente:

  • E’ stato gia’ redatto in precedenza il DPS sulla Privacy?
  • E’ mai stato fatto un corso di formazione sulla Sicurezza Informatica in passato?
  • Quante Risorse Umane hanno Accesso ai Dati?
  • Esiste un responsabile Informatico in Azienda?
  • Quanti Elaboratori Elettronici Computer Desktop abbiamo?
  • Quanti portatili o Tablet o Notebook o Netbook ci sono in giro?
  • Gli elaboratori portatili vengono lasciati in azienda oppure e’ concesso agli utenti di portarli a casa?Gli elaboratori elettronici collegati in rete tramite lan?
  • Gli elaboratori elettronici collegati in rete tramite wifi?
  • La rete wifi è protetta?
  • L’accesso ai PC e ai software è protetto?
  • Quanti telefoni / smartphone sono dotati di accesso ad informazioni aziendali?
  • Gli armadietti dove sono custodite le fatture, gli alloggiati i dati inviati alla questura sono chiusi a chiave?
  • I sistemi sono protetti da firewall software?
  • I Sistemi sono protetti da antivirus?
  • La verifica  degli aggiornamenti Antivirus e Antimalware viene compiuta regolarmente?
  • E’ presente un server aziendale?
  • La stanza dove si trova il server è chiusa a chiave?
  • Il server è protetto da password?
  • Con quale regolarita’ viene effettuato l’aggiornamento dei software?
  • Esiste un software di lan inventory ?
  • In albergo utilizzate un Server Proxy per la connessione ad Internet ?
  • Esiste un sistema di videosorveglianza?
  • Esiste un sistema di monitoraggio degli ingressi?
  • Esiste una rappresentanza sindacale in azienda (RSU)?
  • Sono presenti dati sensibili in albergo?
    I dati sensibili negli hotel sono quasi sempre quelli trattati dai datori di lavoro per la gestione delle assenze per malattia e per le ritenute sindacali da effettuare sulla busta paga e i dati dei clienti.
  • Ci sono dati sensibili trattati sia su supporto cartaceo che informatico?I Dati sensibili sono appartenenti a utenti in italia e/o estero?I Dati sensibili sono custoditi presso una sola sede?I Dati sensibili sono custoditi su quanti pc?
  • I Dati sensibili  sono utilizzati per quali usi?
    Contabili
    Commerciali
    Altro
  • Vi sono dati raccolti tramite moduli nel sito o nei siti internet aziendali?Viene utilizzato un sistema di backup dei dati lato server ?
  • Effettuate un backup del database dei vostri dati?
  • Per Hotelpedia nel caso della versione cloud ci pensiamo noi ogni notte per la versione stand alone dovete pendarci voi impostando il percorso di backup nelle impostazioni generali e tenendo una chiavetta sempre collegata al PC
  • Viene utilizzato un sistema di backup dei dati lato client per permettere ai dipendenti di effettuare un backup autonomo dei dati non salvati nei percorsi di rete?
  • I dati aziendali vengono criptati?
  • I moduli che utilizzo per la raccolta del consenso sono aggiornati?

Il consenso del cliente dell’albergo non è richiesto per:

  • Trattamento di dati dei clienti o ospiti acquisiti dalla struttura ricettiva per confermare una prenotazione di servizi di alloggio e servizi accessori, e per fornire i servizi richiesti (generalità e recapiti, codice fiscale e/o partita Iva, estremi carte di credito e debito forniti a garanzia e/o a saldo, elenco servizi e prodotti richiesti e acquistati, data di arrivo e partenza, eccetera). Tali trattamenti sono necessari per la definizione dell’accordo contrattuale e per la sua successiva attuazione, e pertanto occorre informare il cliente che non è richiesto il suo consenso (tranne nel caso in cui siano conferiti dati particolari, cosiddetti sensibili). In caso di rifiuto a conferire i dati personali, tutti o alcuni servizi non potranno essere forniti. Occorre informare il cliente che il trattamento cesserà alla sua partenza, ma alcuni suoi dati personali potranno o dovranno continuare ad essere trattati per altre finalità, da indicare specificatamente (descritte di seguito)
  • Trattamento di dati dei clienti o ospiti per adempiere all’obbligo previsto dal “Testo unico delle leggi di pubblica sicurezza” (articolo 109 R.D. 18.6.1931 n. 773) che impone di comunicare alla Questura, per fini di pubblica sicurezza, le generalità dei clienti alloggiati secondo le modalità stabilite dal Ministero dell’Interno (Decreto 7 gennaio 2013) (generalità ed estremi dei documenti di riconoscimento, data di arrivo e notti di pernottamento, relazioni di parentela, eccetera). Occorre informare il cliente che il conferimento dei dati è obbligatorio ed il trattamento non richiede il suo consenso, ed in caso di rifiuto a fornirli non potrà essere ospitato nella struttura ricettiva. I dati acquisiti per tale finalità non saranno conservati presso la struttura ricettiva, a meno che il cliente non fornisca specifica autorizzazione
  • Trattamento di dati dei clienti o ospiti per adempiere ai vigenti obblighi amministrativi, contabili e fiscali (generalità e recapiti, codice fiscale e/o partita Iva, estremi carte di credito e debito forniti a saldo, servizi e prodotti acquistati riportati negli estratti conto e nei documenti fiscali, eccetera). Occorre informare il cliente che per tali finalità il trattamento è effettuato senza necessità di acquisire il consenso del cliente. Occorre inoltre informarlo che alcuni dati vengono comunicati a terzi in adempimento ad obblighi di legge (ad esempio spesometro, eccetera), e che in caso di rifiuto a conferire i dati necessari per gli adempimenti sopra indicati, non potranno essere forniti i servizi richiesti. Occorre infine informare che per tali finalità i dati vengono conservati presso la struttura ricettiva per il tempo previsto dalle rispettive normative (10 anni, e anche oltre in caso di accertamenti fiscali)
  • Trattamento di dati per fini di protezione delle persone, della proprietà e del patrimonio aziendale attraverso un sistema di videosorveglianza. Occorre informare clienti e ospiti nel caso in cui sia installato un sistema di videosorveglianza di alcune aree della struttura ricettiva, individuabili per la presenza di appositi cartelli, e se le immagini siano o meno registrate. Occorre inoltre informare che per tale trattamento non è richiesto il consenso, in quanto persegue il legittimo interesse dell’azienda a tutelare le persone ed i beni rispetto a possibili aggressioni, furti, rapine, danneggiamenti, atti di vandalismo e per finalità di prevenzione incendi e di sicurezza del lavoro. Nel caso in cui le immagini siano registrate, occorre informare che si provvede alla loro cancellazione nei termini previsti dal Garante (dopo 24 ore, salvo festivi o altri casi di chiusura dell’esercizio, e comunque non oltre una settimana) e che non sono oggetto di comunicazione a terzi, tranne nel caso in cui si debba aderire ad una specifica richiesta investigativa dell’autorità giudiziaria o di polizia giudiziaria

Il consenso del cliente è obbligatorio invece per :

  • Trattamento di dati dei clienti e ospiti effettuato per accelerare le procedure di registrazione in caso di successivi soggiorni (generalità, estremi dei documenti di riconoscimento, recapiti, eccetera). Per tale finalità il cliente deve esprimere il consenso, revocabile in qualsiasi momento. L’azienda deve stabilire un termine massimo per la conservazione di tali dati, da riportare nella informativa

 

  • Trattamento di dati per espletare la funzione di ricevimento di messaggi e telefonate indirizzati al cliente durante il suo soggiorno (generalità, presenza presso la struttura ricettiva, eccetera). Per tale finalità è necessario il consenso del cliente. Il cliente va informato della possibilità di revocare il consenso in qualsiasi momento e che il trattamento cesserà comunque alla sua partenza

 

Per ulteriori informazioni consulta la guida completa al GDPR

Quali moduli devo utilizzare per il GDPR?

regalo-300x300 GDPR alberghi 25 maggioAlla reception dell’albergo dovrai utilizzare dei nuovi moduli per la raccolta del consenso sia degli ospiti italiani che degli ospiti stranieri con un modulo a parte per i minori.

Noi di Micropedia ti offriamo in regalo i moduli per la raccolta del consenso in formato word che potrai quindi personalizzare scaricando senza impegno una versione di prova del nostro gestionale Hotelpedia.

Che aspetti? Mettiti in regola in albergo col GDPR!

scarica-pms-gratis GDPR alberghi 25 maggio

Ricette cucina e food cost

Nell’ambito della gestione ristorante abbiamo implementato le ricette per le varie portate con lo scarico magazzino.

ricette-cucina-distinta-base-scarico-magazzino-1024x520 Ricette cucina e food cost
Ricette cucina con esplosione distinta base e scarico magazzino ristorante

Lo scopo è fare food cost tra le comande inserite e il costo effettivo dei piatti. In questo modo, inserendo la distinta base, possiamo sapere se stiamo vendendo le nostre portate al prezzo giusto o siamo in perdita perchè acquistiamo le materie prime a prezzi troppo alti o non stiamo applicando il giusto prezzo al nostro menù.

All’interno del menù ristorante, abbiamo creato un terzo pannello che segue i gruppi di portate e le portate e sarebbero le materie prime necessarie per realizzare la portata selezionata.

Queste portate al momento della chiusura del tavolo verranno scaricate attraverso una funzione di scarico magazzino ristorante.

 

Revisione manuale utente 2.0

Abbiamo rilasciato ieri la versione aggiornata del manuale utente ver. 2.0 con tutte le nuove implementazioni degli ultimi anni.

Il nostro è un gestionale che cambia ogni giorno per cui è complicato effettuare spesso delle revisioni di manuale.

Dopo alcuni anni ci siamo preoccupati di questo aspetto e pertanto adesso nel menù aiuto del programma e nel menù principale sul lato destro del sito potrete consultare e scaricare in formato pdf il manuale aggiornato alla versione 2.0 del 27 febbraio 2018.

Abbiamo aggiunto alcune tra le nuove funzioni non documentate nel manuale versione 1.4 come ad esempio la gestione dei gruppi, la gestione del planner senza assegnazione fisica della camera e la sezione di revenue management che è una delle ultime grosse innovazioni.

Seguiranno naturalmente altri aggionamenti perchè avendo fatto una revisione completa non potevamo scrivere un help molto dettagliato e le faq ma ci arriveremo nelle prossime versioni.

Ecco il link per scaricare la versione 2.0 del manuale utente Hotelpedia.

Gestione affittacamere multi struttura con un unico software

Molte volte al momento dell’acquisto di un nuovo programma per la gestione affittacamere e ci scontriamo col problema di voler gestire con un unico programma più strutture contemporaneamente.

Abbiamo preparato anche un video per mostrarvi come è semplice gestire in multi struttura case vacanza affittacamere o alberghi diffusi col nostro software.

Il problema principale nella gestione prenotazioni affittacamere si ha in particolare con la difficoltà nella separazione dei dati degli alloggiati e dell’ISTAT, momento nel quale è difficile scindere i dati delle diverse strutture.
Per risolvere questo problema, abbiamo creato nel menù accessori una tabella strutture in cui è possibile specificare le diverse strutture a nostra disposizione, ognuna coi propri dati fiscali e i propri progressivi.
Sempre nella gestione strutture ci sono due flag: uno per attivare il funzionamento multi struttura (i cui impatti sul software vedremo dopo) e l’altro per scegliere se si vuole mantenere lo stesso progressivo e i dati contabili per tutte le strutture o meno.
Una volta attivata la gestione multi struttura innanzitutto occorre agganciare camera per camera a quale struttura appartengono.
Sul tableau comparirà una casella nella quale è possibile filtrare le camere per struttura.
Quando si clicca sul pulsante ISTAT è possibile filtrare la struttura alberghiera per la quale si vogliono filtrare i dati e stessa cosa cliccando sul pulsante alloggiati web che serve per creare il file da inviare mediante il portale alloggiati.
Tra un pò di tempo applicheremo la modifica anche ai documenti vari.
Questa funzione è molto utile per la gestione di case vacanza e affittacamere ed albergo diffuso.
I vostri suggerimenti sono ben accetti per migliorare la funzionalità.

Agenzie alberghiere

agenzie-viaggi-300x169 Agenzie alberghiereLe agenzie alberghiere con le quali lavorano le strutture ricettive spesso si trovano all’estero e con la vecchia anagrafica presente sul nostro gestionale c’erano alcune difficoltà nel caricamento di numeri telefonici con prefisso internazionale o della partita iva estera che non è di 11 caratteri ma prevede nel caso dell’unione europea quantomeno la sigla internazionale della nazione di appartenenza.

Nella rivisitazione della schermata ci siamo basati un pò sulla gestione aziende che è abbastanza fluida e con l’occasione abbiamo aggiunto altri due numeri di telefono, un’altra mail ed il sito internet.

Ci sono inoltre due campi informativi uno per i dati fiscali dell’agenzia alberghiera ed un campo note che è sempre utile.

Channel manager

Un channel manager è un software on line, una web application che consente di gestire contemporaneamente tutte le OTA alle quali la struttura ricettiva si è registrata per prendere le prenotazioni.

Con l’avvento della multicanalità delle prenotazioni a partire da quelle provenienti dal proprio sito internet fino ai più recenti Tripadvisor e Google Hotel si è reso necessario creare delle web applications che gestissero questi flussi di prenotazioni in maniera automatica.

Un channel manager in pratica è una sorta di contenitore dove confluiscono tutte le prenotazioni che soprattutto gestisce la disponibilità scalandola sui vari portali contemporaneamente, evitando in questo modo problemi di overbooking.

Il channel manager viene integrato al pms attraverso delle web api, che sono in pratica dei web service cui il gestionale si collega inviando una richiesta via xml delle prenotazioni in un certo periodo ed ottenendo come risposta un altro file xml che contiene le prenotazioni.

Una volta ricevute le prenotazioni queste vengono gestite in modo diverso nei vari pms.

Noi ad esempio effettuiamo una mappatura tra le tariffe impostate sul channel manager e le camere fisiche del nostro software, in modo che quando arriva una prenotazione dalle OTA, il receptionist ha già una indicazione di massima sulle camere disponibili ad accogliere questa prenotazione.

Le prenotazioni provenienti dal channel manager noi le mettiamo in una sorta di contenitore temporaneo dove poi il receptionist le abbina alle camere fisiche.

Ovviamente appena arriva una nuova prenotazione, questa viene notificata all’addetto alla reception in modo da provvedere subito all’assegnazione fisica della camera.

Un particolarità del nostro gestionale Hotelpedia rispetto agli altri è che noi gestiamo le prenotazioni dai channel manager in maniera isolata, pertanto possiamo anche mappare più channel manager contemporaneamente all’interno del programma.

Quindi per noi non c’è problema se avete contemporaneamente un account Octorate piuttosto che un account Booking Expert.

I channel sul mercato sono tanti ma ce ne sono diversi che si distinguono in base ad una serie di caratteristiche vincenti che possono essere la semplicità di utilizzo piuttosto che il rapporto qualità prezzo.

Passiamo ad una rapida carrellata di quelli che secondo noi sono in ordine puramente casuale, quindi non è una classifica, i migliori channel manager per le strutture ricettive .

Booking expert

channel-manager-booking-expert-300x153 Channel managerBooking expert è un software della Nexteam una società di Chieti sul mercato dal 2006. Si distingue per la bontà del prodotto, per l’assistenza impeccabile e per le numerose funzioni a disposizione dell’albergatore.

Oltre al channel manager Booking expert comprende altri prodotti tra cui un booking engine

Octorate

channel-manager-octorate-300x153 Channel managerOctorate è un channel manager creato su misura per le piccole e medie strutture che si distingue per la facilità di utilizzo e l’ottimo rapporto qualità prezzo. Tra le funzioni particolari si distingue per Octosite, un servizio che ti permette di creare gratis il tuo sito internet che è responsive ed è gestito direttamente dalla piattaforma on line.

Simple Booking

channel-manager-simple-booking Channel managerSimple booking è uno dei channel manager più diffusi sul mercato e vanta oltre che il channel manager anche un ottimo booking engine. Tra i servizi più interessanti che propone c’è sicuramente la price intelligence che è un algoritmo di rate match che incrocia i prezzi dei vari alberghi , la piattaforma di metasearch e i web analytics report.

Vertical Booking

channel-manager-vertical-booking Channel managerVertical Booking  è il channel manager del Gruppo Zucchetti ed è forse il channel manager più diffuso sul mercato.  E’destinato soprattutto alla fascia medio alta e quindi alle grandi catene alberghiere ed ai villaggi turistici dove i flussi legati alle camere sono molto alti. Gestisce sia un DMS (Destination management system) quindi un sistema di prenotazione basato sulle destinazioni, sia una CRS per gli hotel singoli.

Parity rate

Parity ratechannel-manager-parity-rate Channel manager è un channel manager rinnovato di recente che presenta un listino interessante: può essere infatti acquistato in maniera flat senza limitazioni su camere e portali, a portale oppure stagionale pagando solo i mesi per i quali si utilizza il servizio. Prevede un channel manager, un booking engine un servizio di metasearch ed un GDS.