Ospiti in partenza

Ricordiamo che per mettere gli ospiti di una camera in partenza, c’e’ al di sopra delle 5 tendine per gli ospiti un flag partito cliccando il quale si apre una mascherina per l’inserimento della data partenza. L’ospite non verrà più conteggiato negli alloggiati web, non verrà conteggiato tra i presenti nella stampa dei flussi e sulla tassa di soggiorno in fase di checkout.

Alcuni esempi di messaggi personalizzati


I tag vengono sostituiti automaticamente

Conferma prenotazione

Egregio Sig, [@@cliente] la presente per confermarle la sua prenotazione nell’ [@@NomeAlbergo] dal [@@arrivo] al [@@partenza] nella camera [@@camera] con una tariffa giornaliera di [@@Tariffa] euro.

Cordiali saluti

[@@DatiAlbergo]

Autorizzazione prelievo carta di credito albergo

Il sottoscritto Sig, [@@IntestatarioCarta] autorizza l’ [@@NomeAlbergo] al prelevamento dalla sua carta di credito per euro [@@Acconto] come garanzia sulla prenotazione dal [@@arrivo] al [@@partenza] a nome di [@@cliente]

I dati della carta sono:

Tipo carta [@@TipoCarta]
Numero [@@NumeroCarta]
Scadenza [@@ScadenzaCarta]

Richiesta roominglist (per la gestione sale)

Egregio Sig, [@@cliente] la presente per richiederle la rooming list di tutti gli ospiti che alloggeranno nell’ [@@NomeAlbergo] dal [@@arrivo] al [@@partenza] con il gruppo [@@camera]

Cordiali saluti

[@@DatiAlbergo]

Sollecito bonifico (per la gestione sale)

Egregio Sig, [@@cliente] la presente per richiederle il bonifico relativo al suo soggiorno nell’ [@@NomeAlbergo] dal [@@arrivo] al [@@partenza] con il gruppo [@@camera]

Cordiali saluti

[@@DatiAlbergo]

FAQ su accorciamento soggiorni

Quando si accorciano i soggiorni il plateau si libera ma affinché la camera sia nuovamente opzionabile il giorno dopo e i successivi, se c’è una prenotazione a fronte del soggiorno occorre cancellarla.

Esempio Il Sig. Rossi prenota dal 25 al 30.

Il 25 facciamo il check in e lui va via il 29.

La prenotazione però resta 25-30 e quindi il controllo delle disponibilità dice che la camera è ancora occupata.

Occorre allora cercare la prenotazione con la funzione di ricerca e cancellarla.

Faq portale alloggiati polizia alberghi

Vi riportiamo le domande più frequenti e le risposte della Polizia di Stato inerenti al servizio alloggiati web per l’invio telematico delle presenze giornaliere nelle strutture ricettive.

1. D: Sono titolare di una struttura ricettiva ubicata nella provincia di Siena ma non sono ancora abilitato al sistema “Alloggiati Web” per l’inoltro telematico delle presenze dei clienti che ospito. Cosa devo fare ?
R: è semplice, è sufficiente collegarsi alla pagina web denominata “Carta dei servizi”
presente sul sito della Questura di Siena all’indirizzo
e da lì scaricare il
modello denominato “istanza di abilitazione per alloggiati web”
), compilarlo con i dati richiesti,
allegare copia di un valido documento di identità e copia completa della autorizzazione
comunale in virtù della quale si esercita l’attività ricettiva (licenza, d.i.a. o s.c.i.a. completa
di eventuali ricevute informatiche di presentazione tramite p.e.c.); poi inviare il tutto via fax
al n.0577-201777 oppure via mail (con gli allegati in formato “pdf”) all’indirizzo
[email protected]; una volta ricevuta la formale autorizzazione all’invio
telematico, leggere attentamente la nota che la accompagna ed inviare la mail agli indirizzi
ivi indicati dell’Ufficio Informatico della Questura che provvederà poi, sempre via mail, ad
inviare i due codici necessari (user-id e password) per accedere al sito protetto nazionale
della Polizia di Stato. Da quel momento in poi i dati degli arrivi andranno comunicati con
tale sistema;
2. D.: Qual è la normativa di riferimento per tali adempimenti ?
R.: l’art.109 del T.U.L.P.S. (R.D. 773/1931 e succ. modif.) nonché il D.M. Interno del
7.01.2013.
3. D.: Quanto tempo ho per comunicare le presenze dei clienti ?
R. la comunicazione va fatta entro 24 ore dall’arrivo; per permanenze con durata inferiore
alle 24 ore la comunicazione va fatta all’arrivo stesso (come disposto dal D.M. del
7.01.2013).
4. D: Ho un appartamento che sono solito affittare per brevi periodi a turisti, devo comunicare le presenze con il sistema Alloggiati web e rispettare l’art.109 TULPS?
R: no, se la sua non è una struttura ricettiva classificata ed autorizzata come tale secondo le
leggi e regolamenti nazionali o regionali di settore (in Toscana, vedasi L.R.T. 42/2000 e
L.R.T. 30/2003 per gli agriturismi), non deve adempiere a tali obblighi; nei casi previsti,
dovrà invece provvedere a quelli della c.d. cessione fabbricato, ai sensi dell’art.12 DL 59/1978 oppure ex art. 7 DL  286/1998 in caso di ospitalità a cittadini stranieri (non comunitari). In tali casi la  dichiarazione di “cessione” va fatta all’Autorità locale di P.S. (entro 48 ore dalla cessione dell’immobile), ossia al Questore per gli immobili ubicati nel comune di Siena, al competente Dirigente del Commissariato di P.S. per gli immobili
ubicati rispettivamente nei comuni di Chiusi e Poggibonsi, in tutti gli altri casi al Sindaco
del comune.
5. D: Posso ancora usare le vecchie schedine cartacee di notificazione da far firmare al
cliente?
R: no, l’inoltro delle presenza tramite le c.d.. schedine cartacee di notificazione è stato
abrogato sin dal dicembre 2011, per effetto delle modifiche apportate all’art.109 c.3 TULPS
dall’art.40 c.1. del DL 6.12.2011 n.201. Le presenze vanno segnalate con il sistema telematico “Alloggiati web” o, temporaneamente, nei casi di impedimento tecnico, con il fax al numero dedicato 0577-201553 utilizzando il modello che può scaricare all’indirizzo
, da personalizzare con i dati della sua struttura, la data di arrivo e le generalità dei clienti. 
6. D: oltre all’arrivo va segnalata anche la partenza ?
R: no, l’onere di comunicazione è solo per l’arrivo. Non è previsto alcun obbligo analogo
per le partenze.

7. D: in caso di gruppi o famiglie, ho l’obbligo di chiedere il documento a tutte le persone
o solo al capo gruppo/capo famiglia ?
R: sì, l’art.109 TULPS prevede l’obbligo di dare alloggio solo a persone munite di carta di
identità o altro valido documento
. Vanno quindi identificati tutti i componenti di eventuali
gruppi o famiglie. In sede di inserimento dei dati nel portale telematico “Alloggiati Web” il sistema permette comunque inserimenti semplificati proprio per i gruppi e le famiglie evitando di dover inserire gli estremi del documento di ogni ospite ma solo per il capo gruppo/capo famiglia. Attenzione, però. Ciò non significa che a monte le generalità non
siano state debitamente verificate dal gestore mediante l’esibizione di un valido documento
per ciascun cliente.

8. D: per poter legittimamente acquisire i dati del cliente all’arrivo, devo fargli firmare qualcosa, per es. un’informativa della privacy?
R: no, per i dati necessari agli adempimenti di pubblica sicurezza importi per legge dall’art.109 TULPS, in quanto tali, non è necessario che il cliente firmi alcun atto di assenso; diversamente, qualora quei dati o parte di essi vengano richiesti ed utilizzati per altre finalità, per es. commerciali/pubblicitarie, allora in tal caso sarà necessario chiedere ed
ottenere esplicito assenso mediante sottoposizione di informativa ex art.13 Dlgs 196/2003.
9. D: Sono una struttura ricettiva regolarmente autorizzata dal Comune ma non sono ancora abilitato all’invio telematico. Nel frattempo che inoltro la richiesta alla Questura e ricevo  l’autorizzazione e poi le credenziali, come faccio a segnalare gli arrivi dei clienti ?
R: semplice, si collega alla pagine web “Carta dei Servizi” del sito della Questura di Siena e
scarica il modello . Lo completa con i dati richiesti e lo invia entro 24 ore o all’arrivo stesso al numero di fax dedicato ivi indicato, ossia 0577-201553 (non ad altri numeri).
10. D: Ho più strutture ricettive autorizzate con diverse d.i.a./s.c.i.a. dal Comune
competente. Devo chiedere tante autorizzazioni all’invio telematico quante sono le autorizzazioni comunali?
R: esatto, ogni abilitazione all’invio telematico farà necessariamente riferimento alla singola
licenza/d.i.a./s.c.i.a. del Comune. Quando riceverà clienti per le varie strutture dovrà di
conseguenza inserirne le generalità utilizzando le credenziali informatiche che fanno
riferimento alla singola struttura ove li alloggerà.
11. D: ho ricevuto l’autorizzazione della Questura per l’invio telematico ma non ho i codici di accesso per collegarmi al sito della Polizia, cosa devo fare?
R: nella lettera a Lei indirizzata che accompagna l’autorizzazione, c’è scritto di inviare una
mail al nostro Ufficio Informatico indicando i seguenti dati: nome titolare, nome della
struttura, ubicazione, partita IVA/C.F., tel/fax/ e chiedendo il rilascio delle credenziali
informatiche per accedere al sito protetto nazionale Alloggiati Web. Il personale dell’Ufficio
Informatico le risponderà sempre via mail mandando detti due codici (user-id che identifica
la struttura e password). La user-id non può essere da lei cambiata mentre la password la
può cambiare sin dal primo accesso, con l’accortezza di conservarla poi in luogo sicuro.
12. D: Ho da poco rilevato un’attività ricettiva il cui precedente titolare era già autorizzato
all’invio telematico, posso usare le sue credenziali ?
R: assolutamente no, le credenziali informatiche sono personali e come tali associate alla
persona – titolare della struttura in quel momento. Pertanto Lei dovrà richiedere ed ottenere
una autorizzazione a suo nome e di conseguenza delle nuove credenziali informatiche. 
13. D: ho cessato l’attività ricettiva per la quale ero anche abilitato al sistema telematico
Alloggiati Web. Cosa devo fare ?
R: è semplice, oltre alle incombenze con il Comune di riferimento per dichiarare la
cessazione della struttura ed eventualmente anche a quelli presso la Camera di Commercio,
dovrà restituire alla Questura l’originale dell’autorizzazione per invio telematico a suo
tempo ricevuta, dichiarando la data di cessazione dell’attività a suo nome. In tal modo
verranno disabilitate le credenziali informatiche associate a Lei e nessun altro, da quel
momento, potrà più inserire dati con quei codici.
14. D: è variata la società (compresa la partita iva) che gestisce la struttura ricettiva, già abilitata al sistema telematico “Alloggiati Web” ma il titolare/legale rappresentante è  sempre la stessa persona. Cosa occorre fare?
R: Oltre alle opportune comunicazioni/variazioni al competente Comune/SUAP, è
necessario che venga cessata la precedente gestione con la restituzione della precedente
autorizzazione della Questura ed il titolare/legale rappresentante della nuova società presenti
ex novo la domanda di autorizzazione all’invio telematico.
15. D: l’autorizzazione della Questura per l’invio telematico va rinnovata annualmente ?
R: no, è permanente e non va quindi rinnovata. Ciò ovviamente vale se non intervengono
variazioni nella titolarità della autorizzazione comunale (licenza/d.i.a./s.c.i.a) per l’esercizio
della struttura ricettiva. In quel caso va richiesta una nuova autorizzazione e nuove
credenziali.-
16. D: anche il certificato digitale è permanente ?
R: no, per motivi di sicurezza il certificato va rinnovato ogni 2 (due) anni.
17. D: sono abilitato da diversi anni al sistema telematico, fino a qualche giorno fa il sistema mi chiedeva i dati della residenza del cliente, adesso invece tali campi non sono più presenti ed invece viene chiesto il dato numerico della durata della permanenza. Come mai ?
R: i campi della residenza sono stati eliminati dal 23.04.2013 per dare attuazione alle
disposizioni contenute nel DM 7.01.2013. Quanto al dato della permanenza, espresso in
numero di giorni, va inserito quello dichiarato dal cliente all’atto dell’arrivo/prenotazione.
Eventuali partenze anticipate non devono essere comunicate.
18. D: il mio certificato digitale sta per scadere, cosa devo fare per rinnovarlo?
R: Il certificato digitale, che come detto dura due (2) anni, può essere rinnovato a partire da
10 (dieci) giorni dalla data di scadenza accedendo al portale https://alloggiatiweb.poliziadistato.it, “AREA DI LAVORO”, “SCARICA CERTIFICATO
DIGITALE”, inserire nome utente e password, e quindi cliccare in basso a sinistra della
schermata “ABILITA EMISSIONE”; a questo punto cliccare su “NUOVO CERTIFICATO”
al centro della schermata, e quindi cliccare su “DOWNLOAD” in basso a destra della
maschera; alla richiesta su cosa fare del file che si va a scaricare cliccare su “APRI” e quindi
si accede alla importazione guidata del certificato digitale. Cliccare sempre su “AVANTI”
fino ad arrivare alla richiesta della password di installazione certificato che potete recuperare
dal file “pdf” inviato in fase di primo accesso al portale. Cliccare ancora su “AVANTI”
senza spuntare alcuna casella delle successive schermate fino ad arrivare a “FINE”. Una
schermata avvertirà che il certificato digitale è stato importato con successo. Chiudere il
browser e riaprirlo linkandosi all’indirizzo sopraindicato del portale ed effettuare l’accesso
all’area di lavoro come sempre fatto.
19. D: posso scaricare il certificato digitale su più personal computer ?
R: sì, il sistema permette di scaricare il certificato digitale su più computer/postazioni,
l’unico accorgimento è quello di non far lavorare contemporaneamente più postazioni.
20. D.: Ho un computer che utilizza come browser per la navigazione internet il programma OPERA, ma non riesco a visualizzare correttamente il portale. Cosa devo fare?
R: Come del resto indicato, il portale è stato strutturato per l’utilizzo di INTERNET
EXPLORER o in alternativa MOZILLA. Per gli utenti che utilizzano piattaforma Windows  4
quindi potranno utilizzare indifferentemente uno dei due programmi mentre per gli utenti
che utilizzano la piattaforma APPLE-MAC dovranno scaricare necessariamente il software
gratuito MOZILLA.
21. D: Non riesco a visualizzare, una volta scaricate, le ricevute degli invii in quanto sul
computer compare un messaggio che avverte che non vi è un software idoneo per la
visualizzazione. Cosa devo fare?
R.: Le ricevute degli invii vengono scaricate in formato compresso “.rar” e pertanto per
aprire il file generato è necessario installare sul computer un idoneo programma di
scompattamento (ad esempio “WINRAR” o “7-ZIP”). Una volta scompattato il file deve
essere aperto per mezzo di un lettore file “pdf”, ad esempio “ADOBE READER” scaricabile
gratuitamente dalla rete.

Versione 1.0 aggiornata al 30 aprile 2013

Precisazione sui sospesi

I sospesi sono legati sempre alla persona che ha alloggiato, per cui se cambia azienda sul gestionale li troverete sempre sotto i sospesi della persona fisica.

Per tenere sempre tutti i sospesi sotto traccia abbiamo implementato oltre alle viste insoluti cliente ed insoluti aziende che mostrano i totali, anche un tasto mostra tutti che mostra l’elenco complessivo dei sospesi indipendentemente dal cliente e dall’azienda.

Chiarimento sulle ricevute d’acconto

Molti ci chiedono come è possibile effettuare più ricevute d’acconto per soggiorni lunghi.

Dopo la prima ricevuta d’acconto in prenotazione infatti, non è possibile emetterne altre.

Per ovviare a questa cosa, solo dopo il check in, è possibile in documenti vari referenziare una ricevuta generica come ricevuta d’acconto, scrivendo semplicemente la parola acconto nel documento e agganciando il check in a cui deve riferirsi.

Questo importo verrà stornato anche in fase di check out.

Qualche chiarimento sulle tariffe per l’albergo

Facciamo un pò di chiarezza sulla gestione delle tariffe del gestionale alberghiero Hotelpedia.
Il sistema lavora sostanzialmente in 5 modalità per quanto riguarda le tariffe:

  1. La più semplice è quella di impostare un prezzo sulle camere ed il sistema per ogni notte calcola quell’importo a totale moltiplicando la tariffa per le notti (casellina piena su plateau nella versione sintetica del planner). Unica forzatura se ci sono convenzioni con clienti (prezzo fisso) o aziende. In questo caso il prezzo viene forzato.
  2. La seconda leggermente più complessa sono le tariffe per allestimento. E ‘possibile per ogni allestimento (doppia,tripla) impostare un prezzo che verrà assegnato al momento della scelta dell’allestimento della camera poi il calcolo procede in maniera simile al punto 1. 

Per i tipi di tariffe 3 e 4 è necessario configurare prima le stagioni, avendo cura anche per i periodi di chiusura di non lasciare dei ‘buchi’ altrimenti il calcolo della tariffa per stagione va in tilt.

3. La terza modalità si attiva cliccando nella linguetta fattura delle impostazioni il flag imposta tariffe personalizzate. In questo modo apparirà il pulsante tariffe libere in cui è possibile stagione per stagione attribuire un prezzo alla singola tariffa. Quando è necessario fare un preventivo (dalla gestione preventivi) o su una prenotazione o su un check in, comparirà un tasto tariffario, che, tenendo conto della stagione corrente, permetterà di calcolare il conto in maniera personalizzata, aggiungendo anche dei supplementi ed eventualmente degli sconti. Questa modalità ha però una piccola pecca a cavallo tra due stagioni, che viene risolta utilizzando la quarta ed ultima modalità che a nostro avviso è la migliore.

4. Questa modalità è la più precisa ed utilizzata, e si attiva sempre nel menù impostazioni fatture spuntando sia il flag attiva tariffe personalizzate che gestione dei conti. Dopo aver fatto il lavoro di configurazione delle stagioni e delle tariffe libere, andando nella gestione camere bisogna scegliere la tariffa predefinita per quella camera. all’atto di un check out il sistema elaborerà automaticamente i conti generandoli giorno per giorno e quindi se si è a cavallo di due stagioni gli importi saranno differenti e precisi. E ‘possibile visualizzare il risultato dell’elaborazione cliccando sul pulsante conti. Prima del check out è possibile forzare la generazione del conto cliccando sul pulsante conti e poi su genera/rigenera. In tal modo sarà possibile aggiungere qualcos’altro come ad esempio dei supplementi.

5. Questa è la modalità ultima arrivata la più innovativa chiamata da noi tariffazione dinamica che funziona come i channel manager con i quali si integra e si aggiorna e consente di scegliere la variazione della tariffa giorno per giorno.
Per maggiori dettagli leggere l’articolo dedicato.

Le tipologie 3 e 4 non sono impostabili in versione demo.

Spero che questa guida vi sia risultata utile, sono a disposizione per ulteriori chiarimenti.
Per contatti [email protected]

Il provider ‘Microsoft.ACE.OLEDB.12.0’ non è registrato nel computer locale

 

Se compare un errore all’avvio ACE OLEDB 12 la prima volta che  installiamo il programma, significa che il motore del database Access necessario per il funzionamento del database non è presente sul PC (probabilmente non usate Office)

The ‘microsoft.ace.oledb.12.0’ provider is not registered on the local machine

in italiano

Il provider ‘Microsoft.ACE.OLEDB.12.0’ non è registrato nel computer locale

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