Conti separati

conti separati
conti separati

Finalmente anche nel gestionale Hotelpedia una funzione di separazione dei conti sulla camera. Adesso subito dopo la linguetta check in è disponibile una linguetta gestione conti separati.

Questa maschera consente di emettere documenti separati (soggiorno – extra – ristorante – bar -tassa di soggiorno)  che verranno generati come documenti vari e visibili in altri doc sulla camera per ogni tipologia di conto sommando uno o più conti. E’ possibile emettere un documento per volta cliccando ogni volta su emetti documento. Scegliere prima il tipo documento fattura o ricevuta, poi l’intestatario a scelta tra cliente azienda e manuale poi fleggare i conti da fatturare. E’possibile caricare il documento come sospeso,aggiungere qualcosa nel conto del documento o cambiare l’aliquota iva prima di generarlo. Fare attenzione ai documenti già emessi prima di emetterne altri.

Nel caso fosse necessario annullare il documento bisogna andare nella gestione documenti vari. Dopo l’annullamento è possibile emettere nuovamente il conto separato dopo la correzione forzando il progressivo del documento.

Questa modifica sostituisce la vecchia versione documenti separati che era piuttosto farraginosa e poteva essere utilizzata solo quando c’era almeno un ospite.

Gestione camere portali channel manager

La Gestione camere portali channel manager con Hotelpedia è possibile sia con Octorate che con Booking Expert.

Era possibile abbinare fino a 4 tipologie ad ogni singola camera anche se poi era possibile abbinare le prenotazioni provenienti da Booking Expedia Venere e gli altri portali a qualsiasi camera cliccando su un pulsante che sblocca tutte le camere libere.

Gestione camere portali channel manager
camere-albergo-portali-channel

Poichè ci siamo resi conto che 4 tipologie di camere sui channel erano poche, abbiamo portato a nove le possibili tipologie abbinabili per una migliore qualità d’uso del collegamento con Booking Expert e dell’interfaccia con Octorate.

Hotelpedia consente infatti di collegare il PMS ai booking engine e channel manager Booking Expert ed Octorate in modo che tutte le prenotazioni provenienti dai portali su cui si è registrati arrivino direttamente all’interno del gestionale senza doverle inserire a mano.

Per entrambe le gestioni le prenotazioni arrivano in un’area di parcheggio dove l’operatore alla reception le inserisce poi sul planner del gestionale occupando una camera fisica.

Per entrambi i channel manager la comunicazione è a due vie nel senso che se inseriamo una prenotazione direttamente sul planner di Hotelpedia su tutti i portali viene scalata la disponibilità di una camera della tipologia che abbiamo prescelto.

Effettuare il collegamento è semplice basta acquistare una licenza di Octorate o Booking Expert rivolgendosi al customer service Hotelpedia per uno sconto rivenditore o direttamente ai channel.

Una volta che vi siete registrati basta comunicarci username password ed id struttura e le prenotazioni cominciano ad arrivare direttamente all’interno del gestionale con la segnalazione al receptionist di nuove prenotazioni.

Booking Expert è adatto ad alberghi di fascia alta dal tre stelle superior in su, mentre Octorate è più adatto ai tre stelle e ai bed and breakfast ed agriturismo oppure agli alberghi con due stelle o poche camere, essendo dai costi più contenuti.

Gestione albergo excel

gestione albergo excel revenue management
revenue-management-excel

La gestione albergo con excel è una alternativa al gestionale per fare ulteriori elaborazioni non previste dal gestionale come ad esempio analisi di revenue management.

Abbiamo appena rilasciato un aggiornamento con cui abbiamo migliorato l’esportazione in excel di tutte le stampe di revenue management 

Prima infatti esportando i dati le celle apparivano in formato testo e risultavano di difficile manipolazione per i revenue manager.

Piano piano applicheremo questo nuovo formato di esportazione anche ad altre funzionalità come la distinta di cassa e l’elenco documenti.

Funzione zoom e stampa del planner

Abbiamo messo sul planner del gestionale alberghiero due nuovi pulsanti: zoom e stampa.

Il primo serve per lavorare col planner a tutto schermo sfruttando il massimo spazio possibile.
Il secondo invece, consente di stampare il contenuto attivo della schermata.
Dal momento che la funzione zoom effettua anche una riduzione in automatica degli spazi tra le camere, se ne avete tante e quindi una scrollbar verticale, vi consigliamo di effettuare uno zoom prima di effettuare la stampa.

Ricevute segue fattura su elenco documenti

Il gestionale alberghiero Hotelpedia consente in fase di check out con un apposito flag di emettere ricevute segue fattura a fronte di aziende.
Queste possono essere saldate poi a fine mese con le fatture riepilogative.
Nell’elenco documenti però quando le ricevute venivano saldate, poteva esserci qualche discrepanza con il totale.
Abbiamo adottato allora un paio di accorgimenti: inannzitutto abbiamo evidenziato in giallo le ricevute segue fattura. Successivamente abbiamo inserito un flag che consente di escludere questi importi in giallo dal totale considerato.

Per maggiori informazioni visita il nostro sito

www.gestionalealberghiero.it

Accesso rapido channel manager

Nella barra laterale del menù del gestionale alberghiero Hotelpedia, abbiamo aggiunto dei pulsanti per accedere rapidamente ai due channel manager a cui siamo attualmente interfacciati, ossia Booking Expert ed il nuovo arrivato Octorate.

In questo modo sarà più facile aprire il menù per verificare se ci sono nuove prenotazioni in arrivo invece di attendere la notifica automatica da parte del gestionale

Quadratura e maincourante camere albergo

Abbiamo appena rilasciato nel menù amministrativo la gestione della quadratura delle camere, da alcuni chiamata scolasticamente gestione della maincourante.

Una maincourante è un registro che riporta tutti gli eventi della vita di una struttura (es. un’associazione, una stazione di polizia, hotel ecc.)
Con lo stesso termine si indica inoltre, più specificamente, in un albergo, il registro delle operazioni contabili che devono essere addebitate ai clienti.

La maincourante ha una conformazione tale che orizzontalmente rispecchia la situazione debitoria dei clienti e verticalmente permette di rilevare i ricavi relativi ai totali delle singole prestazioni rese dall’albergo.

LA SOMMA IN ORIZZONTALE I TOTALI DELLE QUOTE DI ARRANGIAMENTO CON QUELLI DEGLI EXTRA BAR E RISTORANTE MENO LE COMMISSIONI OTA CORRISPONDE ALLA COLONNA “TOTALE DEL GIORNO

LA SOMMA DELLA COLONNA TOTALE DEL GIORNO CON IL TOTALE DELLA COLONNA RIPORTO CORRISPONDE ALLA COLONNA “TOTALE  A TUTT’OGGI “

LA COLONNA TOTALE TUTT’OGGI MENO LA SOMMA DEI TOTALI DELLE COLONNE CASSA E SOSPESI E’ UGUALE ALLA SOMMA DELLA COLONNA “DA RIPORTARE”

I dati sono giornalieri e le colonne cassa e sospeso sono valorizzate solamente quando la data del documento del sospeso e dell’incasso corrispondono con la data di elaborazione.

La colonna riporto è il riporto del giorno precedente che non necessariamente coincide col riporto del giorno successivo, perchè la colonna da riportare dipende dagli incassi.

Questa gestione viaggia a braccetto con quella della DISTINTA DI CASSA GIORNALIERA, di cui è un completamento.

Quadratura e maincourante camere albergo

Abbiamo appena rilasciato nel menù amministrativo la gestione della quadratura delle camere, da alcuni chiamata scolasticamente gestione della maincourante.

Una maincourante è un registro che riporta tutti gli eventi della vita di una struttura (es. un’associazione, una stazione di polizia, hotel ecc.)
Con lo stesso termine si indica inoltre, più specificamente, in un albergo, il registro delle operazioni contabili che devono essere addebitate ai clienti.

La maincourante ha una conformazione tale che orizzontalmente rispecchia la situazione debitoria dei clienti e verticalmente permette di rilevare i ricavi relativi ai totali delle singole prestazioni rese dall’albergo.

LA SOMMA IN ORIZZONTALE I TOTALI DELLE QUOTE DI ARRANGIAMENTO CON QUELLI DEGLI EXTRA BAR E RISTORANTE MENO LE COMMISSIONI OTA CORRISPONDE ALLA COLONNA “TOTALE DEL GIORNO

LA SOMMA DELLA COLONNA TOTALE DEL GIORNO CON IL TOTALE DELLA COLONNA RIPORTO CORRISPONDE ALLA COLONNA “TOTALE  A TUTT’OGGI “

LA COLONNA TOTALE TUTT’OGGI MENO LA SOMMA DEI TOTALI DELLE COLONNE CASSA E SOSPESI E’ UGUALE ALLA SOMMA DELLA COLONNA “DA RIPORTARE”

I dati sono giornalieri e le colonne cassa e sospeso sono valorizzate solamente quando la data del documento del sospeso e dell’incasso corrispondono con la data di elaborazione.

La colonna riporto è il riporto del giorno precedente che non necessariamente coincide col riporto del giorno successivo, perchè la colonna da riportare dipende dagli incassi.

Questa gestione viaggia a braccetto con quella della DISTINTA DI CASSA GIORNALIERA, di cui è un completamento.

Nuovo menù laterale

Abbiamo rilasciato il nuovo menù in posizione laterale che consente di ottenere più spazio per le strutture con molte camere ed una migliore visualizzazione del menù completo a chi lavora con risoluzioni inferiori ai 1000 pollici in altezza,

Ci teniamo a ringraziare i nostri partner di Icrew Communication ed in particolare il direttore artistico Antonio Roccolano, per l’impegno costante nel miglioramento del brand Micropedia e di tutti i suoi software.