Prenotazione albergo per allestimento

La prenotazione albergo per allestimento è una nuova importantissima funzione del nostro pms che cambierà radicalmente il modo di inserire le prenotazioni, aprendo nuove prospettive di hotelpedia come gestionale alberghiero per grandi strutture.

Con questa nuova funzione infatti sarà possibile visualizzare il planner per disponibilità e non più per camere. Le prenotazioni di conseguenza sarà possibile inserirle anche solamente in base all’allestimento e non più obbligatoriamente per camera. Naturalmente è possibile anche continuare a lavorare con la vecchia modalità.

E’stato implementato il nuovo planner dell’albergo per allestimento cui è possibile accedere dal menù movimentazione cliccando sulla voce disponibilità per allestimento cui è stato assegnato il  tasto veloce F10.

Il nuovo planner si presenta con le seguenti colonne.

La data del giorno (con il giorno della settimana accanto in rosso i weekend) cliccandola si vede la lista delle prenotazioni del giorno con e senza camera. Facendo doppio click su una prenotazione senza camera cliccando su assegna camera sarà possibile abbinarla.

L’evento dove è possibile abbinare con la nuova gestione eventi dell’albergo tutti gli eventi a cui vogliamo dare risalto come ad esempio fiere e mostre d’arte del paese dove ci troviamo.

Poi abbiamo una serie di valori generali delle camere totali del giorno

  • Le camere totali libere
  • Le camere totali occupate
  • La percentuale di occupazione
  • Le camere assegnate cioè con un numero camera assegnato
  • Le prenotazioni confermate
  • Le prenotazioni opzionate con dei giorni di validità
  • Le prenotazioni in waiting list ossia fuori plateaux
  • Le camere in manutenzione 

Poi cominciano i dati delle camere libere ed occupate per tutti gli allestimenti disponibili. E’ importante mantenere sempre allineati gli allestimenti disponibili, gli allestimenti delle camere e delle prenotazioni altrimenti potremmo riscontrare dati inconguenti.

Alcuni dati vengono mostrati in rosso per sollevare subito un allarme alla reception. Una percentuale di occupazione dell’albergo inferiore al 30% oppure camere libere nei fine settimana sono dei parametri di allerta per l’albergatore che vengono evidenziati sul planner.

prenotazione-albergo-per-disponibilita Prenotazione albergo per allestimento

prenotazione albergo per allestimentoSulla schermata principale troviamo il tasto aggiungi prenotazione, con cui sarà possibile caricare una nuova prenotazione solo per allestimento ma svincolata dalle camere.

Il tasto prenotazioni del giorno consente invece di mostrare una lista delle prenotazioni del giorno ed assegnare eventualmente camere a prenotazioni con allestimento ad esempio il giorno prima dell’arrivo.

La cosa simpatica è che in questa schermata è possibile riassegnare tutte le camere e quindi a livello logistico della struttura alberghiera è una funzione molto comoda.

Manutenzione camere albergo

manutenzione-camere-albergo-300x160 Manutenzione camere albergo
manutenzione camere albergo

Con la gestione manutenzione camere albergo è possibile mettere alcune camere dell’albergo in manutenzione per una serie di giorni.

Può capitare infatti nel corso del normale esercizio della struttura ricettiva che si debbano fare lavori di ristrutturazione alle camere come ad esempio l’installazione di un impianto di domotica o la sostituzione del centralino o la sostituzione dei letti o la ritinteggiatura della camera.

Queste camere in manutenzione non devono quindi essere utilizzabili in questo periodo.,

Le camere che vengono indicate come in manutenzione non sono prenotabili e sono indicate come in manutenzione sia sul planner con l’apposito colore indicato  nelle impostazioni generali, sia sul planner delle disponibilità per allestimento.

 

Gestione eventi albergo e ricorrenze annuali

gestione-eventi-albergo-300x168 Gestione eventi albergo e ricorrenze annuali
gestione-eventi-albergo

La gestione eventi albergo è molto importante da visualizzare sul planner per vendere in maniera più efficace le nostre camere. Oltre alle classiche festività come Natale e Pasqua, se viviamo ad esempio in una città dove si tengono ogni anno molti eventi come ad esempio il BTO a Firenze oppure ad esempio il Roma Food Day o il concerto di Natale in Duomo a Milano, è utile visualizzarlo accanto alle disponibilità giornaliere in quanto sappiamo che in quel periodo sicuramente avremo una maggiore affluenza e quindi potremmo vendere le nostre camere ad un prezzo superiore.

Per la revenue management è infatti importante variare ogni giorno i prezzi di vendita delle camere in funzione degli eventi offerti dalla città in cui ci troviamo programmando le tariffe in anticipo senza farci cogliere impreparati e studiando anche le mosse della concorrenza.

Per l’inserimento degli eventi occorre o cliccare direttamente sulla colonna evento vuota del planner disponibilità, oppure nel menù strumenti utilizzare l’apposita gestione eventi albergo che ci consente anche di inserirle per periodo come ad esempio un evento alla mostra d’Oltremare a Napoli che dura dal 3 gennaio al 6 gennaio.

Cambio camera ed inversione camera

cambia-camera-300x201 Cambio camera ed inversione camera
nuova procedura di cambio camera

Il cambio camera di Hotelpedia è stato modificato per venire incontro alle esigenze degli utenti che avevano bisogno di spostare camere anche in caselle dove c’erano prenotazioni o check in con intervalli di soggiorno differenti e fare l’inversione camere.

Per effettuare il cambio camera sia in fase di prenotazione che di check in, è necessario cliccare sul pulsante nella barra laterale della camera chiamato appunto cambia camera.

Cliccando il pulsante si aprirà la finestrella in figura dove sarà necessario cliccare sulla cella corrispondente alla casella di destinazione della prenotazione o del check in corrente. In pratica cliccare sulla linea azzurra corrispondente al giorno di oggi. Questo perchè il sistema deve sapere in che stato si trova la camera di destinazione al momento dello spostamento ossia se è prenotata, libera oppure occupata.

L’opzione di default è di spostamento camera ossia la camera corrente verrà spostata nella stessa casella dell’altra prenotazione (opzione valida ad esempio in caso di day use) mentre scegliendo prima di cliccare l’opzione sposta la camera ed inverti le camere, la camera verrà chiusa e le due camere verranno invertite tra loro.

Dati ISTAT Tipologia turismo e tipo trasporto

download Dati ISTAT Tipologia turismo e tipo trasporto
Sistema Informativo Turistico Regione Abruzzo

Sulla maschera del check in della camera abbiamo aggiunto due nuovi campi valorizzati con dati costanti a tendina chiamati tipologia turismo e tipologia trasporto che sono obbligatori per gli alberghi che utilizzano il sistema SITRA per l’invio dei dati mensili degli alloggiati all’ISTAT ABRUZZO.

La tipologia turismo è un dato obbligatorio per i flussi dati  istat che vengono inviati al sistema informativo turistico della Regione Abruzzo.

Per l’elaborazione delle statistiche dei flussi di clienti nelle strutture alberghiere abruzzesi, è infatti importante sapere se gli ospiti sono venuti in albergo per affari, se si tratta di turismo balneare, se si tratta di cicloturismo, se si tratta di turismo congressuale, culturale, enogastronomico, fieristico, nautico, scolastico o turismo per praticare sport invernali.

L’altro dato obbligatorio per l’elaborazione dei dati istat sitra Abruzzo è con che mezzo di trasporto gli ospiti hanno raggiunto la struttura ricettiva abruzzese: se sono arrivati in auto, aereo, bus, barca, bicicletta, moto, nave treno o camper.

Planner multiplo

multiplanner-300x143 Planner multiplo
multiplanner

Il planner multiplo da noi anche chiamato multiplanner è una esigenza molto importante per le strutture che hanno più di cento camere e desiderano evitare di scrollare in continuazione il planner.

Con questa nuova funzionalità potrete visualizzare contemporaneamente le vostre camere suddivise in sei mini planner caricati e distribuiti automaticamente in funzione delle camere attive totali.

planning-multistruttura-300x253 Planner multiplo
planning-multistruttura

Lo stesso planner per le configurazioni multistruttura si trasforma in un planner a colonne dove le camere di ogni struttura sono visualizzabili per colonna e quindi molto più leggibili.

Con questo planner diventa istantaneo dare la disponibilità ad un cliente al telefono in quanto inserendo la data di richiesta prenotazione e cliccando sul pulsante vai, vengono caricate automaticamente le camere nel giorno selezionato e senza dover usare la scrollbar diventa molto più semplice comunicare se ci sono camere libere nel periodo richiesto o meno.

Fatture albergo Teamsystem

fatture-albergo-teamsystem Fatture albergo Teamsystem
fatture-albergo-teamsystem

Abbiamo appena rilasciato la procedura per l’esportazione delle fatture albergo Teamsystem secondo la procedura di importazione prima nota da altri applicativi Versione Multi 2016.3.0

Questa funzione consente una migliore relazione dei receptionist con il commercialista in quanto c’è il reciproco vantaggio di una velocizzazione della contabilizzazione dei dati mensili dell’albergo.

Per effettuare l’esportazione per prima cosa bisogna sentirsi col commercialista e con Micropedia per la valorizzazione di alcuni parametri obbligatori quali codice ditta,conto ricavi, sezionale iva,causale fatture ecc.

Dal punto di vista operativo nel menù amministrativo – elenco documenti è possibile esportare le fatture verso Teamsystem dal menù esporta e poi cliccare su esportazione verso Teamsystem.

Dal punto di vista pratico, se si vuole lavorare con l’esportazione di teamsystem bisogna emettere le ricevute d’acconto solamente da documenti vari e legarle alla prenotazione avendo cura di non scrivere manualmente l’intestazione documento nell’apposito campo ma codificare sempre prima il cliente e l’azienda altrimenti il documento non verrà esportato in quanto cliente e azienda sono un dato obbligatorio per la compilazione del file.

Importazione roominglist excel

importazione-roominglist-excel-300x233 Importazione roominglist excel
importazione-roominglist-excel

L’importazione roominglist excel è un altro tassello che si aggiunge alla nostra gestione dei gruppi albergo e contribuisce ulteriormente al renderla una delle migliori gestioni dei gruppi presenti nei pms alberghieri.

Quando si prenota un gruppo solitamente dopo un po’ di tempo il capogruppo ci invia la lista di tutti i membri del gruppo e alla reception devono caricare a mano tutti i componenti camera per camera.

Per risolvere e snellire questo problema abbiamo elaborato un modulo excel completamente personalizzabile dal cliente a patto di rispettare l’inserimento ospiti dal nono rigo e l’ordine delle colonne aggiungendone altre ma non rimuovendo quelle presenti.

Una volta inviato via mail il modello al capogruppo, stampabile cliccando sul tasto modulo roominglist, una volta ricevuto è sufficiente cliccare sul tasto importa roominglist per caricare automaticamente tutti gli ospiti nella gestione roominglist per poi creare il check in automaticamente con un unico click come è ben spiegato nella gestione gruppi e anche nella presentazione che abbiamo realizzato in powerpoint.

Il file di input del sistema deve essere in formato CSV, ma nulla vieta che l’albergatore modifichi ed abbellisca il file salvandolo in excel sul desktop per inviarlo al cliente.

Una volta ricevuto è sufficiente salvarlo nuovamente in CSV verificando che l’ordine delle colonne sia rispettato e che gli ospiti comincino dalla nona riga.

Un altra importante osservazione è che se hanno aggiunto anche il capogruppo nella lista questi deve essere rimosso in quanto lo inserisce il sistema automaticamente al momento della prenotazione e del check in.

Tariffa a persona gruppi

gestione-gruppi-alebergo Tariffa a persona gruppi
tariffa a persona gruppi

Abbiamo implementato la tariffa a persona gruppi per fornire un modo differente di gestire la consuntivazione di un gruppo.

Attualmente il sistema consente caricando la roominglist di fissare una tariffa per camera di cui verrà tenuto conto in fase di check out.

Impostando adesso invece in testata del gruppo il nuovo campo tariffa/pax, il checkout verrà consuntivato considerando la somma delle persone nella rooming list per la tariffa a persona per il numero delle notti.

A questo dato ovviamente vanno sommati tutti gli extra del gruppo con riduzioni e supplementi applicati sulle singole camere.

La gestione gruppi è molto importante in quanto potete utilizzarla per prenotare e fare velocemente il check in semplicemente importando la rooming list da excel.

Una delle problematiche principali nella gestione dei gruppi è infatti la grossa mole di dati da gestire e quindi avere un sistema che ci consenta di raccogliere quante più informazioni possibile e gestirle in maniera centralizzata diventa fondamentale.

Per maggiori informazioni sulla gestione dei gruppi con Hotelpedia leggete l’approfondimento su come gestire le prenotazioni dei gruppi.

Supplementi e riduzioni camere

supplementi-riduzioni-camere-300x154 Supplementi e riduzioni camere
supplementi-riduzioni-camere

La gestione supplementi e riduzioni camere è molto importante nell’ottica della redazione del conto del cliente in quanto consente di scindere in maniera ordinata i costri aggiuntivi detti appunto supplementi e le riduzioni applicate in funzioni di uno sconto rendendo il conto stesso più trasparente.

Precedentemnte sulla schermata del check in avevamo un unica generica schermata consumazioni, all’interno della quale venivano riportati anche i servizi e gli stessi potevano essere aggiunti solo come supplementi.

Con questa implementazione abbiamo scisso sulla schermata prenotazioni questi due aspetti con una nuova linguetta chiamata appunto supplementi e riduzioni dove vengono elencati solo i servizi che comportano un supplemento del conto, come ad esempio un letto aggiuntivo o una culla, e servizi che comportano invece riduzioni come ad esempio l’appartenenza ad un gruppo o un soggiorno di lunedì o giovedì in offerta speciale.

I servizi supplementi e riduzioni camere sono gestiti per quantità per cui se il servizio viene applicato a notte basta inserire come quantità il numero delle notti per avere il conto esatto.