Sospensione documento albergo

sospensione documento albergo
Capita a volte di segnare pagato un sospeso

La sospensione del documento non pagato in albergo è un evento che può capitare in fase di check out quando il cliente ha un fido con la struttura e pertanto attraverso la gestione dei sospesi possiamo monitorare il pagamento nel tempo del documento visibile anche dalla distinta di cassa.

Può capitare però che il receptionist inavvertitamente segni erroneamente come pagato un documento ancora da riscuotere.

Per ripristinare come sospeso il documento abbiamo inserito un nuovo tasto nel menù amministrativo elenco documenti che consente appunto di riportare come sospeso un documento dichiarato già pagato.

Naturalmente questa funzione non ha effetto sui documenti già o ancora sospesi.

Prenotazioni multiple

prenotazioni multiple
prenotazioni multiple aperte consultabili dal menu finestre

Le prenotazioni multiple erano una delle cose che ci venivano richieste più frequentemente dai clienti.

Fino a ieri per motivi tecnici, Hotelpedia non consentiva di aprire contemporaneamente più prenotazioni e quindi essendo la finestra ‘modale’ non era possibile consultare un momento il planner in fase di compilazione o cambiare applicazione.

Con questa innovazione è possibile aprire contemporaneamente n prenotazioni. Per visualizzare le prenotazioni aperte e passare da una camera all’altra è possibile consultare il menù finestre che si autoalimenta con tutte le finestre aperte.

Documenti aggiuntivi camere

documenti aggiuntivi camere
documenti aggiuntivi camere

I documenti aggiuntivi camere sono quei documenti che vengono generati in aggiunta al  documento vero è proprio che è una fattura o ricevuta d’acconto seguito dalla ricevuta o fattura di saldo per la contabilizzazione degli extra.

Abbiamo già introdotto la separazione dei conti camera con la quale è possibile generare più documenti per la stessa camera, ma in questo caso gli extra vengono considerati sempre a totale.

Per le camere che saldano subito il conto e fanno ricevute per gli extra parziali abbiamo aggiunto sulle camere per le quali è stato fatto un check in il tasto crea doc.

Con questo tasto in pratica si possono fare altri documenti legati alla camera con qualsiasi aliquota iva senza andare nella gestione documenti vari: i documenti generati compariranno cliccando su altri doc.

La gestione prevede tutte le possibili varianti: da fattura o ricevuta con sospeso a cliente o azienda, la possibilità di forzare un progressivo anno, la possibilità di aggiungere anche un sospeso.

 

Tariffe governanti albergo

Le tariffe governanti albergo sono differenti da struttura a struttura. In alcune strutture ricettive percepiscono un compenso ad ore, mentre in altre lo percepiscono a camera pulita.
In quest’ottica, dopo esserci consultati a tale proposito con alcuni albergatori abruzzesi che usano Hotelpedia da diversi anni, abbiamo deciso di introdurre alcune migliore nella nostra gestione pulizie albergo.

Innanzitutto sulla gestione governanti abbiamo introdotto un flag compenso pulizia a camera, che consente di specificare al sistema che le tariffe inserite per il riassetto e la pulizia generale si riferiscono alla camera e non alle ore.

pulizia-camera-governanti
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tariffe-governanti-albergo
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Sul riepilogo economico per queste governanti, le ore non vengono conteggiate. Per chi usava la gestione ad ore ovviamente abbiamo mantenuto la compatibilità all’indietro.

Un altra miglioria apportata in questa versione della gestione pulizie, forse la più importante, è la persistenza dello stato camera.

In Hotelpedia le camere possono assumere diversi stati:

  • attiva : camera utilizzabile
  • in manutenzione: camera non utilizzabile

Nell’ambito delle camere attive abbiamo le camere:

  • pulite: non occorre assegnare una governante
  • da riassettare: occorre una pulizia veloce con ospiti presenti spesso a tariffe inferiori
  • da pulire: occorre una pulizia generale dopo il check out con cambio completo biancheria, spesso a tariffa più alta.

Prima questi parametri oscillavano automaticamente in base alle prenotazioni check in e check out.

Qualche albergatore ci ha fatto notare che è più comodo da parte loro gestire in autonomia lo stato della camera, che adesso può essere manovrato solo manualmente cliccando sulla toolbar inferiore su gestione pulizie, dove è possibile anche stampare la scheda per le cameriere ed assegnare le governanti.

Il riepilogo economico nel periodo è invece disponibile nel menù strumenti – gestione pulizie.

 

Pms cloud sul cellulare

Il gestionale alberghiero Hotelpedia oltre che in versione stand alone sul PC fisso è disponibile anche con database in cloud. Con la versione cloud è possibile installare il gestionale su qualsiasi postazione anche su portatili e a casa per visualizzare sempre i dati dell’albergo in mobilità.

Un altra funzionalità per chi ha questa licenza è il Pms cloud sul cellulare.

Esiste infatti il portale Hotelpedia Cloud dal quale è possibile accedere col cellulare ai propri dati, visualizzare il planner, gli arrivi, le partenze e persino caricare al volo nuove prenotazioni che si aggiorneranno in tempo reale sul planner della struttura.

Funzioni del planner compact ed extended

Aprendo il planner classico subito dopo il tasto chiudi vi troverete i nuovi comandi mostrati in figura.

La spunta compact consente di ridurre lo spazio tra le camere ed è particolarmente indicata alle strutture con molte camere. Questo comando è interattivo nel senso che il planner ricorda la selezione anche alla riapertura del programma.

Abbinato al comando compact ci sono i comandi classic ed extended. Il comando classic continua a caricare il planner come è stato caricato fino ad oggi ossia il mese selezionato con i 5 giorni precedenti e successivi

In figura vediamo il planner classic compact che è quello di default per le nuove installazioni da oggi in poi.

Per continuare a visualizzare il planner come prima dovete togliere la spunta compact e selezionare classic.

Selezionando extended (in abbinamento o meno a compact) avremo una visuale del planner più a lungo raggio, visualizzando i 5 giorni prima del mese selezionato e i 4 mesi dopo. Quindi selezionando il mese di agosto vedremmo dal 25 luglio a fine ottobre.

Conti separati

conti separati
conti separati

Finalmente anche nel gestionale Hotelpedia una funzione di separazione dei conti sulla camera. Adesso subito dopo la linguetta check in è disponibile una linguetta gestione conti separati.

Questa maschera consente di emettere documenti separati (soggiorno – extra – ristorante – bar -tassa di soggiorno)  che verranno generati come documenti vari e visibili in altri doc sulla camera per ogni tipologia di conto sommando uno o più conti. E’ possibile emettere un documento per volta cliccando ogni volta su emetti documento. Scegliere prima il tipo documento fattura o ricevuta, poi l’intestatario a scelta tra cliente azienda e manuale poi fleggare i conti da fatturare. E’possibile caricare il documento come sospeso,aggiungere qualcosa nel conto del documento o cambiare l’aliquota iva prima di generarlo. Fare attenzione ai documenti già emessi prima di emetterne altri.

Nel caso fosse necessario annullare il documento bisogna andare nella gestione documenti vari. Dopo l’annullamento è possibile emettere nuovamente il conto separato dopo la correzione forzando il progressivo del documento.

Questa modifica sostituisce la vecchia versione documenti separati che era piuttosto farraginosa e poteva essere utilizzata solo quando c’era almeno un ospite.

Sigla fatture camera

sigla fatture camera
sigla fatture camera

Abbiamo appena rilasciato un aggiornamento che consente di impostare una sigla che segue il progressivo dei documenti. Esempio se abbiamo impostato la sigla B come in figura e siamo alla ricevuta numero 4, verrà stampato il documento 4B/2017.

Questa funzione ci è stata richiesta da una struttura ricettiva che aveva un’unica partita IVA ma diverse strutture. Il commercialista ha suggerito di installare il programma con database separati in strutture diverse ognuno con un proprio progressivo documento e una propria sigla in modo da stabilire in maniera parlante la provenienza dei documenti fiscali.

In questo modo adesso Hotelpedia gestisce un progressivo contabile alfanumerico.

Per impostare la sigla fattura camera è sufficiente andare nel menù configurazione, impostazioni generali linguetta fattura ed inserire una sigla nella apposita casella.

 

Separazione camere planner

 separazione-camere-planner
separazione-camere-planner

Per le strutture che adottano il planner sintetico, che consente di vedere solo i primi tre caratteri del nome dell’ospite (visibile completamente col tooltiptext) ma offre diverse altre personalizzazioni come il font e la larghezza delle righe e delle colonne, abbiamo introdotto una nuova funzionalità

Sulla configurazione

separatore-camere
separatore-camere

camere abbiamo introdotto un nuovo campo chiamato separatore che se acceso quando quella camera viene rappresentata sul planner sintetico il suo sfondo viene colorato del colore impostato nelle impostazioni generali nella linguetta varie (vedi immagine).

Questa nuova funzionalità potrebbe essere utile ad esempio impostando uno sfondo rosso quando una camera non deve essere venduta per un periodo, oppure quando si lavora in modalità multistruttura con le camere di tutte le strutture sullo stesso planner, per separare le camere di una struttura dalle altre, tirando un separatore appena comincia la prima camera della nuova struttura. Naturalmente col campo ordinamento dovremmo averle prima ordinate per struttura.

Prenotazione multipla camere albergo

prenotazione multipla camere albergo
prenotazione multipla camere albergo

La prenotazione multipla camere albergo è uno dei punti cruciali dei pms alberghieri perchè deve semplificare al massimo le operazioni alla prenotazione o all’arrivo dei gruppi.

Per inserire una prenotazione multipla in Hotelpedia oltre alla gestione gruppi che lavora in autonomia, è possibile impostare sulla singola prenotazione il flag prenotazione multipla (come si può fare anche in fase di check in per fare un check in multiplo) per visualizzare l’elenco delle camere dal prenotare.

Questa maschera fino ad oggi consentiva solo di selezionare le singole camere ma nasceva un problema sulle tariffe e gli allestimenti che non erano personalizzabili.

Con questo aggiornamento abbiamo realizzato una miglioria che consente appunto di impostare da subito sulle singole camere l’allestimento e la tariffa senza doverci poi ritornare successivamente.

Le tariffe e gli allestimenti proposti sono quelli presenti in configurazione camere.