Pms cloud sul cellulare

Il gestionale alberghiero Hotelpedia oltre che in versione stand alone sul PC fisso è disponibile anche con database in cloud. Con la versione cloud è possibile installare il gestionale su qualsiasi postazione anche su portatili e a casa per visualizzare sempre i dati dell’albergo in mobilità.

Un altra funzionalità per chi ha questa licenza è il Pms cloud sul cellulare.

Esiste infatti il portale Hotelpedia Cloud dal quale è possibile accedere col cellulare ai propri dati, visualizzare il planner, gli arrivi, le partenze e persino caricare al volo nuove prenotazioni che si aggiorneranno in tempo reale sul planner della struttura.

Funzioni del planner compact ed extended

Aprendo il planner classico subito dopo il tasto chiudi vi troverete i nuovi comandi mostrati in figura.

La spunta compact consente di ridurre lo spazio tra le camere ed è particolarmente indicata alle strutture con molte camere. Questo comando è interattivo nel senso che il planner ricorda la selezione anche alla riapertura del programma.

Abbinato al comando compact ci sono i comandi classic ed extended. Il comando classic continua a caricare il planner come è stato caricato fino ad oggi ossia il mese selezionato con i 5 giorni precedenti e successivi

In figura vediamo il planner classic compact che è quello di default per le nuove installazioni da oggi in poi.

Per continuare a visualizzare il planner come prima dovete togliere la spunta compact e selezionare classic.

Selezionando extended (in abbinamento o meno a compact) avremo una visuale del planner più a lungo raggio, visualizzando i 5 giorni prima del mese selezionato e i 4 mesi dopo. Quindi selezionando il mese di agosto vedremmo dal 25 luglio a fine ottobre.

Conti separati

conti separati
conti separati

Finalmente anche nel gestionale Hotelpedia una funzione di separazione dei conti sulla camera. Adesso subito dopo la linguetta check in è disponibile una linguetta gestione conti separati.

Questa maschera consente di emettere documenti separati (soggiorno – extra – ristorante – bar -tassa di soggiorno)  che verranno generati come documenti vari e visibili in altri doc sulla camera per ogni tipologia di conto sommando uno o più conti. E’ possibile emettere un documento per volta cliccando ogni volta su emetti documento. Scegliere prima il tipo documento fattura o ricevuta, poi l’intestatario a scelta tra cliente azienda e manuale poi fleggare i conti da fatturare. E’possibile caricare il documento come sospeso,aggiungere qualcosa nel conto del documento o cambiare l’aliquota iva prima di generarlo. Fare attenzione ai documenti già emessi prima di emetterne altri.

Nel caso fosse necessario annullare il documento bisogna andare nella gestione documenti vari. Dopo l’annullamento è possibile emettere nuovamente il conto separato dopo la correzione forzando il progressivo del documento.

Questa modifica sostituisce la vecchia versione documenti separati che era piuttosto farraginosa e poteva essere utilizzata solo quando c’era almeno un ospite.

Sigla fatture camera

sigla fatture camera
sigla fatture camera

Abbiamo appena rilasciato un aggiornamento che consente di impostare una sigla che segue il progressivo dei documenti. Esempio se abbiamo impostato la sigla B come in figura e siamo alla ricevuta numero 4, verrà stampato il documento 4B/2017.

Questa funzione ci è stata richiesta da una struttura ricettiva che aveva un’unica partita IVA ma diverse strutture. Il commercialista ha suggerito di installare il programma con database separati in strutture diverse ognuno con un proprio progressivo documento e una propria sigla in modo da stabilire in maniera parlante la provenienza dei documenti fiscali.

In questo modo adesso Hotelpedia gestisce un progressivo contabile alfanumerico.

Per impostare la sigla fattura camera è sufficiente andare nel menù configurazione, impostazioni generali linguetta fattura ed inserire una sigla nella apposita casella.

 

Separazione camere planner

 separazione-camere-planner
separazione-camere-planner

Per le strutture che adottano il planner sintetico, che consente di vedere solo i primi tre caratteri del nome dell’ospite (visibile completamente col tooltiptext) ma offre diverse altre personalizzazioni come il font e la larghezza delle righe e delle colonne, abbiamo introdotto una nuova funzionalità

Sulla configurazione

separatore-camere
separatore-camere

camere abbiamo introdotto un nuovo campo chiamato separatore che se acceso quando quella camera viene rappresentata sul planner sintetico il suo sfondo viene colorato del colore impostato nelle impostazioni generali nella linguetta varie (vedi immagine).

Questa nuova funzionalità potrebbe essere utile ad esempio impostando uno sfondo rosso quando una camera non deve essere venduta per un periodo, oppure quando si lavora in modalità multistruttura con le camere di tutte le strutture sullo stesso planner, per separare le camere di una struttura dalle altre, tirando un separatore appena comincia la prima camera della nuova struttura. Naturalmente col campo ordinamento dovremmo averle prima ordinate per struttura.

Prenotazione multipla camere albergo

prenotazione multipla camere albergo
prenotazione multipla camere albergo

La prenotazione multipla camere albergo è uno dei punti cruciali dei pms alberghieri perchè deve semplificare al massimo le operazioni alla prenotazione o all’arrivo dei gruppi.

Per inserire una prenotazione multipla in Hotelpedia oltre alla gestione gruppi che lavora in autonomia, è possibile impostare sulla singola prenotazione il flag prenotazione multipla (come si può fare anche in fase di check in per fare un check in multiplo) per visualizzare l’elenco delle camere dal prenotare.

Questa maschera fino ad oggi consentiva solo di selezionare le singole camere ma nasceva un problema sulle tariffe e gli allestimenti che non erano personalizzabili.

Con questo aggiornamento abbiamo realizzato una miglioria che consente appunto di impostare da subito sulle singole camere l’allestimento e la tariffa senza doverci poi ritornare successivamente.

Le tariffe e gli allestimenti proposti sono quelli presenti in configurazione camere.

Prezzo forfettario tariffa giornaliera

A volte capita specialmente per soggiorni lunghi che si desideri applicare una riduzione personalizzata della tariffa giornaliera. Questo discorso vale ovviamente solo per le strutture che lavorano con le tariffe giornaliere impostabile nella linguetta fattura delle impostazioni generali.

Abbiamo creato un pulsante sia in fase di prenotazione che di check in che consente di forzare il prezzo giornaliero ad un importo indicato in una finestra che si apre all’operatore in modo da cambiare velocemente gli importi per soggiorni lunghi senza dover intervenire giorno per giorno.

Stampa documenti rapida

stampa documenti
stampa documenti

Parliamo di un miglioramento stampa documenti.

Poichè il programma alberghiero si è evoluto negli anni consentendo la generazione di diverse tipologie di documenti da quelli dell’albergo a quelli vari a quelli ristorante, ci è sempre risultato complicato accentrare la stampa documenti in un unico punto. Abbiamo apportato quindi con un unico aggiornamento che ci è costato non poco lavoro una serie di migliorie. Abbiamo aggiunto sul tasto destro di una camera con check out una funzione per stampare il documento. Abbiamo aggiunto la stampa del documento col tasto destro sul giornale registrazioni nel menù movimentazione ma soprattutto abbiamo inserito la stampa di ogni tipo di documento camera, ristorante, documento vario o ricevuta d’acconto sull’elenco documenti presente nel menù amministrativo, semplificando decisamente il processo di ristampa documenti.

 

Controllo revenue management

controllo revenue management
controllo-revenue-management-albergo

Il controllo revenue management albergo è fondamentale affinchè ci sia una quadratura dei dati che emergono dalle analisi del venduto e del previsionale.

Abbiamo pertanto aggiunto nel menù revenue quattro funzioni di controllo della revenue che ci danno un elenco stampabile di prenotazioni che presentano dati incongruenti coi risultati della revenue management.

Abbiamo infatti elaborato:

  • Le prenotazioni senza un segmento o con un segmento obsoleto non presente in tabella segmenti
  • Le prenotazioni senza canale di provenienza o con un canale di provenienza obsoleto non presente nella tabella canali di provenienza
  • Le prenotazioni senza allestimento o con un allestimento non presente nella tabella allestimenti
  • Le prenotazioni con importo giornaliero pari a zero

Per ulteriori informazioni sulle funzioni di revenue management di Hotelpedia potete continuare la lettura delle nostre statistiche di revenue management.

 

 

Cartella per i file alloggiati

cartella per i file alloggiati
cartella file alloggiati web

La cartella per i file alloggiati è importante in modo da tenere sempre in ordine i dati che vengono inviati alla questura con la procedura Alloggiatiweb.

Abbiamo inserito in configurazione – impostazioni generali – la possibilità di stabilire una cartella sul PC in cui vengono salvati tutti i files generati dalla procedura di invio files ospiti alla questura.