Sospensione documento albergo

sospensione documento albergo
Capita a volte di segnare pagato un sospeso

La sospensione del documento non pagato in albergo è un evento che può capitare in fase di check out quando il cliente ha un fido con la struttura e pertanto attraverso la gestione dei sospesi possiamo monitorare il pagamento nel tempo del documento visibile anche dalla distinta di cassa.

Può capitare però che il receptionist inavvertitamente segni erroneamente come pagato un documento ancora da riscuotere.

Per ripristinare come sospeso il documento abbiamo inserito un nuovo tasto nel menù amministrativo elenco documenti che consente appunto di riportare come sospeso un documento dichiarato già pagato.

Naturalmente questa funzione non ha effetto sui documenti già o ancora sospesi.

Customer satisfaction cliente albergo

customer satisfaction cliente albergo
La customer satisfaction per raccogliere la soddisfazione del cliente dell’albergo

La customer satisfaction cliente albergo è uno dei principali obiettivi di qualsiasi struttura ricettiva per tutta una serie di motivi:

Un cliente scontento probabilmente non tornerà più nella nostra struttura

Un cliente insoddisfatto probabilmente farà una recensione negativa on line e quindi dobbiamo capire come evitare una recensione negativa su Tripadvisor ad esempio che potrebbe danneggiare e non poco il prosieguio dell’attività

Un cliente insoddisfatto non fà passaparola dell’albergo ad amici e parenti e quindi perdiamo tantissimi potenziali clienti.

Per ovviare a questa situazione sarebbe bene far compilare al cliente prima che vada via o qualche giorno prima per soggiorni lunghi un questionario tipo quello che abbiamo aggiunto nel menù strumenti che è in formato word e quindi potete tranquillamente modificare.

In questo modo riusciremmo a capire anche meglio cosa non va nella nostra struttura e porre rimedio per i soggiorni successivi.

Camere albergo venduto giornaliero

camere albergo venduto giornaliero
Revenue del venduto giornaliero per camera albergo

Per venire incontro agli alberghi che avevano bisogno per le camere albergo del venduto giornaliero, nel menù revenue – analisi del venduto e del previsionale abbiamo aggiunto una nuova elaborazione venduto per camera, che ci dà il venduto giornaliero per camera totale indipendentemente dall’allestimento e dal segmento assegnato.

Il report è esportabile in excel e prevede sulla prima colonna il giorno selezionato con intervallo da data a data, nella seconda colonna il giorno della settimana , poi dalla terza in poi la revenue di tutte le camere e nelle ultime due rispettivamente il totale fatturato giornaliero dell’albergo e le camere vendute nel giorno.

Questo viene incontro alle esigenze degli alberghi che non utilizzano la segmentazione ma vogliono sapere nel passato quanto hanno fatturato in base al prenotato e al forecast per il futuro a partire da oggi.

Questa funzione si va ad aggiungere alle altre già presenti per il controllo della revenue management dell’albergo.

Documenti aggiuntivi camere

documenti aggiuntivi camere
documenti aggiuntivi camere

I documenti aggiuntivi camere sono quei documenti che vengono generati in aggiunta al  documento vero è proprio che è una fattura o ricevuta d’acconto seguito dalla ricevuta o fattura di saldo per la contabilizzazione degli extra.

Abbiamo già introdotto la separazione dei conti camera con la quale è possibile generare più documenti per la stessa camera, ma in questo caso gli extra vengono considerati sempre a totale.

Per le camere che saldano subito il conto e fanno ricevute per gli extra parziali abbiamo aggiunto sulle camere per le quali è stato fatto un check in il tasto crea doc.

Con questo tasto in pratica si possono fare altri documenti legati alla camera con qualsiasi aliquota iva senza andare nella gestione documenti vari: i documenti generati compariranno cliccando su altri doc.

La gestione prevede tutte le possibili varianti: da fattura o ricevuta con sospeso a cliente o azienda, la possibilità di forzare un progressivo anno, la possibilità di aggiungere anche un sospeso.

 

Pms cloud sul cellulare

Il gestionale alberghiero Hotelpedia oltre che in versione stand alone sul PC fisso è disponibile anche con database in cloud. Con la versione cloud è possibile installare il gestionale su qualsiasi postazione anche su portatili e a casa per visualizzare sempre i dati dell’albergo in mobilità.

Un altra funzionalità per chi ha questa licenza è il Pms cloud sul cellulare.

Esiste infatti il portale Hotelpedia Cloud dal quale è possibile accedere col cellulare ai propri dati, visualizzare il planner, gli arrivi, le partenze e persino caricare al volo nuove prenotazioni che si aggiorneranno in tempo reale sul planner della struttura.

Manutenzione impianti albergo

manutenzione impianti albergo
manutenzione impianti albergo

La manutenzione impianti albergo è una attività molto importante e molto sentita in tutte le strutture ricettive. In particolare per quanto riguarda le norme anti incendio l’art. 5 del D.P.R. n. 37/98, disciplinando i principali adempimenti gestionali finalizzati a garantire il corretto esercizio delle attività ai fini antincendio, prevede l’obbligo per i responsabili delle aziende soggette ai controlli di prevenzione incendi, di:

– mantenere in stato di efficienza i sistemi, i dispositivi, le attrezzature e le altre misure di sicurezza antincendio adottate e di effettuare a tale scopo verifiche di controllo ed interventi di manutenzione;
– assicurare una adeguata informazione e formazione del personale dipendente sui rischi di incendio dell’attività e sulle misure di prevenzione e protezione adottate nonchè sulle precauzioni comportamentali da adottare ai fini antincendio.
Il secondo comma dello stesso articolo stabilisce che i controlli, le verifiche, gli interventi di manutenzione, l’informazione e la formazione del personale che vengono effettuati devono essere annotati in un apposito registro a cura dei responsabili dell’attività, ribadendo quanto già disposto, per le strutture ricettive turistico-alberghiere, dal punto 16 dell’allegato al D.M. 9 aprile 1994.

Per questo motivo e per la gestione di tutti gli altri impianti, abbiamo realizzato questa gestione della manutenzione impianti albergo che consente sia di gestire gli estintori per numero di matricola sia di gestire le scadenze periodiche di manutenzione di tutti gli altri impianti.

Per prima cosa occorre configurare la tabella degli impianti in cui abbiamo inserito anche il numero di matricola e pertanto sarà possibile effettuare anche una gestione estintori albergo per matricola con stampa del registro.

Nella tabella di configurazione degli impianti stessi, è prevista infatti l’indicazione della periodicità dei controlli. Una volta scaduta il sistema automaticamente segnalerà all’utente che è necessario provvedere alla manutenzione dell’impianto.

Attenzione, il controllo delle periodicità scatta subito dopo il primo intervento di manutenzione: da quel giorno il sistema conterà i giorni indicati nella tabella impianti e se superati avvertirà all’avvio l’utente che l’impianto va revisionato.

Tutti gli impianti dell’albergo devono essere periodicamente revisionati: ad esempio per quanto riguarda il vano tecnico dell’enel va effettuata prima dell’apertura della stazione la pulizia del vano serraggio morsettiere, la messa fuori servizio degli impianti di regolazione dei relè temporizzati, la  regolazione delle parti comuni degli autoclavi e i circuiti degli orologi. Va fatto il rifacimento di eventuali scritte nei quadri e la verifica di funzionamento dei differenziali insieme alla verifica del collegamento dell’ impianto di terra generale.

A fine stagione invece va fatta la messa fuori servizio degli autoclavi e di tutti i circuiti non necessari.

Pensiamo ad esempio alla verifica lampade, dove prima della stagione alberghiera va effettuato un passaggio regolare con cadenza settimanale per controllare l’eventuale copertura di corpi nei corridoi e vani comuni con controllo del funzionamento delle lampade e dei tempi di accensione.

Insomma secondo noi una gestione della manutenzione impianti albergo non può mancare in un software gestionale alberghiero.

 

Sigla fatture camera

sigla fatture camera
sigla fatture camera

Abbiamo appena rilasciato un aggiornamento che consente di impostare una sigla che segue il progressivo dei documenti. Esempio se abbiamo impostato la sigla B come in figura e siamo alla ricevuta numero 4, verrà stampato il documento 4B/2017.

Questa funzione ci è stata richiesta da una struttura ricettiva che aveva un’unica partita IVA ma diverse strutture. Il commercialista ha suggerito di installare il programma con database separati in strutture diverse ognuno con un proprio progressivo documento e una propria sigla in modo da stabilire in maniera parlante la provenienza dei documenti fiscali.

In questo modo adesso Hotelpedia gestisce un progressivo contabile alfanumerico.

Per impostare la sigla fattura camera è sufficiente andare nel menù configurazione, impostazioni generali linguetta fattura ed inserire una sigla nella apposita casella.

 

Data consumazioni camera albergo

data consumazioni camera albergo
data-consumazioni-camera-albergo

La data consumazioni camera albergo è sempre un punto dolente quando si presenta il conto al cliente al checkout.

Spesso ci dice di non ricordare il giorno in cui ha consumato l’extra. A tal fine abbiamo impostato in fase inserimento extra la possibilità di impostare la data della consumazione manualmente utile soprattutto per soggiorni prolungati, che viene stampata anche in fattura in caso di richiesta dati dettagliati accendendo l’apposito flag.

Separazione camere planner

 separazione-camere-planner
separazione-camere-planner

Per le strutture che adottano il planner sintetico, che consente di vedere solo i primi tre caratteri del nome dell’ospite (visibile completamente col tooltiptext) ma offre diverse altre personalizzazioni come il font e la larghezza delle righe e delle colonne, abbiamo introdotto una nuova funzionalità

Sulla configurazione

separatore-camere
separatore-camere

camere abbiamo introdotto un nuovo campo chiamato separatore che se acceso quando quella camera viene rappresentata sul planner sintetico il suo sfondo viene colorato del colore impostato nelle impostazioni generali nella linguetta varie (vedi immagine).

Questa nuova funzionalità potrebbe essere utile ad esempio impostando uno sfondo rosso quando una camera non deve essere venduta per un periodo, oppure quando si lavora in modalità multistruttura con le camere di tutte le strutture sullo stesso planner, per separare le camere di una struttura dalle altre, tirando un separatore appena comincia la prima camera della nuova struttura. Naturalmente col campo ordinamento dovremmo averle prima ordinate per struttura.

Ricerca camere libere

ricerca camere libere
ricerca-camere-libere

La funzione di ricerca camere libere è una nuova funzione avanzata per l’inserimento di prenotazioni.

Questa è una comoda funzione che da senso all’elenco dei servizi che possiamo indicare sulla gestione camere.

Su ogni camera infatti oltre all’allestimento e altre cose possiamo indicare i servizi della camera ossia se ha la cassaforte se è panoramica se ha il balcone.

Quando ci arriva una prenotazione telefonica e non possono essere richiesti oltre che ovviamente al periodo e all’allestimento anche questi parametri. Da questo motore di ricerca presente nel menù movimentazione, è possibile non solo ricercare ma anche prenotare le camere e fare il check in oltre che calcolare un preventivo ipotetico per la camera.