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Sospensione documento albergo

sospensione documento albergo
Capita a volte di segnare pagato un sospeso

La sospensione del documento non pagato in albergo è un evento che può capitare in fase di check out quando il cliente ha un fido con la struttura e pertanto attraverso la gestione dei sospesi possiamo monitorare il pagamento nel tempo del documento visibile anche dalla distinta di cassa.

Può capitare però che il receptionist inavvertitamente segni erroneamente come pagato un documento ancora da riscuotere.

Per ripristinare come sospeso il documento abbiamo inserito un nuovo tasto nel menù amministrativo elenco documenti che consente appunto di riportare come sospeso un documento dichiarato già pagato.

Naturalmente questa funzione non ha effetto sui documenti già o ancora sospesi.

Customer satisfaction cliente albergo

customer satisfaction cliente albergo
La customer satisfaction per raccogliere la soddisfazione del cliente dell’albergo

La customer satisfaction cliente albergo è uno dei principali obiettivi di qualsiasi struttura ricettiva per tutta una serie di motivi:

Un cliente scontento probabilmente non tornerà più nella nostra struttura

Un cliente insoddisfatto probabilmente farà una recensione negativa on line e quindi dobbiamo capire come evitare una recensione negativa su Tripadvisor ad esempio che potrebbe danneggiare e non poco il prosieguio dell’attività

Un cliente insoddisfatto non fà passaparola dell’albergo ad amici e parenti e quindi perdiamo tantissimi potenziali clienti.

Per ovviare a questa situazione sarebbe bene far compilare al cliente prima che vada via o qualche giorno prima per soggiorni lunghi un questionario tipo quello che abbiamo aggiunto nel menù strumenti che è in formato word e quindi potete tranquillamente modificare.

In questo modo riusciremmo a capire anche meglio cosa non va nella nostra struttura e porre rimedio per i soggiorni successivi.

Camere albergo venduto giornaliero

camere albergo venduto giornaliero
Revenue del venduto giornaliero per camera albergo

Per venire incontro agli alberghi che avevano bisogno per le camere albergo del venduto giornaliero, nel menù revenue – analisi del venduto e del previsionale abbiamo aggiunto una nuova elaborazione venduto per camera, che ci dà il venduto giornaliero per camera totale indipendentemente dall’allestimento e dal segmento assegnato.

Il report è esportabile in excel e prevede sulla prima colonna il giorno selezionato con intervallo da data a data, nella seconda colonna il giorno della settimana , poi dalla terza in poi la revenue di tutte le camere e nelle ultime due rispettivamente il totale fatturato giornaliero dell’albergo e le camere vendute nel giorno.

Questo viene incontro alle esigenze degli alberghi che non utilizzano la segmentazione ma vogliono sapere nel passato quanto hanno fatturato in base al prenotato e al forecast per il futuro a partire da oggi.

Questa funzione si va ad aggiungere alle altre già presenti per il controllo della revenue management dell’albergo.

Prenotazioni multiple

prenotazioni multiple
prenotazioni multiple aperte consultabili dal menu finestre

Le prenotazioni multiple erano una delle cose che ci venivano richieste più frequentemente dai clienti.

Fino a ieri per motivi tecnici, Hotelpedia non consentiva di aprire contemporaneamente più prenotazioni e quindi essendo la finestra ‘modale’ non era possibile consultare un momento il planner in fase di compilazione o cambiare applicazione.

Con questa innovazione è possibile aprire contemporaneamente n prenotazioni. Per visualizzare le prenotazioni aperte e passare da una camera all’altra è possibile consultare il menù finestre che si autoalimenta con tutte le finestre aperte.

Miglior gestionale hotel

miglior gestionale hotel
miglior gestionale alberghiero

Molti si chiedono e ci chiedono come valutare il miglior gestionale hotel. Da addetti ai lavori ci siamo posti diverse volte questa domanda sia per capire cosa può offrire più di noi la concorrenza e sia cosa possiamo offrire noi ai clienti per scavalcare altri gestionali da più tempo sul mercato e magari più conosciuti del nostro ma con meno funzionalità.

Ecco quindi quali sono secondo noi i metri di giudizio da valutare per capire qual’è il miglior gestionale hotel e quindi il pms più importante sul mercato.

Il primo fattore da tenere in considerazione secondo me sono le funzionalità. Un gestionale alberghiero per essere considerato il miglior gestionale hotel deve avere tutte le funzioni che servono nella quotidianità ai receptionist per fronteggiare tutte le eventualità possibili. Ad esempio clienti che vanno via prima, o chiedono trasferimenti conto su un altra camera, documenti separati, uno paga gli extra ed uno il soggiorno.

Quando parliamo di funzionalità parliamo anche di interazioni col mondo esterno. Un Pms da solo ormai non serve più a nulla: deve interfacciarsi in maniera telematica con la procedura Alloggiatiweb della Polizia di Stato, deve parlare con Booking o quantomeno con channel manager e booking engine e ultimamente è importante anche l’interfaccia con l’EPT o le Regioni e Provincie per la trasmissione telematica del C59.

Ultimamente ci sono sul mercato anche piattaforme per la gestione della revenue management, come ad esempio GT Revenue, quindi chi si occupa di un PMS deve pensare anche ad interfacciarsi con questi nuovi software che stanno invadendo il mercato.

Il secondo fattore da tenere in considerazione a nostro avviso è la semplicità. Tutte le funzioni di cui abbiamo parlato precedentemente devono essere facilmente apprendibili e memorizzabili, senza inutili cavilli o blocchi che rallentino l’operatività. Alcuni gestionali ad esempio dopo la chiusura giornaliera non consentono di fare più nulla sulle camere del giorno, cosa assurda. Per non parlare dell’annullamento di un documento.

Il terzo fattore è l’assistenza. Un programma il migliore che sia diciamocela tutta, ha dei problemi. Chi vi dice comprate il mio gestionale alberghiero perchè è il pms più affidabile sul mercato vi sta dicendo una bugia: tutti i software presentano dei problemi, soprattutto quando ci si lavora sempre per migliorarli. A quel punto però entra in gioco l’azienda che ci sta dietro. Avere uno o più consulenti raggiungibili a qualsiasi ora, il sabato la domenica e che soprattutto risolvono i problemi rapidamente ci farà vivere il nostro quotidiano in albergo con maggiore tranquillità.

Ultimo fattore ma solo in ordine di importanza secondo noi è il prezzo. Dire che il nostro gestionale alberghiero è il più economico come primo punto a favore significa sminuire tutto il lavoro di anni che c’è dietro al progetto.

Il miglior gestionale alberghiero è però anche quello più economico o quantomeno il miglior pms per rapporto qualità prezzo. Questo perchè il mercato della ricettività è cambiato: la gente si sposta meno, i costi per gli albergatori sono aumentati (booking, tasse, tasse di soggiorno) e quindi l’albergatore diciamocela tutta a parte la bontà del prodotto cerca anche il prezzo che gli consenta di salvaguardare il suo budget.

Ci piacerebbe sapere anche voi cosa ne pensate.

Quali sono i fattori più importanti per dire questo è il miglior programma per hotel?

Come stampo l’elenco documenti dell’albergo in ordine numerico?

Poichè il numero documento in Hotelpedia può contenere anche una sigla letterale, il campo numerodoc è alfanumerico e pertanto cliccando sulla colonna numero la fattura numero uno è seguita dalla numero mille.

Per ovviare a questo problema occorre esportare le fatture in excel ed eseguire un ordinamento per la colonna Numero documento.

Seguire i seguenti passaggi:

      • Esportare in excel la lista delle fatture che le interessano
      • Aprire il foglio excel

    Cliccare sul pulsante a destra nella barra  Ordina e filtra

  • Scegliere ordinamento personalizzato

 

 

 

  • Si apre una finestra scelga la colonna NUMERODOC

 

 

 

 

  • Cliccare OK
  • Stampare il foglio excel o salvarlo come PDF

 

Documenti aggiuntivi camere

documenti aggiuntivi camere
documenti aggiuntivi camere

I documenti aggiuntivi camere sono quei documenti che vengono generati in aggiunta al  documento vero è proprio che è una fattura o ricevuta d’acconto seguito dalla ricevuta o fattura di saldo per la contabilizzazione degli extra.

Abbiamo già introdotto la separazione dei conti camera con la quale è possibile generare più documenti per la stessa camera, ma in questo caso gli extra vengono considerati sempre a totale.

Per le camere che saldano subito il conto e fanno ricevute per gli extra parziali abbiamo aggiunto sulle camere per le quali è stato fatto un check in il tasto crea doc.

Con questo tasto in pratica si possono fare altri documenti legati alla camera con qualsiasi aliquota iva senza andare nella gestione documenti vari: i documenti generati compariranno cliccando su altri doc.

La gestione prevede tutte le possibili varianti: da fattura o ricevuta con sospeso a cliente o azienda, la possibilità di forzare un progressivo anno, la possibilità di aggiungere anche un sospeso.

 

Tariffe governanti albergo

Le tariffe governanti albergo sono differenti da struttura a struttura. In alcune strutture ricettive percepiscono un compenso ad ore, mentre in altre lo percepiscono a camera pulita.
In quest’ottica, dopo esserci consultati a tale proposito con alcuni albergatori abruzzesi che usano Hotelpedia da diversi anni, abbiamo deciso di introdurre alcune migliore nella nostra gestione pulizie albergo.

Innanzitutto sulla gestione governanti abbiamo introdotto un flag compenso pulizia a camera, che consente di specificare al sistema che le tariffe inserite per il riassetto e la pulizia generale si riferiscono alla camera e non alle ore.

pulizia-camera-governanti
pulizia-camera-governanti
tariffe-governanti-albergo
tariffe-governanti-albergo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Sul riepilogo economico per queste governanti, le ore non vengono conteggiate. Per chi usava la gestione ad ore ovviamente abbiamo mantenuto la compatibilità all’indietro.

Un altra miglioria apportata in questa versione della gestione pulizie, forse la più importante, è la persistenza dello stato camera.

In Hotelpedia le camere possono assumere diversi stati:

  • attiva : camera utilizzabile
  • in manutenzione: camera non utilizzabile

Nell’ambito delle camere attive abbiamo le camere:

  • pulite: non occorre assegnare una governante
  • da riassettare: occorre una pulizia veloce con ospiti presenti spesso a tariffe inferiori
  • da pulire: occorre una pulizia generale dopo il check out con cambio completo biancheria, spesso a tariffa più alta.

Prima questi parametri oscillavano automaticamente in base alle prenotazioni check in e check out.

Qualche albergatore ci ha fatto notare che è più comodo da parte loro gestire in autonomia lo stato della camera, che adesso può essere manovrato solo manualmente cliccando sulla toolbar inferiore su gestione pulizie, dove è possibile anche stampare la scheda per le cameriere ed assegnare le governanti.

Il riepilogo economico nel periodo è invece disponibile nel menù strumenti – gestione pulizie.

 

Pms cloud sul cellulare

Il gestionale alberghiero Hotelpedia oltre che in versione stand alone sul PC fisso è disponibile anche con database in cloud. Con la versione cloud è possibile installare il gestionale su qualsiasi postazione anche su portatili e a casa per visualizzare sempre i dati dell’albergo in mobilità.

Un altra funzionalità per chi ha questa licenza è il Pms cloud sul cellulare.

Esiste infatti il portale Hotelpedia Cloud dal quale è possibile accedere col cellulare ai propri dati, visualizzare il planner, gli arrivi, le partenze e persino caricare al volo nuove prenotazioni che si aggiorneranno in tempo reale sul planner della struttura.

Funzioni del planner compact ed extended

Aprendo il planner classico subito dopo il tasto chiudi vi troverete i nuovi comandi mostrati in figura.

La spunta compact consente di ridurre lo spazio tra le camere ed è particolarmente indicata alle strutture con molte camere. Questo comando è interattivo nel senso che il planner ricorda la selezione anche alla riapertura del programma.

Abbinato al comando compact ci sono i comandi classic ed extended. Il comando classic continua a caricare il planner come è stato caricato fino ad oggi ossia il mese selezionato con i 5 giorni precedenti e successivi

In figura vediamo il planner classic compact che è quello di default per le nuove installazioni da oggi in poi.

Per continuare a visualizzare il planner come prima dovete togliere la spunta compact e selezionare classic.

Selezionando extended (in abbinamento o meno a compact) avremo una visuale del planner più a lungo raggio, visualizzando i 5 giorni prima del mese selezionato e i 4 mesi dopo. Quindi selezionando il mese di agosto vedremmo dal 25 luglio a fine ottobre.