Aggiornamenti

Pms cloud sul cellulare

Il gestionale alberghiero Hotelpedia oltre che in versione stand alone sul PC fisso è disponibile anche con database in cloud. Con la versione cloud è possibile installare il gestionale su qualsiasi postazione anche su portatili e a casa per visualizzare sempre i dati dell’albergo in mobilità.

Un altra funzionalità per chi ha questa licenza è il Pms cloud sul cellulare.

Esiste infatti il portale Hotelpedia Cloud dal quale è possibile accedere col cellulare ai propri dati, visualizzare il planner, gli arrivi, le partenze e persino caricare al volo nuove prenotazioni che si aggiorneranno in tempo reale sul planner della struttura.

Funzioni del planner compact ed extended

Aprendo il planner classico subito dopo il tasto chiudi vi troverete i nuovi comandi mostrati in figura.

La spunta compact consente di ridurre lo spazio tra le camere ed è particolarmente indicata alle strutture con molte camere. Questo comando è interattivo nel senso che il planner ricorda la selezione anche alla riapertura del programma.

Abbinato al comando compact ci sono i comandi classic ed extended. Il comando classic continua a caricare il planner come è stato caricato fino ad oggi ossia il mese selezionato con i 5 giorni precedenti e successivi

In figura vediamo il planner classic compact che è quello di default per le nuove installazioni da oggi in poi.

Per continuare a visualizzare il planner come prima dovete togliere la spunta compact e selezionare classic.

Selezionando extended (in abbinamento o meno a compact) avremo una visuale del planner più a lungo raggio, visualizzando i 5 giorni prima del mese selezionato e i 4 mesi dopo. Quindi selezionando il mese di agosto vedremmo dal 25 luglio a fine ottobre.

Manutenzione impianti albergo

manutenzione impianti albergo
manutenzione impianti albergo

La manutenzione impianti albergo è una attività molto importante e molto sentita in tutte le strutture ricettive. In particolare per quanto riguarda le norme anti incendio l’art. 5 del D.P.R. n. 37/98, disciplinando i principali adempimenti gestionali finalizzati a garantire il corretto esercizio delle attività ai fini antincendio, prevede l’obbligo per i responsabili delle aziende soggette ai controlli di prevenzione incendi, di:

– mantenere in stato di efficienza i sistemi, i dispositivi, le attrezzature e le altre misure di sicurezza antincendio adottate e di effettuare a tale scopo verifiche di controllo ed interventi di manutenzione;
– assicurare una adeguata informazione e formazione del personale dipendente sui rischi di incendio dell’attività e sulle misure di prevenzione e protezione adottate nonchè sulle precauzioni comportamentali da adottare ai fini antincendio.
Il secondo comma dello stesso articolo stabilisce che i controlli, le verifiche, gli interventi di manutenzione, l’informazione e la formazione del personale che vengono effettuati devono essere annotati in un apposito registro a cura dei responsabili dell’attività, ribadendo quanto già disposto, per le strutture ricettive turistico-alberghiere, dal punto 16 dell’allegato al D.M. 9 aprile 1994.

Per questo motivo e per la gestione di tutti gli altri impianti, abbiamo realizzato questa gestione della manutenzione impianti albergo che consente sia di gestire gli estintori per numero di matricola sia di gestire le scadenze periodiche di manutenzione di tutti gli altri impianti.

Per prima cosa occorre configurare la tabella degli impianti in cui abbiamo inserito anche il numero di matricola e pertanto sarà possibile effettuare anche una gestione estintori albergo per matricola con stampa del registro.

Nella tabella di configurazione degli impianti stessi, è prevista infatti l’indicazione della periodicità dei controlli. Una volta scaduta il sistema automaticamente segnalerà all’utente che è necessario provvedere alla manutenzione dell’impianto.

Attenzione, il controllo delle periodicità scatta subito dopo il primo intervento di manutenzione: da quel giorno il sistema conterà i giorni indicati nella tabella impianti e se superati avvertirà all’avvio l’utente che l’impianto va revisionato.

Tutti gli impianti dell’albergo devono essere periodicamente revisionati: ad esempio per quanto riguarda il vano tecnico dell’enel va effettuata prima dell’apertura della stazione la pulizia del vano serraggio morsettiere, la messa fuori servizio degli impianti di regolazione dei relè temporizzati, la  regolazione delle parti comuni degli autoclavi e i circuiti degli orologi. Va fatto il rifacimento di eventuali scritte nei quadri e la verifica di funzionamento dei differenziali insieme alla verifica del collegamento dell’ impianto di terra generale.

A fine stagione invece va fatta la messa fuori servizio degli autoclavi e di tutti i circuiti non necessari.

Pensiamo ad esempio alla verifica lampade, dove prima della stagione alberghiera va effettuato un passaggio regolare con cadenza settimanale per controllare l’eventuale copertura di corpi nei corridoi e vani comuni con controllo del funzionamento delle lampade e dei tempi di accensione.

Insomma secondo noi una gestione della manutenzione impianti albergo non può mancare in un software gestionale alberghiero.

 

Conti separati

conti separati
conti separati

Finalmente anche nel gestionale Hotelpedia una funzione di separazione dei conti sulla camera. Adesso subito dopo la linguetta check in è disponibile una linguetta gestione conti separati.

Questa maschera consente di emettere documenti separati (soggiorno – extra – ristorante – bar -tassa di soggiorno)  che verranno generati come documenti vari e visibili in altri doc sulla camera per ogni tipologia di conto sommando uno o più conti. E’ possibile emettere un documento per volta cliccando ogni volta su emetti documento. Scegliere prima il tipo documento fattura o ricevuta, poi l’intestatario a scelta tra cliente azienda e manuale poi fleggare i conti da fatturare. E’possibile caricare il documento come sospeso,aggiungere qualcosa nel conto del documento o cambiare l’aliquota iva prima di generarlo. Fare attenzione ai documenti già emessi prima di emetterne altri.

Nel caso fosse necessario annullare il documento bisogna andare nella gestione documenti vari. Dopo l’annullamento è possibile emettere nuovamente il conto separato dopo la correzione forzando il progressivo del documento.

Questa modifica sostituisce la vecchia versione documenti separati che era piuttosto farraginosa e poteva essere utilizzata solo quando c’era almeno un ospite.

Sigla fatture camera

sigla fatture camera
sigla fatture camera

Abbiamo appena rilasciato un aggiornamento che consente di impostare una sigla che segue il progressivo dei documenti. Esempio se abbiamo impostato la sigla B come in figura e siamo alla ricevuta numero 4, verrà stampato il documento 4B/2017.

Questa funzione ci è stata richiesta da una struttura ricettiva che aveva un’unica partita IVA ma diverse strutture. Il commercialista ha suggerito di installare il programma con database separati in strutture diverse ognuno con un proprio progressivo documento e una propria sigla in modo da stabilire in maniera parlante la provenienza dei documenti fiscali.

In questo modo adesso Hotelpedia gestisce un progressivo contabile alfanumerico.

Per impostare la sigla fattura camera è sufficiente andare nel menù configurazione, impostazioni generali linguetta fattura ed inserire una sigla nella apposita casella.

 

Data consumazioni camera albergo

data consumazioni camera albergo
data-consumazioni-camera-albergo

La data consumazioni camera albergo è sempre un punto dolente quando si presenta il conto al cliente al checkout.

Spesso ci dice di non ricordare il giorno in cui ha consumato l’extra. A tal fine abbiamo impostato in fase inserimento extra la possibilità di impostare la data della consumazione manualmente utile soprattutto per soggiorni prolungati, che viene stampata anche in fattura in caso di richiesta dati dettagliati accendendo l’apposito flag.

Separazione camere planner

 separazione-camere-planner
separazione-camere-planner

Per le strutture che adottano il planner sintetico, che consente di vedere solo i primi tre caratteri del nome dell’ospite (visibile completamente col tooltiptext) ma offre diverse altre personalizzazioni come il font e la larghezza delle righe e delle colonne, abbiamo introdotto una nuova funzionalità

Sulla configurazione

separatore-camere
separatore-camere

camere abbiamo introdotto un nuovo campo chiamato separatore che se acceso quando quella camera viene rappresentata sul planner sintetico il suo sfondo viene colorato del colore impostato nelle impostazioni generali nella linguetta varie (vedi immagine).

Questa nuova funzionalità potrebbe essere utile ad esempio impostando uno sfondo rosso quando una camera non deve essere venduta per un periodo, oppure quando si lavora in modalità multistruttura con le camere di tutte le strutture sullo stesso planner, per separare le camere di una struttura dalle altre, tirando un separatore appena comincia la prima camera della nuova struttura. Naturalmente col campo ordinamento dovremmo averle prima ordinate per struttura.

Prenotazione multipla camere albergo

prenotazione multipla camere albergo
prenotazione multipla camere albergo

La prenotazione multipla camere albergo è uno dei punti cruciali dei pms alberghieri perchè deve semplificare al massimo le operazioni alla prenotazione o all’arrivo dei gruppi.

Per inserire una prenotazione multipla in Hotelpedia oltre alla gestione gruppi che lavora in autonomia, è possibile impostare sulla singola prenotazione il flag prenotazione multipla (come si può fare anche in fase di check in per fare un check in multiplo) per visualizzare l’elenco delle camere dal prenotare.

Questa maschera fino ad oggi consentiva solo di selezionare le singole camere ma nasceva un problema sulle tariffe e gli allestimenti che non erano personalizzabili.

Con questo aggiornamento abbiamo realizzato una miglioria che consente appunto di impostare da subito sulle singole camere l’allestimento e la tariffa senza doverci poi ritornare successivamente.

Le tariffe e gli allestimenti proposti sono quelli presenti in configurazione camere.

Ricerca camere libere

ricerca camere libere
ricerca-camere-libere

La funzione di ricerca camere libere è una nuova funzione avanzata per l’inserimento di prenotazioni.

Questa è una comoda funzione che da senso all’elenco dei servizi che possiamo indicare sulla gestione camere.

Su ogni camera infatti oltre all’allestimento e altre cose possiamo indicare i servizi della camera ossia se ha la cassaforte se è panoramica se ha il balcone.

Quando ci arriva una prenotazione telefonica e non possono essere richiesti oltre che ovviamente al periodo e all’allestimento anche questi parametri. Da questo motore di ricerca presente nel menù movimentazione, è possibile non solo ricercare ma anche prenotare le camere e fare il check in oltre che calcolare un preventivo ipotetico per la camera.

Rooming list albergo

rooming-list-albergo
caricamento roominglist-albergo-excel

La rooming list albergo è l’elenco degli ospiti che viene solitamente fornito da un tour operator o da un capogruppo quando prenotano presso la nostra struttura.

Una delle operazioni più lunghe e scoccianti per i concierge è caricare nelle rispettive camere la lista degli ospiti.

Lo scopo di questo articolo è spiegare come effettuare l’importazione della rooming list albergo.

Per risolvere questo problema abbiamo predisposto un modello excel in cui caricare gli ospiti indicando la camera assegnata, il cognome, il nome, la data di nascita, il sesso, il tipo documento, il numero documento, il luogo di nascita e residenza.

In tal modo caricando questo foglio excel ed avendo le prenotazioni nelle camere (condizione primaria per l’utilizzo della funzione) è possibile riempire con un solo click contestualmente tutte le camere.

La nuova funzione è disponibile nel menù movimentazione – importazione ospiti rooming list da excel.

importazione-rooming-list-albergo-pms
importazione-rooming-list-albergo-pms

Ovviamente affinchè l’importazione della rooming list albergo funzioni bisogna seguire alcune regole:

  • Bisogna obbligatoriamente utilizzare il nostro modello disponibile nel menù hotelpedia assieme ad un esempio allegato
  • E’ necessario che le camere esistano e siano già prenotate
  • E’necessario che il primo ospite caricato sia il capogruppo
  • E’necessario che i tipi documento siano quelli indicati nel portale alloggiati e che qui riportiamo per completezza:

CARTA DI IDENTITA’
CARTA ID. DIPLOMATICA
CARTA IDENTITA’ ELETTRONICA
CERTIFICATO D’IDENTITA’
PASSAPORTO DI SERVIZIO
PASSAPORTO DIPLOMATICO
PASSAPORTO ORDINARIO
PATENTE DI GUIDA
PATENTE NAUTICA
TES. ENTE NAZ. ASSIS.VOLO
TES. FERROV. EX DEPUTATI
TES. FERROVIARIA DEPUTATI
TES. POSTE E TELECOMUNIC.
TES. UNICO PER LA CAMERA
TES.DOGANALE RIL.MIN.FIN.
TESS. AG. E AG.SC. C.F.S.
TESS. AGENTI/ASS.TI P.P.
TESS. AGENTI/ASS.TI P.S.
TESS. APP.TO AG.CUSTODIA
TESS. APP.TO CARABINIERI
TESS. APP.TO FINANZIERE
TESS. APP.TO/VIG. URBANO
TESS. APP.TO/VIG. VV.FF.
TESS. CONSIGLIO DI STATO
TESS. CORTE D’APPELLO
TESS. CORTE DEI CONTI
TESS. FERROV. SENATO
TESS. FUNZIONARI P.S.
TESS. IDENTIF.TELECOM IT.
TESS. ISCR. ALBO MED/CHI.
TESS. ISCRIZ. ALBO ODONT.
TESS. ISPETTORI P.P.
TESS. ISPETTORI P.S.
TESS. MEMBRO EQUIP. AEREO
TESS. MILIT. M.M.
TESS. MILIT. TRUPPA SISMI
TESS. MILITARE E.I.
TESS. MILITARE NATO
TESS. MILITARE TRUPPA A.M
TESS. MIN. AFFARI ESTERI
TESS. MIN.BEN.E ATT.CULT.
TESS. MIN.PUBB.ISTRUZIONE
TESS. MINIST. TRASP/NAVIG
TESS. MINISTERO DIFESA
TESS. MINISTERO FINANZE
TESS. MINISTERO GIUSTIZIA
TESS. MINISTERO INTERNO
TESS. MINISTERO LAVORI PU
TESS. MINISTERO SANITA’
TESS. MINISTERO TESORO
TESS. ORDINE GIORNALISTI
TESS. PARLAMENTARI
TESS. PERS. MAGISTRATI
TESS. POL. TRIB. G.D.F.
TESS. POLIZIA FEMMINILE
TESS. PRES.ZA CONS. MIN.
TESS. PUBBLICA ISTRUZIONE
TESS. S.I.S.D.E.
TESS. SOTT.LI AG.CUSTODIA
TESS. SOTT.LI G.D.F.
TESS. SOTT.LI VIG. URBANI
TESS. SOTTUFF.LI VV.FF.
TESS. SOTTUFFICIALI A.M.
TESS. SOTTUFFICIALI CC
TESS. SOTTUFFICIALI E.I.
TESS. SOTTUFFICIALI SISMI
TESS. SOTTUFICIALI C.F.S.
TESS. SOTTUFICIALI M.M.
TESS. SOVRINTENDENTI P.P.
TESS. SOVRINTENDENTI P.S.
TESS. UFF.LI AG.CUSTODIA
TESS. UFF.LI VIG.URBANI
TESS. UFFICIALE
TESS. UFFICIALI A.M.
TESS. UFFICIALI C.F.S.
TESS. UFFICIALI E.I.
TESS. UFFICIALI G.D.F.
TESS. UFFICIALI M.M.
TESS. UFFICIALI P.P.
TESS. UFFICIALI P.S.
TESS. UFFICIALI SISMI
TESS. UFFICIALI VV.FF.
TESS.ISCR. ALBO INGEGNERI
TESS.ISCR.ALBO ARCHITETTI
TESS.MIN.POLIT.AGRIC.FOR.
TESSERA DELL’ORDINE NOTAI
TESSERA ISCR. ALBO AVVOC.
TESSERA RICONOSC. D.I.A.
TESSERA U.N.U.C.I.