Aggiornamenti

Data consumazioni camera albergo

data consumazioni camera albergo
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La data consumazioni camera albergo è sempre un punto dolente quando si presenta il conto al cliente al checkout.

Spesso ci dice di non ricordare il giorno in cui ha consumato l’extra. A tal fine abbiamo impostato in fase inserimento extra la possibilità di impostare la data della consumazione manualmente utile soprattutto per soggiorni prolungati, che viene stampata anche in fattura in caso di richiesta dati dettagliati accendendo l’apposito flag.

Separazione camere planner

 separazione-camere-planner
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Per le strutture che adottano il planner sintetico, che consente di vedere solo i primi tre caratteri del nome dell’ospite (visibile completamente col tooltiptext) ma offre diverse altre personalizzazioni come il font e la larghezza delle righe e delle colonne, abbiamo introdotto una nuova funzionalità

Sulla configurazione

separatore-camere
separatore-camere

camere abbiamo introdotto un nuovo campo chiamato separatore che se acceso quando quella camera viene rappresentata sul planner sintetico il suo sfondo viene colorato del colore impostato nelle impostazioni generali nella linguetta varie (vedi immagine).

Questa nuova funzionalità potrebbe essere utile ad esempio impostando uno sfondo rosso quando una camera non deve essere venduta per un periodo, oppure quando si lavora in modalità multistruttura con le camere di tutte le strutture sullo stesso planner, per separare le camere di una struttura dalle altre, tirando un separatore appena comincia la prima camera della nuova struttura. Naturalmente col campo ordinamento dovremmo averle prima ordinate per struttura.

Prenotazione multipla camere albergo

prenotazione multipla camere albergo
prenotazione multipla camere albergo

La prenotazione multipla camere albergo è uno dei punti cruciali dei pms alberghieri perchè deve semplificare al massimo le operazioni alla prenotazione o all’arrivo dei gruppi.

Per inserire una prenotazione multipla in Hotelpedia oltre alla gestione gruppi che lavora in autonomia, è possibile impostare sulla singola prenotazione il flag prenotazione multipla (come si può fare anche in fase di check in per fare un check in multiplo) per visualizzare l’elenco delle camere dal prenotare.

Questa maschera fino ad oggi consentiva solo di selezionare le singole camere ma nasceva un problema sulle tariffe e gli allestimenti che non erano personalizzabili.

Con questo aggiornamento abbiamo realizzato una miglioria che consente appunto di impostare da subito sulle singole camere l’allestimento e la tariffa senza doverci poi ritornare successivamente.

Le tariffe e gli allestimenti proposti sono quelli presenti in configurazione camere.

Ricerca camere libere

ricerca camere libere
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La funzione di ricerca camere libere è una nuova funzione avanzata per l’inserimento di prenotazioni.

Questa è una comoda funzione che da senso all’elenco dei servizi che possiamo indicare sulla gestione camere.

Su ogni camera infatti oltre all’allestimento e altre cose possiamo indicare i servizi della camera ossia se ha la cassaforte se è panoramica se ha il balcone.

Quando ci arriva una prenotazione telefonica e non possono essere richiesti oltre che ovviamente al periodo e all’allestimento anche questi parametri. Da questo motore di ricerca presente nel menù movimentazione, è possibile non solo ricercare ma anche prenotare le camere e fare il check in oltre che calcolare un preventivo ipotetico per la camera.

Rooming list albergo

rooming-list-albergo
caricamento roominglist-albergo-excel

La rooming list albergo è l’elenco degli ospiti che viene solitamente fornito da un tour operator o da un capogruppo quando prenotano presso la nostra struttura.

Una delle operazioni più lunghe e scoccianti per i concierge è caricare nelle rispettive camere la lista degli ospiti.

Lo scopo di questo articolo è spiegare come effettuare l’importazione della rooming list albergo.

Per risolvere questo problema abbiamo predisposto un modello excel in cui caricare gli ospiti indicando la camera assegnata, il cognome, il nome, la data di nascita, il sesso, il tipo documento, il numero documento, il luogo di nascita e residenza.

In tal modo caricando questo foglio excel ed avendo le prenotazioni nelle camere (condizione primaria per l’utilizzo della funzione) è possibile riempire con un solo click contestualmente tutte le camere.

La nuova funzione è disponibile nel menù movimentazione – importazione ospiti rooming list da excel.

importazione-rooming-list-albergo-pms
importazione-rooming-list-albergo-pms

Ovviamente affinchè l’importazione della rooming list albergo funzioni bisogna seguire alcune regole:

  • Bisogna obbligatoriamente utilizzare il nostro modello disponibile nel menù hotelpedia assieme ad un esempio allegato
  • E’ necessario che le camere esistano e siano già prenotate
  • E’necessario che il primo ospite caricato sia il capogruppo
  • E’necessario che i tipi documento siano quelli indicati nel portale alloggiati e che qui riportiamo per completezza:

CARTA DI IDENTITA’
CARTA ID. DIPLOMATICA
CARTA IDENTITA’ ELETTRONICA
CERTIFICATO D’IDENTITA’
PASSAPORTO DI SERVIZIO
PASSAPORTO DIPLOMATICO
PASSAPORTO ORDINARIO
PATENTE DI GUIDA
PATENTE NAUTICA
TES. ENTE NAZ. ASSIS.VOLO
TES. FERROV. EX DEPUTATI
TES. FERROVIARIA DEPUTATI
TES. POSTE E TELECOMUNIC.
TES. UNICO PER LA CAMERA
TES.DOGANALE RIL.MIN.FIN.
TESS. AG. E AG.SC. C.F.S.
TESS. AGENTI/ASS.TI P.P.
TESS. AGENTI/ASS.TI P.S.
TESS. APP.TO AG.CUSTODIA
TESS. APP.TO CARABINIERI
TESS. APP.TO FINANZIERE
TESS. APP.TO/VIG. URBANO
TESS. APP.TO/VIG. VV.FF.
TESS. CONSIGLIO DI STATO
TESS. CORTE D’APPELLO
TESS. CORTE DEI CONTI
TESS. FERROV. SENATO
TESS. FUNZIONARI P.S.
TESS. IDENTIF.TELECOM IT.
TESS. ISCR. ALBO MED/CHI.
TESS. ISCRIZ. ALBO ODONT.
TESS. ISPETTORI P.P.
TESS. ISPETTORI P.S.
TESS. MEMBRO EQUIP. AEREO
TESS. MILIT. M.M.
TESS. MILIT. TRUPPA SISMI
TESS. MILITARE E.I.
TESS. MILITARE NATO
TESS. MILITARE TRUPPA A.M
TESS. MIN. AFFARI ESTERI
TESS. MIN.BEN.E ATT.CULT.
TESS. MIN.PUBB.ISTRUZIONE
TESS. MINIST. TRASP/NAVIG
TESS. MINISTERO DIFESA
TESS. MINISTERO FINANZE
TESS. MINISTERO GIUSTIZIA
TESS. MINISTERO INTERNO
TESS. MINISTERO LAVORI PU
TESS. MINISTERO SANITA’
TESS. MINISTERO TESORO
TESS. ORDINE GIORNALISTI
TESS. PARLAMENTARI
TESS. PERS. MAGISTRATI
TESS. POL. TRIB. G.D.F.
TESS. POLIZIA FEMMINILE
TESS. PRES.ZA CONS. MIN.
TESS. PUBBLICA ISTRUZIONE
TESS. S.I.S.D.E.
TESS. SOTT.LI AG.CUSTODIA
TESS. SOTT.LI G.D.F.
TESS. SOTT.LI VIG. URBANI
TESS. SOTTUFF.LI VV.FF.
TESS. SOTTUFFICIALI A.M.
TESS. SOTTUFFICIALI CC
TESS. SOTTUFFICIALI E.I.
TESS. SOTTUFFICIALI SISMI
TESS. SOTTUFICIALI C.F.S.
TESS. SOTTUFICIALI M.M.
TESS. SOVRINTENDENTI P.P.
TESS. SOVRINTENDENTI P.S.
TESS. UFF.LI AG.CUSTODIA
TESS. UFF.LI VIG.URBANI
TESS. UFFICIALE
TESS. UFFICIALI A.M.
TESS. UFFICIALI C.F.S.
TESS. UFFICIALI E.I.
TESS. UFFICIALI G.D.F.
TESS. UFFICIALI M.M.
TESS. UFFICIALI P.P.
TESS. UFFICIALI P.S.
TESS. UFFICIALI SISMI
TESS. UFFICIALI VV.FF.
TESS.ISCR. ALBO INGEGNERI
TESS.ISCR.ALBO ARCHITETTI
TESS.MIN.POLIT.AGRIC.FOR.
TESSERA DELL’ORDINE NOTAI
TESSERA ISCR. ALBO AVVOC.
TESSERA RICONOSC. D.I.A.
TESSERA U.N.U.C.I.

Prezzo forfettario tariffa giornaliera

A volte capita specialmente per soggiorni lunghi che si desideri applicare una riduzione personalizzata della tariffa giornaliera. Questo discorso vale ovviamente solo per le strutture che lavorano con le tariffe giornaliere impostabile nella linguetta fattura delle impostazioni generali.

Abbiamo creato un pulsante sia in fase di prenotazione che di check in che consente di forzare il prezzo giornaliero ad un importo indicato in una finestra che si apre all’operatore in modo da cambiare velocemente gli importi per soggiorni lunghi senza dover intervenire giorno per giorno.

gestione booking

gestione booking
gestione booking

La gestione booking  di una struttura ricettiva è il processo più importante di un albergo e consente di ottenere un ricavo occupando una camera per uno o più giorni ad una certa tariffa. Prenotare con la tariffa migliore è fondamentale per la revenue dell’albergo. Per ottenere questo risultato è necessario analizzare la concorrenza e successivamente i propri dati con l’analisi per segmento del venduto e del residuo magari confrontandolo anche con i dati dell’anno precedente. Importanti sono anche i parametri classici come il revpar.

Una prenotazione può essere diretta quando viene inserita mediante una telefonata oppure indiretta se ci arriva attraverso vari canali detti anche channel dove spesso paghiamo una provvigione. I canali possibili on line sono il nostro sito internet, dove solitamente avremo piazzato un booking engine che convoglia poi le prenotazioni all’interno del nostro gestionale.

Per fare analisi sempre migliori è fondamentale indicare sempre sulle prenotazioni l’allestimento, il canale di provenienza e soprattutto il segmento ed usare strumenti di controllo revenue management.

Altra e principale fonte di prenotazioni sono le OTA come ad esempio Booking che prende percentuali superiori al 10% e che però è la principale fonte soprattutto di prenotazioni dall’estero. Per le prenotazioni italiane va forte anche Expedia e tutte le sue consociate che piano piano sono state inglobate.

Anche le prenotazioni provenienti dai channel possiamo convogliarle nel nostro gestionale come noi ad esempio facciamo con i nostri partner Octorate e Booking Expert.

Stampa documenti rapida

stampa documenti
stampa documenti

Parliamo di un miglioramento stampa documenti.

Poichè il programma alberghiero si è evoluto negli anni consentendo la generazione di diverse tipologie di documenti da quelli dell’albergo a quelli vari a quelli ristorante, ci è sempre risultato complicato accentrare la stampa documenti in un unico punto. Abbiamo apportato quindi con un unico aggiornamento che ci è costato non poco lavoro una serie di migliorie. Abbiamo aggiunto sul tasto destro di una camera con check out una funzione per stampare il documento. Abbiamo aggiunto la stampa del documento col tasto destro sul giornale registrazioni nel menù movimentazione ma soprattutto abbiamo inserito la stampa di ogni tipo di documento camera, ristorante, documento vario o ricevuta d’acconto sull’elenco documenti presente nel menù amministrativo, semplificando decisamente il processo di ristampa documenti.

 

Gestione appartamenti portale alloggiati

Ultimamente il portale alloggiati web della Polizia di Stato che serve per l’invio dei dati degli ospiti che hanno soggiornato nella struttura ricettiva e che vanno inviati giornalmente attraverso l’apposito sito, si è aggiornato con una nuova funzionalità utile per chi possiede più appartamenti che adesso può gestire con un unico account. Sono sempre più infatti le strutture che con un unica partita IVA gestiscono alberghi diffusi, affittacamere ed appartamenti con la necessità di comunicare i dati degli ospiti quotidianamente in maniera rapida e centralizzata.

Gestione appartamenti portale alloggiati
Gestione appartamenti portale alloggiati

Nel portale alloggiati è stato creato a tal fine il nuovo menù lista appartamenti in cui viene assegnato un id ad ogni singolo appartamento ovunque si trovi a patto che si tratti dello stesso comune.

Quando si caricano gli alloggiati manualmente viene richiesto preliminarmente di quale appartamento fanno parte.

Ovviamente anche la procedura di invio da file del programma alberghiero Hotelpedia si è allineata a questa nuova procedura.

Per questo motivo abbiamo inserito nella tabella configurazione camere, il nuovo campo alfanumerico idappartamento di 6 caratteri dove è possibile mappare lo stesso id appartamento caricato sul portale alloggiati.

In questo modo sarà possibile inviare dal programma sempre e solo un unico file indicando preliminarmente nell’invio file che si stanno inviando tutti gli appartamenti simultaneamente.

Controllo revenue management

controllo revenue management
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Il controllo revenue management albergo è fondamentale affinchè ci sia una quadratura dei dati che emergono dalle analisi del venduto e del previsionale.

Abbiamo pertanto aggiunto nel menù revenue quattro funzioni di controllo della revenue che ci danno un elenco stampabile di prenotazioni che presentano dati incongruenti coi risultati della revenue management.

Abbiamo infatti elaborato:

  • Le prenotazioni senza un segmento o con un segmento obsoleto non presente in tabella segmenti
  • Le prenotazioni senza canale di provenienza o con un canale di provenienza obsoleto non presente nella tabella canali di provenienza
  • Le prenotazioni senza allestimento o con un allestimento non presente nella tabella allestimenti
  • Le prenotazioni con importo giornaliero pari a zero

Per ulteriori informazioni sulle funzioni di revenue management di Hotelpedia potete continuare la lettura delle nostre statistiche di revenue management.